Wpisz nazwę magazynu i symbol, po którym będzie można go rozpoznawać. Wybierz „OK”.

Wypożyczalnia – program dla wypożyczalni:

Zaznacz magazyn, który przed chwilą dodałeś i wybierz przycisk „Otwórz” lub naciśnij „ENTER”

Od tej pory można dokonywać operacji na tym magazynie. Wszystkie zmiany zachowywane są automatycznie. Dobrze jest od czasu do czasu zrobić kopię zapasową danych.

Dodawanie nowych towarów

Program do obsługi wypożyczalni LoMag to kompleksowe rozwiązanie, zaprojektowane specjalnie dla branży wynajmu, umożliwiające efektywne zarządzanie swoją wypożyczalnią różnego rodzaju towarów. Procesy takie jak szybkie wypożyczenie i zwrot stają się intuicyjne, co znacząco poprawia jakość obsługi klienta. Program oferuje bezpośredni dostęp do kartoteki towarów oraz kartoteki wypożyczających, zapewniając pełną kontrolę nad swoimi produktami i usługami. 

Oprogramowanie dla wypożyczalni

Przed rozpoczęciem prowadzenia ruchów magazynowych, warto w pierwszej kolejności zdefiniować towary w kartotece towarów, znacząco ułatwia to późniejszą pracę magazyniera podczas przyjęć, czy wydań magazynowych. Aby dodać nowy towar wykonaj następujące czynności:

Moduł wypożyczalni z programem LoMag doskonale sprawdzi się jako narzędzie do zarządzania wypożyczalnią dowolnego rodzaju towaru:

• Obsługa wypożyczalni narzędzi, elektronarzędzi, sprzętu ogrodniczego,
• Wybierz z menu „Towary -> Kartoteka towarów”. Wyświetlona zostanie lista wszystkich dostępnych towarów z tego magazynu, wraz z aktualnym stanem magazynowym.
• Oprogramowanie dla wypożyczalni sprzętu budowlanego i maszyn budowlanych,
• Wybierz przycisk „Dodaj” lub naciśnij „Alt+D”.
• Wpisz nazwę towaru, kod kreskowy, a także jednostkę miary.
• Program dla wypożyczalni samochodów, motocykli, samochodów dostawczych, przyczep i innych pojazdów,
• Obsługa wypożyczalni sprzętu rehabilitacyjnego,
• Naciśnij „OK”. Jeśli wpisana jednostka miary nie istnieje jeszcze w bazie, zostaniesz zapytany, czy ją dodać.
• Program do wypożyczalni strojów i sukien ślubnych,

Dodawanie kontrahentów

• Oprogramowanie do wynajmu sprzętu sportowego i turystycznego: nart, rowerów, snowboardu, namiotów,
• Wypożyczalnia sprzętu wodnego: kajaków, rowerków wodnych i łodzi,
• Oprogramowanie do wynajmu sprzętu oświetleniowego, estradowego, nagłaśniającego,
• Program do wypożyczalni płyt DVD, gier, konsol

Kontrahentów można podzielić na trzy grupy: dostawców (dla PZ), odbiorców (dla WZ), oraz pracowników (np. dokumenty wewnętrzne). Zdarza się również tak, że jeden kontrahent może być przydzielony do więcej niż jednej grupy kontrahentów. Aby dodać dane nowego kontrahenta należy wykonać następujące czynności:

• Wybierz z menu „Kontrahenci -> Dostawcy”. Podobnie jak w przypadku towarów, zostanie otworzona lista kontrahentów. Lista ta zawiera dane dostawców z wszystkich magazynów.
• Wybierz przycisk „Dodaj” lub naciśnij „Alt+D”.
• Wpisz wszystkie dane, jakie posiadasz o nowym dostawcy. Nie zapomnij wpisać unikalnej nazwy kontrahenta.
• Naciśnij przycisk „OK”

Moduł wypożyczalni programu magazynującego LoMag jest zaprojektowany tak, aby zwiększyć elastyczność zarządzania dla zarówno dużych firm, jak i małych podmiotów gospodarczych, które mogą być zwolnione z podatku VAT. Program oferuje możliwość dostosowania ustawień wypożyczeń do różnych stawek VAT, jak również umożliwia realizację wypożyczeń bez naliczania VAT, co zwiększa jego uniwersalność i dostosowanie do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstw.

