Obsługa zamówień od odbiorców i do dostawców.

Program LoMag posiada 3 niezależne, ale zintegrowane ze sobą moduły:

• Moduł magazynu
• Moduł zamówień
• Moduł faktur

Moduł magazynu i faktur został podzielony i opisany w innych instrukcjach. Niniejsza instrukcja przedstawia opis funkcjonowania modułu zamówień. Moduł ten może działać w połączeniu z pozostałymi modułami faktur i magazynu.

W zależności od wykupionych modułów okno (interfejs) programu będzie mniej lub bardziej zaawansowany. Okno tylko z modułem zamówień wygląda następująco:

Mając wszystkie moduły, program do zamówień będzie wyglądał tak jak poniżej - na takim szablonie przygotowaliśmy poniższą instrukcję.

UWAGA: Aby obsługa zamówień była dostępna w wersji demonstracyjnej programu należy zaznaczyć przy piewszym uruchomieniu zaznaczyć "Aktywne moduły" : Magazyn. Opcja jest również dostępna w menu Program / Kreator ustawień

1. Program do zamówień i ofert

Program LoMag oferuje utworzenie 3 typów dokumentów zamówień:

• Zamówienie do dostawcy
• Zamówienie od odbiorcy
• Oferta

Należy podkreślić, że powyższe dokumenty nie zmieniają stanów magazynowych. Jeśli prowadzimy również magazyn, to na podstawie dokumentów zamówień możemy automatycznie tworzyć ruchy magazynowe. Po wygenerowaniu dokumentu magazynowego warto zmienić status zamówienia na "zamknięty" tak, by łatwo odróżnić zamówienia już zrealizowane od oczekujących na realizację.

1.1 Ustawienia

Obsługa VAT

Domyślnie w programie LoMag jest włączony podatek VAT na dokumentach. Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z podatku VAT powinni przed wystawianiem dokumentów zmienić ustawienia programu LoMag, tak by nie naliczał podatku VAT. Należy przejść do ustawień programu (), do zakładki , a następnie w sekcji odznaczyć opcję i zaakceptować zmianę przyciskiem . Od tej pory dokumenty wystawiane są bez podatku VAT, tak jak poniżej.

1.2 Tworzenie dokumentów zamówień

Dokumenty te można utworzyć na kilka sposobów, poprzez przycisk znajdujący się w górnym menu, gdzie następnie wybieramy interesujący nas dokument. Drugi sposób umożliwia uruchomienia dokumentów za pomocą klawiszy skrótów - F7 (Zamówienie do dostawcy), F8 (Oferta), F9 (Zamówienie od odbiorcy).

Dokumenty zamówień możemy również uruchomić za pomocą ikon na pasku narzędziowym programu - patrz poniżej.

Interfejsy okna nowego dokumentu dla poszczególnych rodzajów dokumentów są bardzo zbliżone do siebie. Poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych części interfejsu, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

- pole wyboru kontrahenta na dokument. Kontrahenta możemy wybrać z listy po naciśnięciu przycisku (dla szybszego wyszukania możemy wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta i użyć przycisku). Za pomocą funkcji dodajmy nowego kontrahenta, nie istniejącego jeszcze w naszej bazie oprogramowania. Używając przycisku możemy wydrukować etykietę adresową (np. na list).

• Pole wyboru kontrahenta może być niewidoczne, jeśli wyłączymy obsługę kontrahentów w ustawieniach programu LoMag.

- oprogramowanie automatycznie generuje datę i numer utworzenia dokumentu. W części definiujemy rodzaj wydruku (np. zamówienie VAT, lub zamówienie bez VAT). Pole pozwala na zmianę stanu zamówienia. Pole można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu.

• Istnieje możliwość zmiany daty utworzenia oraz numeru dokumentu; należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego.

- w tej części interfejsu mamy możliwość zapisania dokumentu w formacie pdf (), jego wydrukowania () oraz edytowania szablonu dokumentu (). Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj. Dodatkowo z zamówienia możemy wygenerować dokument magazynowy używając przycisku .

• Wygenerowanie dokumentu magazynowego za pomocą dokumentu zamówień jest możliwe tylko w tedy, gdy mamy wykupiony dodatkowo moduł magazynu.

- przyciski służące do zapisania lub anulowania utworzenia dokumentu magazynowego.

- przycisk służący do dodania nowego towaru na dokument.

