Krajowy System e-Faktur (KSeF) w LoMag-u. Program do e-faktur.

Program LoMag, ułatwiając korzystanie z KSeF w ramach wystawiania faktur elektronicznych, ma wbudowaną funkcjonalność obsługi platromy, co umożliwia szybkie i wygodne rozliczanie faktur w tradycyjny sposób. Następnie, dzięki jednemu przyciskowi, użytkownik może wysłać wiele faktur bezpośrednio do systemu KSeF, co sprawia, że praca z fakturami elektronicznymi staje się bardziej efektywna i skoncentrowana w jednym miejscu. Faktury, dzięki KSeF, są przesyłane w tle do systemu, co pozwala na kontynuowanie pracy z programem LoMag bez przestojów i oczekiwania na odpowiedź rządowych serwerów. Po akceptacji (lub odrzuceniu) faktur przez serwery KSeF program wyświetli stosowne powiadomienie na dole okna:

Dzięki pełnej integracji w intuicyjny sposób możemy szybko wystawiać z poziomu LoMag wszystkie rodzaje faktur, w tym również faktury zaliczkowe, faktury końcowe, faktury w walutach obcych, faktury z różnymi stawkami VAT i zwolnione z VAT.

Rozpoczęcie wystawiania e-faktur w systemie KSeF

Aby uzyskać dostęp do krajowego systemu e-faktur należy stworzyć konto na stronie MF. 
Środowisko testowe:
https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login
Środowisko produkcyjne:
https://ksef.mf.gov.pl/web/login

UWAGA: każda wystawiona faktura w środowisku produkcyjnym i przesłana do KSeF jest dokumentem wprowadzonym do obiegu prawnego.

Testowa wersja pozwala na przetestowanie wszystkich funkcji systemu oraz działa integracji z LoMag. Do przetestowania można wykorzystać własny lub testowy NIP, np. 1111111111, w środowisku testowym należy używać zanonimizowanych danych.

Poniżej kroki, jakie trzeba wykonać, aby założyć testowe konto do wystawiania faktur:

Po naciśnięciu 'uwierzytelnij do aplikacji testowej' zostaniemy przeniesieni do Aplikacji testowej krajowego systemu e-faktur:

Warto skopiować numer sesji, aby mieć dostęp do wygenerowanych dokumentów bez konieczności logowania. Aby połączyć LoMag z systemem KSeF, należy wygenerować token autoryzacyjny, którym będziemy autoryzować się w KSeF. W aplikacji wybieramy menu "Tokeny" a następnie "generuj token" jak poniżej:

Po naciśnięciu "generuj token" pojawi się ciąg 72 znaków, który proszę skopiować i ZACHOWAĆ, ponieważ nie można go ponownie podejrzeć na stronach MF.
Wygenerowany token należy wkleić w programie do fakturowania LoMag w oknie ustawień, zakładka eFaktury:

W oknie ustawień jest możliwość wybrania typu środowiska, z którym się łączymy. Przed rozpoczęciem pracy z Środowisko produkcyjnym zalecamy przetestowanie systemu KSeF w środowisku testowym lub demonstracyjnym.

Okno to pozwala również na definiowanie mapowania pól programu na pola faktury ustrukturyzowanej, dla specyficznych procedur VAT (przycisk 'Ustawienia mapowania'):

Aktywacja obsługi KSEF w LoMag objawia się włączeniem paska stanu KSEF na dole okna głównego aplikacji (wyświetlanie powiadomień) oraz dodatkowym przyciskiem KSEF w kartotece Faktur (faktury sprzedaży, korygujące i zaliczkowe) jak zaznaczono poniżej:

Opis technicznych aspektów integracji z krajowym systemem e-faktur

Wysyłanie faktur do KSeF, podobnie jak wszystkie inne operacje REST API, wykonywane są asynchronicznie. Program nie blokuje się podczas ich wykonywania i aby uniknąć próby wielokrotnej wysyłki, po naciśnięciu „Wyślij do KSeF”, przycisk wysyłania się wyszarza, aż do prawidłowego zakończenia operacji.

Po naciśnięciu „Wyślij” i zamknięciu potwierdzającego komunikatu, nastąpi próba wysłania wszystkich zaznaczonych faktur do KSEF. O postępie wysyłki informuje pasek stanu na dole okna, a po wysłaniu pojawia się odpowiedni raport:

Prawidłowo wysłana fv zmienia swój „status KSEF” na „procesowanie…” oraz zostaje zablokowana do edycji. W tym momencie po stronie KSEF rozpoczyna się proces weryfikowania tej faktury, który może trwać sekundy lub nawet dni. W międzyczasie program asynchronicznie w tle odpytuje serwer co zadaną liczbę sekund, czy coś się zmieniło. (Odpytuje co 5, 10, 15, 35, 35, 35 …. sekund i tak maksymalnie 20 razy, aby zmieścić się w ograniczeniu 20 zapytań na 10 minut, które nałożone jest odgórnie przez KSEF). Jeśli dostaniemy odpowiedź od serwera KSEF, że fv została przyjęta lub odrzucona, program wyświetli stosowne powiadomienie na dole okna:

Faktura zmieni swój status na „zarejestrowano” (+ uzupełnione pole „Nr KSEF faktury” oraz dalej zablokowana do edycji fv) lub „odrzucona” (i uzupełnione pola „opis błędu KSEF, a faktura sprzedaży jest odblokowana do edycji i można ją ponownie próbować wysyłać do KSEF). Ponadto wysłana faktura do KSEF (status „Procesowanie…” oraz „Zarejestrowano”) w oknie edycji wyświetla stosowną informację:

Oprócz opisanego wyżej mechanizmu odpytywania w tle o status faktury (działa tylko w ramach tej samej sesji z której faktura została wysłana), zaimplementowany został mechanizm ręcznego odpytania o status faktury:

Może się zdarzyć tak, że użytkownik, który wysłał fakturę, nie doczekał się na jej przeprocesowanie przez KSsF. Wtedy ten sam użytkownik w innej sesji lub zupełnie inny użytkownik, może zaznaczyć wybrane 'procesowane' faktury i sprawdzić ich status. Po tej czynności pojawi się okno z raportem, które faktury zostały zaakceptowane/odrzucone lub monit informujący o tym, że nie wykryto żadnych zmian w KSEF.

W celach weryfikacyjnych program pozwala też wygenerować samą fakturę ustrukturyzowaną w formie pliku XML, dokładnie taką, jaką program wysyła do KSEF (ostatnia pozycja). Podczas generowania program wykonuje walidację ze schematem FA(2) i w razie wystąpienia błędów wyświetli stosowny komunikat o niezgodności XML ze schematem.

W kartotece fv pojawiły się też dodatkowe pola faktury związane z KSEF:

Listę wysłanych do KSeF faktur można też podejrzeć na stronie aplikacji KSeF w zakładce "Lista faktur":

Obowiązkowy KSeF

Ministerstwo finansów planuje wprowadzenie obowiązku elektronicznego fakturowania dla przedsiębiorców i podatników od 1 lipca 2024 roku. Wszystkie faktury będą musiały być przesyłane za pomocą platformy zgodnej z ustalonym formatem. Oprogramowanie do przechowywania faktur i odbierania ich będzie niezbędne.

Obowiązkowe fakturowanie w KSeF mają na celu ułatwienie kontroli finansów każdego podmiotu podatkowego oraz usprawnienie procesu fakturowania. Konieczność korzystania z elektronicznych faktur ma także przynieść korzyści dla przedsiębiorców w postaci większej transparentności oraz zmniejszenia szarej strefy.