Analogicznie postępujemy dla pozostałych grup kontrahentów.

Dodawanie nowych dokumentów

1 Wypożyczenia - Zarządzanie wypożyczeniami i rezerwacjami.

Aby uruchomić moduł należy wybrać z menu głównego .

Wszystkie dokumenty w programie dodaje się w taki sam sposób. Z racji tego, że czynności te są często powtarzane, wprowadzono skróty klawiszowe, które usprawnią prace z programem.

Po uruchomieniu modułu wypożyczenie zostanie wyświetlona aktualna lista wypożyczonych towarów oraz menu narzędziowe, przeznaczone do zarządzania listą.

1.1 Pasek narzędziowy w Wypożyczeniach

• Wybierz z menu „Dokumenty -> Przyjęcie na magazyn (PZ)” lub naciśnij „F2”. Otworzona zostanie lista dokumentów PZ, które znajdują się w magazynie. W przypadku dużej ilości dokumentów, można wybrać filtr, który pokaże tylko dokumenty z jakiegoś okresu czasu.

W module znajduje się menu narzędziowe, dzięki któremu możemy między innymi dodawać, edytować, czy filtrować dokumenty wypożyczeń w środowisku oprogramowania magazynowego LoMag.

• Wybierz przycisk „Dodaj” (Tą samą operację można również wykonać poprzez naciśnięcie „Shift+F2” z dowolnego miejsca w programie). Zostanie otworzone okno nowego dokumentu.

• Co prawda nie jest to obowiązkowe, ale warto wybrać kontrahenta, jeśli jego dane znajdują się w bazie.

Poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych narzędzi, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

• Ustaw datę i godzinę dostawy, a także wpisz uwagi jej dotyczące.

pole wyszukiwań, służy do szukania dokumentów po informacjach tekstowych dokumentów, np. po nazwie, kodzie, grupie produktu, kontrahencie.

• Numer dokumentu zostaje wygenerowany automatycznie, ale możesz go w tym miejscu zmienić. Należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów.

przycisk służący do dodania nowego wypożyczenia.

przycisk służący do edytowania wypożyczenia.

• Na dole okna znajduje się na razie pusta lista elementów (towarów) dostawy. Dodaj nowy towar poprzez przycisk „Dodaj”.

przycisk służący do usunięcia dokumentu wypożyczenia z listy.

• W nowym oknie można wybrać towar, który obejmuje dostawa, a także ilość i wartość, tego towaru, którą akurat przywieziono.
• Powtarzając kroki 6 i 7 dodaj kilka elementów do dostawy, a następnie zamknij okno nowego dokumentu
• UWAGA! Nie można usunąć dokumentu z listy wypożyczeń, jeśli dokument jest powiązany z innymi dokumentami. Dla przykładu towar został zwrócony i istnieje powiązanie dokumentu wypożyczenia z dokumentem zwrotu i FV.

Analogicznie postępujemy dla pozostałych rodzajów dokumentów magazynowych.

przycisk umożliwiający wydruk listy wypożyczeń.

Edycja i drukowanie dokumentów

przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Excel (xls).

przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Adobe (pdf).

Oczywiście podczas wprowadzania danych, możemy popełnić błąd. Można go naprawić poprzez edycję już wprowadzonego dokumentu. Należy jednak uważać, aby daty były wprowadzane zawsze poprawnie, gdyż takie błędy mogłyby w przyszłości doprowadzić do niespójność

rozwijane menu służące do filtrowania listy wypożyczeń z danego okresu czasu, np. z ostatnich 7 dni.

• Uruchom jeszcze raz Program Magazynowy lub wybierz z menu „Program -> Otwórz magazyn”

 rozwijane menu służące do filtrowania listy wypożyczeń z konkretnym statusem, np. Wypożyczony.

1.2 Dodawanie nowego wypożyczenia.

• Wybierz magazyn o nazwie „Magazyn testowy” (Po zapoznaniu się z działaniem programu można usunąć magazyn testowy)
• Wybierz z menu „Dokumenty -> Przyjęcie na magazyn (PZ)” lub naciśnij „F2”.