- przycisk służący do edytowania towaru znajdującego się na dokumencie.

- przycisk służący do usunięcia towaru z dokumentu.

- przycisk umożliwiający wydrukowanie listy towarów znajdujących się w dokumencie.

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów danego dokumentu do pliku Excel.

- przycisk służący do dodania towarów za pomocą kolektora danych. (Sprawdź polecane urządzenia dla oprogramowania magazynowego LoMag)

- przycisk umożliwiający importowanie towarów z pliku Excel.

- przycisk służący to przeglądania powiązań dokumentu z innymi dokumentami (więcej na temat w niniejszej instrukcji).

Dokładny opis z przykładami dla funkcjonowania przycisków 6 - 11 znajduje się tutaj.

Pomimo że dostępne dokumenty zamówień posiadają zbliżoną do siebie postać, to funkcja każdego z nich jest inna.

1.3 Dokument: zamówienie do dostawcy

Dokument zamówienie do dostawcy () wykorzystuje się w celu przygotowania zamówienia towarów u naszego dostawcy; na dokumencie można wprowadzić wszystkie informacje, jakie będą potrzebne nam w procesie zamawiania (dane kontrahenta, towary etc.). Aby dodać nowy towar naciskamy przycisk lub używamy skrótu klawiszowego "Alt-D".

Poza standardowymi polami do określenia towaru i jego ilości, znajdziemy również cennę brutto i stawkę VAT, które nie występują w dokumentach magazynowych. Magazyn jest w całości prowadzony w cenach netto lub w całości w cenach brutto (można to zdefiniować w ustawieniach).

Dla przykładu dodajmy towar na dokument zamówienia, wybierzmy przykładowy towar "Jabłka" za pomocą pola oraz przycisku (lub ). Aby dodać towar na dokument musi być on najpierw zdefiniowany w kartotece towarów LoMag.

Następnie, tak jak widzimy powyżej, po określeniu towaru, w formularzu wyświetla się jego aktualny stan. Określając ilość zamawianego towaru "Jabłka" oraz jego cenę (za jednostkę), zostanie wyliczona cena brutto zamówienia - patrz poniżej - dla przykładu zamawiamy 50 kg jabłek, za 2,50 zł/kg. Cena brutto zależy od określonej stawki VAT, którą możemy zmienić. Aby dodać towar na dokument klikamy przycisk

Wszystkie powyższe wartości - "cena netto", "cena brutto", oraz "stawka VAT" możemy wcześniej określić dla danego towaru w module . Po dodaniu towaru na dokument, wygląda on następująco:

Jeśli lista towarów naszego zamówienia jest gotowa, należy pamiętać o dodatkowej możliwości zdefiniowania kontrahenta - pełen opis na temat definiowania i dodawania kontrahentów w programie LoMag znajdziesz w instrukcji "kontrahenci" dostępnej tutaj. Następnie możemy wydrukować(), zapisać () i przesłać zamówienie do klienta drogą elektroniczną - jak wysłać zamówienie pocztą email zostało opisane szczegółowo poniżej.

Aby przesłać nasz dokument do kontrahenta, takie jak powyższe zamówienie, należy w oknie dokumentu na pasku narzędziowym wybrać ikonkę .

Jak widzimy powyżej, musimy w pierwszej kolejności skonfigurować ustawienia poczty elektronicznej w programie LoMag. W tym celu przechodzimy do ustawień programu (), a następnie przechodzimy do zakładki . Jeśli skonfigurowaliśmy wcześniej ustawienia poczty elektronicznej, powyższa informacja nie zostanie wyświetlona, a proces uruchomi moduł .

W polach zakładki podajemy dane SMTP swojego usługodawcy poczty elektronicznej oraz adres i hasło swojego adresu e-mail. Dane SMTP usługodawcy pocztowego znajdziemy na jego stronie. Poniżej ilustracje ustawień pocztowych przeznaczonych dla najpopularniejszych skrzynek pocztowych w Polsce.

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej gmail.com

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej onet.pl

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej wp.pl

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej interia.pl

Po wprowadzeniu tych danych klikamy i przechodzimy na nasz dokument, klikając ponownie w ikonę . Zostanie otwarte okno .

Po sprawdzeniu, czy adres e-mail kontrahenta, do którego chcemy wysłać dokument, jest poprawny, wysyłamy do niego wiadomość klikając przycisk . O poprawnym wysłaniu wiadomości zostaniemy poinformowani w następnej kolejności.