Aby dodać nowe wypożyczenie dla naszego magazynu, z menu narzędziowego wybieramy przycisk Dodaj (), po czym zostanie wyświetlone okno dialogowe 


• Wybierz dokument o numerze „PZ000001/08 – M1” i naciśnij przycisk „Edytuj”. W tym momencie możesz zmieniać dowolne dane tego dokumentu.
• Aby wydrukować typowy dokument PZ naciśnij przycisk „Drukuj PZ”.

W oknie   znajdziemy szereg pól do wypełnienia informacji o nowym wypożyczeniu. Dodajmy zatem nowe wypożyczenie do naszej bazy, omawiając kolejno widoczne pola.

• Wyświetlone zostanie okno drukowania raportu. Aby rozpocząć drukowanie, należy nacisnąć przycisk „Drukuj”.

Remanent

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest określenie kontrahenta, dla którego chcemy wystawić dokument. Możemy to zrobić, odszukując istniejącego już w bazie kontrahenta z listy, lub poprzez dodanie go klikając na ikonę

W naszym programie remanent ma znaczenie nie tylko czysto informacyjne, ale również znacząco wpływa na stan magazynu. Z różnych względów informacje wprowadzone do programu mogą odbiegać od rzeczywistego stanu magazynu. W związku z tym co jakiś czas przeprowadza się remanent magazynu.

• Wybierz z menu „Dokumenty -> Remanent -> Utwórz nowy”.
• Następnie wybierz rodzaj utworzenia remanentu. Do dyspozycji mamy 3 warianty: pusty dokument, na podstawie aktualnego stanu, oraz za pomocą arkuszy spisowych.

Kolejnym krokiem jest określenie daty wystawienia dokumentu, daty wypożyczenia oraz zwrotu towaru. Data wystawienia dokumentu – należy ustawić datę, kiedy dokument został przygotowany. Dla daty wypożyczenia, należy ustawić datę, kiedy towar ma być/został wypożyczony, zaś dla daty zwrotu należy określić, kiedy dany towar ma być zwrócony. Numer dokumentu jest generowany automatycznie – zawsze można ręcznie zmienić jego nazwę, klikając na czerwone pole i wpisując własne wartości.


• W przypadku utworzenia remanentu na podstawie arkuszy spisowych należy przed rozpoczęciem procesu remanentu dodać nowy arkusz spisowy, który będzie zawierał rzeczywisty stan magazynu. Dodawanie arkusza spisowego obywa się w menu „Dokumenty -> Remanent -> Arkusze spisowe”.

Następnie należy dodać produkty, które chcemy wypożyczyć kontrahentowi. W tym celu należy kliknąć aby pojawiło się nam nowe okienko o nazwie Dodaj Wypożyczenie, z możliwością zdefiniowania wypożyczanego produktu, ceny, jednostki rozliczeniowej, stawki VAT oraz kaucji za wypożyczenie.

• Dodaj do arkusza spisowego wszystkie towary, które znajdują się na stanie magazynu. Dodawanie tych informacji odbywa się dokładnie tak samo jak dodawanie innych dokumentów magazynowych

• Po utworzeniu arkusza spisowego, powróć do kreatora remanentu, a następnie naciśnij przycisk „Utwórz na podstawie arkuszy spisowych” i zaznacz wcześniej utworzone arkusze spisowe.

W oknie należy zdefiniować podstawowe właściwości dla wypożyczanego towaru – Towar, Ilość, Jednostka Rozliczeniowa, Cena netto – pozostałe kwoty /pola są kalkulowane na podstawie czterech podanych wyżej obowiązkowych parametrów. Dodatkowymi, nie obowiązkowymi polami, są kaucja oraz uwagi.

• W wyniku otrzymaliśmy tabelę z informacjami o remanencie. Po wprowadzeniu remanentu, zmieniony zostaje stan magazynu na ten z arkusza spisowego.
• Remanent może odbyć się również bez wykorzystania wcześniej przygotowanych arkuszy spisowych, czyli można utworzyć remanent bezpośrednio na dokumencie remanentu (na podstawie pustego dokumentu, bądź na podstawie dokumentu z aktualnym stanem magazynu, który należy następnie porównać i skorygować ze stanem rzeczywistym).

Można więc powiedzieć, że remanent niweluje wszystkie różnice między stanem programu a stanem rzeczywistym. Odbywa się to poprzez dodanie dokumentu korekty magazynowej.

W polu Towar należy wybrać towar z naszego magazynu, który chcemy wypożyczyć; u nas dla przykładu jest to wiertarka udarowa firmy Makita. Następnie należy określić ilość wypożyczanego towaru – w tym przykładzie jest to 5 sztuk (po lewej stronie mamy informację jaki jest obecnie stan tego towaru na magazynie). Należy ustalić jednostkę rozliczeniową dla danego towaru: w tym przypadku kalkulacja będzie dobowa – można jednostkę zmienić na minuty,godziny, pełną dobę lub zdefiniować własną jednostkę rozliczeniową. Podając cenę netto dla 1 sztuki wypożyczanego towaru ( w naszym przypadku jest to 1 sztuka wiertarki udarowej firmy Makita) program LoMag automatycznie skalkuluje cenę brutto dla jednej sztuki oraz wartość netto oraz brutto dla pełnego zamówienia ( w przypadku przez nas omawianym dla 5 sztuk wiertarek).

Stawki VAT można zmieniać poprzez rozwijane menu – automatycznie przy zmianie stawki nastąpi kalkulacja wartości brutto dla pól cena brutto, wartość brutto oraz w przypadku wypełnienia kaucji – pole kaucja brutto. Dodatkowymi nie obowiązkowymi polami są: kaucja netto/brutto, w którym możemy wpisać kwotę kaucji za wypożyczenie, na podstawie której zostanie skalkulowana kaucja brutto/netto według stawek VAT wybranych z rozwijanego menu. W uwagach użytkownik programu może sobie wpisać z czym związana jest kaucja lub jakiekolwiek inne informacje na temat wypożyczanego towaru.

Jeśli wszystkie wprowadzone przez nas dane są poprawne – klikamy przycisk OK.

Po dodaniu nowego towaru do wypożyczenia pojawi się on na liście w otwartym dokumencie. Do dokumentu można dodać kolejne towary, klikając w i uzupełniając okno jak w poprzednim kroku.

W dokumencie wypożyczenia posiadamy menu do zarządzania listą; możemy w nim między innymi dodawać nowe linie(towary), edytować istniejące wypożyczenia, eksportować listę wypożyczeń, itp. Poniżej skrótowo jest omówiona ich funkcjonalność:

przycisk służący do dodania nowego towaru do dokumentu wypożyczenia.

ikona służąca do edycji zaznaczonej linii w dokumencie wypożyczeń.

przycisk służący do usunięcia zaznaczonej linii w dokumencie wypożyczeń.

przycisk służący do ukazania historii towaru (historia towaru została opisana w instrukcji dla kartoteki towarów).

przycisk umożliwiający eksportowanie listy wypożyczeń do pliku Excel (xls).

przycisk służący do ukazania powiązań dla danego towaru.

W dolnej części okna znajduje się podsumowanie otwartego dokumentu wypożyczenia. Znajdziemy tam informacje na temat ilości wypożyczonych towarów, wartości netto oraz brutto jak i o ilości pozycji wypożyczeń.

1.3 Statusy wypożyczeń

Dokument wypożyczeń może posiadać 5 statusów – opisy oraz akcje z nimi związane można sprawdzić z poziomu otwartego dokumentu wypożyczenia klikając w ikonę lub poprzez kliknięcie w menu głównym

1.4 Generowanie oraz drukowanie dokumentu wypożyczenia.

Po ustawieniu daty wypożyczenia, daty zwrotu oraz zdefiniowaniu towarów, które chcemy wypożyczyć, można przejść do menu głównego dokumentu wypożyczenia. Możemy w nim drukować potwierdzenie wypożyczenia, generować zwroty itp.

– Przycisk służy do wygenerowania pliku PDF dla otwartego dokumentu.

- Przycisk służący do wydruku obecnego dokumentu.