Po wysłaniu zamówienia możemy zamienić status dokumentu na wysłany (patrz poniżej).

Inne (własne) stany zamówienia możemy określić klikając .

Warto dodać, że jeśli korzystamy w naszym programie LoMag również z modułu magazynu, to z dokumentu zamówienie do dostawcy możemy wygenerować dokument magazynowy PZ (Przyjęcie na magazyn) za pomocą przycisku . Dzięki temu w szybki sposób jesteśmy w stanie w przyszłości utworzyć dokument przyjęcia zamówienia na magazyn.

1.4 Dokument: Zamówienie od odbiorcy

Dokument zamówienie od odbiorcy () wykorzystuje się w celu przygotowania formalnego dokumentu zamówienia towarów przez naszych klientów. Na dokumencie można wprowadzić wszystkie informacje, jakie będą potrzebne nam do przygotowania zamówienia (dane kontrahenta, towary etc.). Dokument jest podobny do zamówienia do dostawcy, z tym że podczas dodawania towaru dodatkowo jesteśmy w stanie również określić narzut () towaru z jakim chcemy wystawić zamówienie dla naszego klienta.

Jeśli korzystamy dodatkowo z modułu magazynu, to z dokumentu zamówienie od odbiorcy możemy wygenerować dokument magazynowy WZ () za pomocą przycisku . W ten sposób jesteśmy w stanie szybko utworzyć w przyszłości dokument wydania towarów (z magazynu) z danego zamówienia.

1.5 Dokument: Oferta

Oferta służy do przygotowania oferty cenowej dla klienta. Oferty cenowe to dokumenty, w których przedstawiamy oficjalnie ceny naszych produktów lub usług. Wprowadzamy na dokument wszystkie informacje, jakie będą nam potrzebne (dane kontrahenta, towary etc.). W edytorze szablonów można dostosować wygląd ofert, uwzględniając dodatkowe warunki sprzedaży czy współpracy. Dokument posiada funkcję generowania dokumentu od odbiorcy (), która służy później do wygenerować dokument ZO ().

1.6 Kolumny dedykowane na dokumentach zamówień

Kolumny dedykowane umożliwiają nam dodawanie dodatkowych pól na dokumentach (np. Uwagi klienta do zamówienia, Wymagana data dostawy towaru itd). Aby dodać takie dodatkowe pola na dokument, przejdźmy w tym celu w pierwszej kolejności do ustawień programu LoMag (), do zakładki . Następnie wybieramy "Zamówienia / oferty" z pola .

Dla przykładu dodamy kolumnę informacyjną (tekstową) przeznaczoną dla uwag klienta do zamówienia. Aby przeprowadzić ta czynność klikamy , zostanie otwarte nowe okno, gdzie w polu wpisujemy "Uwagi klienta", następnie wybieramy odpowiedni typ kolumny i klikamy przycisk zatwierdzając naszą operacje.

Po dodaniu pola dedykowanego będzie one widoczne w głównym oknie dokumentów zamówień.

Pola dedykowane można również zamiesić na wydruku dokumentu.

Aby kolumny dedykowane pojawiły się na wydruku (jak powyżej), należy edytować szablon dokumentu i umieścić kolumnę dedykowaną za pomocą modułu . Jak edytować lub tworzyć własne faktury w module ""edytor szablonów"" zostało szczegółowo opisane tutaj.

Możemy tworzyć różnego rodzaju kolumny dedykowane. Powyżej pokazaliśmy przykład dla typu kolumny tekstowej; mamy możliwość tworzenia jeszcze kolumn liczbowych (np. liczba palet), odnośnika (np. strona internetowa klienta), typu ankiety "tak/nie" (np. dla określenia możliwości częściowej dostawy akceptowalnej przez klienta), daty oraz pola rozwijane. Pola dedykowane możemy również dodawać dla elementów dokumentów (np. w oknie dodawania towaru).

2. Powiązanie modułów ZAMÓWIENIA - MAGAZYN

Jak wspomnieliśmy na początku instrukcji, wszystkie moduły programu LoMag (ZAMÓWIENIA - MAGAZYN - FAKTURY) są ze sobą zintegrowane. Dla przykładu pokażemy szereg operacji od utworzenia oferty do wystawienia dokumentu magazynowego WZ. Należy pamiętać, ażeny przeprowadzić poniższe kroki należy posiadać wykupione moduły zamówienia i magazyn.