– Przycisk służący do otworzenia edytora szablonów dla obecnie drukowanego dokumentu ( Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj).

– Przycisk służący do wysłania dokumentu PDF na adres e-mail kontrahenta.

- Przycisk służący do wygenerowania zwrotu towaru.

– Przycisk służący do zapisania danych dokumentu i zamknięcia okienka.

– Przycisk służący do anulowania zmian wprowadzonych w dokumencie i zamknięcie bieżącego okna.

1.5 Wypożyczenie przedmiotu.

W momencie tworzenia nowego dokumentu wypożyczenia ma on status Otwarty. Dopiero przy generacji pliku PDF lub dokonania wydruku, status dokumentu zostaje zmieniony na Wypożyczony.

Aby wygenerować plik PDF należy w otwartym dokumencie kliknąć na przycisk . Po wykonaniu tej akcji powinien wygenerować się plik PDF, zapisać na dysku i automatycznie otworzyć, np. w programie Adobe Reader. Do wydruku dokumentu należy kliknąć w przycisk – wyświetli nam się podgląd wydruku (zbliżony do wygenerowanego pliku PDF), w którym możemy zlecić druk.

Użytkownik oprogramowania LoMag w wygenerowanym pliku/wydruku dokumentu planowanego wypożyczenia posiada informacje takie jak:

• numer dokumentu wypożyczenia,
• daty wystawienia dokumentu, zaplanowanego czasu wypożyczenia towaru oraz planowanego zwrotu towaru,
• informacje o planowanym czasie wypożyczenia towarów,
• dane wypożyczenia właściciela towarów i kontrahenta,
• nazwy wypożyczonych przedmiotów, ich ilość, cena oraz koszty wypożyczenia,
• realna wartość towaru, który będzie wypożyczony kontrahentowi,
• podsumowanie kosztu wypożyczenia, z uwzględnieniem kaucji (jeśli została ujęta przy wypożyczeniu towaru)

Po zmianie statusu na wypożyczony nasz dokument wypożyczenia na liście zmieni status z Otwarty na Wypożyczony. W kolumnie wartość dokumentu jest podana Wartość towarów przez nas wypożyczonych, zaś w kolumnie Wartość wypożyczenia – kwotę netto, jaką kontrahent będzie musiał zapłacić za wypożyczenie towarów.

2. Generowanie zwrotów w programie dla wypożyczalni LoMag

2.1. Wyszukiwanie dokumentów do zwrotu.

Aby odnaleźć dokument wypożyczenia, dla którego należy wygenerować zwrot, najłatwiej jest posłużyć się wyszukiwarką na liście wypożyczeń wpisując numer dokumentu wypożyczenia; aby do niej przejść należy kliknąć

Jeśli nie znamy numeru dokumentu wypożyczenia, możemy spróbować odnaleźć dokument poprzez wyszukanie nazwy kontrahenta. W tym celu należy w wyszukiwarce wpisać jego nazwę. Lista może posiadać wiele wpisów, gdyż dany kontrahent mógł u nas być stałym klientem i nie było to jego pierwsze wypożyczenie.

W przypadku, kiedy nie znamy numeru dokumentu wypożyczenia, zaś wyszukiwanie po nazwie kontrahenta zawiera zbyt wiele wpisów, aby móc odnaleźć pożądane wypożyczenie można posłużyć się filtrem daty. Filtr ten może nam także posłużyć do celów statystycznych, np. można wyflitrować ile wypożyczeń było w ciągu ostatnich 7 dni, obecnego tygodnia czy miesiąca. Wyfiltrowane wyniki możemy wydrukować, klikając w przycisk lub wyeksportować do pliku .xls klikając w przycisk

Aby utworzyć niestandardowy filtr daty należy kliknąć

Pojawi nam się okienko, w którym będziemy mogli ustawić filtr dla zadanego okresu dat. Po ustawieniu go należy kliknąć przycisk OK. Należy zwrócić uwagę, iż ten filtr jest odpowiedzialny za datę wystawienia dokumentu wypożyczenia, a więc nie zostaną w tym filtrze dokumenty z datą wypożyczeń oraaz zwrotów.

2.2 Zwrot wypożyczenia

Kiedy znajdziemy odpowiedni dokument wypożyczenia, należy go otworzyć dwukrotnie klikając na niego lewym przyciskiem myszki lub zaznaczając go i klikając przycisk

Po otworzeniu edycji dokumentu wypożyczenia należy zweryfikować datę zwrotu towaru – kontrahent zawsze może oddać wypożyczony towar wcześniej lub spóźnić się o parę dni. Możliwe jest także edytowanie numeru dokumentu.

Jeżeli wszystkie parametry w dokumencie są ustawione poprawnie i kontrahent zwrócił wypożyczony towar, należy użyć przycisku

Jeśli użytkownik programu LoMag popełnił błąd w dacie zwrotu – zawsze może ją edytować po wygenerowaniu zwrotu, klikając na pole odpowiedzialne za datę zwrotu i wybierając poprawną wartość. Przy próbie generowania pliku PDF lub druku dokumentu, wyświetli się użytkownikowi informacja, iż data zwrotu uległa zmianie oraz zapytanie, czy przeliczyć ceny elementów zwrotu dla nowego zakresu dat.

2.3 Manuale wprowadzanie czasu wypożyczenia.

Od wersji programu magazynowego 5.5.4.0 możliwe jest skorzystanie z manualnego wprowadzania czasu wypożyczonego towaru. W tym celu na poniższym zrzucie ekranu wypożyczyliśmy towar o nazwie wiertarka udarowa MAKITA w ilości jednej sztuki gdzie jednostką rozliczeniową jest doba. Dokument został wystawiony 1 Lutego 2020 roku, a zadeklarowana ilość dni wypożyczenia wynosi 10 dni (od 10 do 20 Lutego 2020 roku).

Generując wrot wcześniej zapisanej rezerwacji poprzez wciśnięcie przycisku generuj zwrot - który spowoduje wyświetlenie się okna z nowym dokumentem zwrotu towaru. Należy zwrócić uwagę iż data wystawienia oraz zwrotu dokumentu została automatycznie ustawiona na obecną datę tzn. drugiego marca 2020. W celu zmiany tych dat należy kliknąć w dany atrybut i wprowadzić ręcznie poprawną wartość. W przypadku braku zmiany daty zwrotu - program policzy kontrahentowi 22 jednostek rozliczeniowych wypożyczenia towaru (rok przestępny), zamiast uprzednio zadeklarowanych dziesięciu ( 10 - 20 luty 2020).

Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszki na wybraną pozycję na dokumencie, lub zaznaczając go a następnie wciskając przycisk spowoduje wyświetlenie podglądu wypożyczenia dla danego towaru.

Domyślnie program ma zaznaczoną opcję automatycznego obliczania czasu wypożyczenia. Odznaczając to pole wyboru, kolumna ilość jednostek zostanie podświetlona na czerwono, a użytkownik oprogramowania LoMag będzie mógł ręcznie wprowadzić ilość jednostek. Na poniższym przykładzie została ona zmieniona z 22 na 20 jednostek - jako promocja dla klienta (możliwe jest wprowadzanie wartości dziesiętnych). Zmiany zapisujemy wciskając przycisk OK.

Po wprowadzeniu zmian na dokumencie możemy zauważyć ze wartość brutto faktury jest obliczona przy założeniu 20 jednostek dla ceny 36,90zł brutto od jednej.

2.4 Wydruk zwrotu wypożyczenia.

Aby wydrukować potwierdzenie zwrotu wypożyczenia dla klienta należy zapisać plik jako PDF (klikając na ikonę ) a następnie drukując go lub bezpośrednio przejść do możliwości wydruku, klikając w programie przycisk odpowiedzialny za druk dokumentu . Należy się upewnić, że wydruk dokumentu lub zapis pliku PDF dotyczy zwrotu wypożyczenia.

2.5 Lista zwrotów wypożyczeń.

Aby przejść do listy zwróconych towarów należy kliknąć w górny menu , a następnie z rozwijanego menu wybrać przycisk

Na liście zwrotów są wszystkie dokumenty dla towarów, które zostały już zwrócone. Aby wyszukać odpowiedni dokument można posłużyć się wyszukiwarką oraz filtrami, które zostały opisane w podrozdziale 2.1.