Ustawienia

W programie LoMag można prowadzić ewidencję magazynową zarówno w cenach netto jak i brutto. Można to ustawić w ustawieniach programu LoMag w zakładce w polu (patrz poniżej). Jest to ustawienie niezależne od obsługi VAT. Domyślnie przy obsłudze VAT magazyn jest liczony w cenach netto, bez VAT w brutto - ale program pozwala na dowolne ustawienie.

Powiązania

Załóżmy taki przebieg operacji: ()składamy ofertę sprzedaży towarów naszemu klientowi, który ją przyjmuje, dlatego następnie ()musimy wygenerować ze złożonej oferty klientowi dokument zamówienia od odbiorcy. Po kilku dniach nasz klient przyjeżdża po zamówiony towar - przy jego wydawaniu jest generowany dokument magazynowy - wydanie z magazynu.

- tworzymy ofertę dla naszego klienta (Pana Jana Kowalskiego). W tym celu otwieramy dokument oferty (), na którym zakładamy ofertę sprzedania 100kg jabłek po cenie zakupu (czyli bez żadnego narzutu) i wysyłamy ją do klienta drogą elektroniczną.

- po kilku dniach klient wyraził chęć skorzystania z oferty, dlatego wygenerujemy dla niego dokument zamówienia na podstawie dokumentu oferty. W tym celu w module szukamy dokumentu oferty, jaką wysłaliśmy naszemu klientowi - otwieramy ją.

Następnie na jej podstawie generujemy dokument zamówienia klawiszem .

Ponownie możemy wysłać dokument klientowi na adres email używając do tego przycisku . Zapisujemy naszą operację klikając . Istnieje możliwość zmiany ceny - w tym celu wybieramy towar na dokumencie i klikamy {mini/9.png

- klient przyjechał odebrać zamówiony towar. Podczas wydawania towaru klientowi zostaje wydany również dokument magazynowy WZ () (na podstawie dokumentu zamówienie od odbiorcy). W tym celu tak jak powyżej, najpierw wyszukujemy w module wcześniej wygenerowany dokument zamówienia i na jego podstawie tworzymy dokument wydanie z magazynu, klikając przycisk .

Wizualizacja powiązań

Będąc na etapie wydawania towaru (wystawianie dokumentu WZ) warto zajrzeć do narzędzia wizualizacji powiązań (), gdzie powinniśmy zobaczyć cały powyższy przebieg operacji. Moduł jest graficznym przedstawieniem ikon dokumentów ułatwiających analizę historii przepływu dokumentów, czyli umożliwia w szybki sposób sprawdzenie, jaki dokument powstał z jakiego dokumentu (np. Faktura VAT powstała z Faktury Proforma). Dokumenty te mogą tworzyć dwie różne osoby, a ceny na fakturach mogą się od siebie różnić. Dlatego, będąc w oknie naszego dokumentu, klikamy w przycisk .

Przyjrzyjmy się dokładniej poniższej wizualizacji powiązań.

Na zaznaczonym powyżej obszarze w ramce widzimy kolejność postawania bieżącego dokumentu, na którym się znajdujemy, czyli WZ000009/14 - M1 (). Dokument ten powstał na podstawie szeregu przeprowadzonych procesów, kolejno: utworzonej oferty o nr OF000006/14 - M1 (), a następnie wystawienia dokumentu zamówienia o nr ZO000006/14 - M1 (). Dodatkowo widzimy, że towar na wydaniu z magazynu pochodzi z dokumentu BO (Bilans otwarcia). Dokument WZ został powiązany z dokumentem BO, ponieważ dopiero wydanie zmienia faktyczny stan na magazynie (dokumenty oferta i zamówienie nie zmieniają stanów magazynowych). Na przedstawionej wizualizacji widzimy, że dokument WZ powstał z dwóch dokumentów ZO (zamówienia od klienta) i dokumentu na BO, na którym przyjęty został towar na magazyn. Aby zajrzeć do zawartości któregoś z dokumentów wystarczy dwukrotnie na niego kliknąć.

Pozostała część drzewka (poniżej) przedstawia inne operacje magazynowe, jakie są powiązane już z dokumentem BO (a nie z naszym aktualnym dokumentem). Z prawej strony okna wizualizacji powiązań mamy listę podobnych dokumentów, którymi możemy zarządzać (przeglądać, edytować etc).