3. Generowanie faktur VAT oraz paragonów.

W rozwijanym menu użytkownik programu ma możliwość wybrania preferowanej formy dokumentacji dla każdego wypożyczenia, co zapewnia kompleksowe zarządzanie ewidencją wystawionych faktur i paragonów w ramach usług wypożyczalni.

Po kliknięciu przycisku odpowiedzialnego za wygenerowanie FV () użytkownikowi programu LoMag zostaną wyświetlone opcje do wystawienia faktury. Będzie mógł zdefiniować wiele istotnych parametrów takich jak:

• Numer dokumentu,
• Datę sprzedaży,
• Datę wystawienia faktury,
• Datę płatności faktury,
• Status faktury (niezapłacona/ opłacona/ nadpłata/ częściowo opłacona),
• Rodzaj płatności (gotówka/ przelew 3dni/ przelew 7dni/ przelew 14 dni/ przelew 21 dni),
• Rodzaj wydruku (Oryginał / Kopia/ Oryginał i Kopia /Duplikat).

Jak posługiwać się fakturami w programie LoMag dowiesz się tutaj).

4. Raport wypożyczalni sprzętu (towarów).

Aby przejść do raportu obecnie wypożyczonych towarów należy w menu głównym kliknąć w Moduł Wypożyczalnia › Raport wypożyczonych towarów.

Użytkownikowi programu magazynowego LoMag zostanie wyświetlona lista wszystkich aktualnie wypożyczonych towarów oraz menu narzędziowe do zarządzania listą. Na liście użytkownik znajdzie takie informacje jak: nazwa wypożyczonego towaru, jego ilość, data wypożyczenia oraz planowanego zwrotu, numer dokumentu wypożyczenia, ilość dni do planowanej daty zwrotu towaru.

Okno raportu wypożyczonych towarów umożliwia także filtrację listy o daną grupę towarów, nazwę konkretnego towaru oraz kontrahenta. W celu skorzystania z w/w filtrów należy kliknąć na odpowiednie rozwijane menu i wybrać z niego odpowiedni parametr.
Z poziomu listy istnieje możliwość otworzenia dokumentu wypożyczenia dla wybranego towaru; w tym celu należy wybrać odpowiednią pozycję i kliknąć na nią dwukrotnie lewym przyciskiem myszki, lub po uprzednim wybraniu pozycji należy kliknąć w przycisk Edytuj.

5. Częściowe zwroty towarów.

Program magazynowy LoMag umożliwia klientowi zwrot częściowy wypożyczonych towarów. Aby skorzystać z tej opcji należy odnaleźć dokument wypożyczenia dla danego kontrahenta na liście wypożyczeń lub bezpośrednio w menu głównym programu kliknąć ikonę Nowy zwrot wypożyczenia ()

W nowym oknie zwrotu wypożyczenia należy wybrać z rozwijanej listy nazwę kontrahenta którego dokument zwrotu ma dotyczyć. Następnie należy dodać towary które mają być zwrócone poprzez kliknięcie ikony

Użytkownikowi pojawi się nowe okienko w którym będzie miał możliwość wyboru towaru do zwrotu - z rozwijanego menu dla Towaru (na liście tej ukażą się tylko i wyłącznie obecnie wypożyczone towary przez zadeklarowanego wcześniej kontrahenta).

Po wybraniu towaru który kontrahent chce zwrócić należy wypełnić ilość jaką kontrahent chce zwrócić. Dla przykładu posłuzymy się zwrotem drabiny aluminiowej 3x6.

Jeśli użytkownik wybierze już z listy jaki towar kontrahent chce zwrócić, należy wypełnić ilość zwracanego towaru ( dla przykładu jest to 5 szt.) , po prawej stronie posiadamy informację ile obecnie danego towaru mamy wypożyczone dla wszystkich kontrahentów. W dolnej części okna wyświetla się lista wypożyczonych towarów dla danego kontrahenta. Kolumna Edycja jest odpowiedzialna za ilość zwracanych sztuk, zaś kolumna Ilość ukazuję ile sztuk danego towaru została wypożyczona kontrahentowi. Dodatkowo widnieją tam informacje na temat wartości wypożyczeń oraz dat oraz numerów dokumentów wypożyczenia.

Po uzupełnieniu ilości zwracanego towaru należy kliknąć przycisk OK.

Użytkownikowi programu LoMag ukaże się dokument zwrotu z pozycją towaru który został wybrany. Istnieje możliwość dodania kolejnych towarów do zwrócenia (w całości lub częściowo) klikając jak poprzednio w i postępując zgodnie z krokami podanymi powyżej.

Aby zatwierdzić częściowy zwrot towaru (w przykładzie zwracamy 5 sztuk drabin z 10 wypożyczonych przez kontrahenta), należy kliknąć przycisk Drukuj Dokument

Po wykonaniu poprzednich poleceń, można sprawdzić status dokumentu dla danego wypożyczenia – klikając w menu głównym Wypożyczalnia › Wypożyczenia. Na liście wypożyczeń można zauważyć iż status dla naszego przykładu wypożyczenia widnieje jako „Częściowo zwrócony”.

Otwierając dokument ze statusem częściowy zwrot można dokonać kolejnego częściowego zwrotu lub całościowego. Jak dokonać częściowego zwrotu opisane zostało powyżej. Opiszemy jak dokonać całkowitego zwrotu towaru dla danego kontrahenta.

Po otwarciu dokumentu ze statusem '”Częściowy zwrot towaru” ukaże się użytkownikowi okno dokumentu, informacje w nim zawarte będą wartościami odpowiedzialnymi za całość wypożyczenia (aby użytkownik mógł dokonać dalszego częściowego zwrotu towaru lub całkowitego). W naszym przykładzie wypożyczone zostało 10 sztuk drabin, z czego powyżej zwróciliśmy 5 sztuk.

Aby wygenerować dokumenty dla całkowitego zwrotu towaru należy kliknąć przycisk Generuj zwrot

Program magazynowy LoMag przekalkuluje nam ile towaru zostało częściowo zwróconych a ile pozostało do zwrotu. W naszym przykładzie z 10 sztuk drabin zostało zwrócone 5 › a więć program po wygenerowaniu zwrotu wykalkulował iż pozostało nam do zwrócenia 5 pozostałych sztuk drabin. Drukując FV możemy wygenerować dokument dla kontrahenta co zostało opisane powyżej.

6. Stany z uwzględnieniem wypożyczeń.

Aby sprawdzić stan magazynowy towarów, z uwzględnieniem obecnie wypożyczonych towarów, należy w górnym menu kliknąć Moduł Wypożyczalnia, a następnie z rozwijanej listy wybrać Stany z uwzględnieniem wypożyczeń.

Tym sposobem wyświetliliśmy pełną listę towarów, które obecnie posiadamy w magazynie, powiększonych o liczbę towarów aktualnie wypożyczonych w oprogramowaniu LoMag.

Należy zwrócić uwagę, iż wypożyczenie towaru czy też zwrot nie wpływa w tym oknie na zmianę ilości towaru w magazynie, w przeciwieństwie do modułu Raporty › Stany w obecnym magazynie, który to moduł nie uwzględnia nam liczby wypożyczonych towarów.

W module stany magazynu z uwzględnieniem wypożyczeń, użytkownik ma możliwość sprawdzenia ilości towarów dla konkretnej daty. W tym celu powinien kliknąć w pole Data i wybrać interesujący go przedział czasowy. Wyświetlaną listę stanów można filtrować poprzez wybór z rozwijanego menu grupy towarów lub jednostki. Menu dla tego modułu działa identycznie, jak wcześniej opisywane, tzn. użytkownik ma możliwość wyszukiwania towaru w polu wyszukiwarki, sprawdzenie historii towaru poprzez kliknięcie w przycisk, export listy do exela, używając przycisku, czy też bezpośrednio wydruk listy

7. Raport powiązań wypożyczenia – zwroty.

Program magazynowy LoMag umożliwia nam przeglądanie powiązań numerów dokumentów wypożyczeń oraz zwrotów dla zwróconych towarów. W celu otworzenia okna odpowiedzialnego za raporty powiązań, należy w głównym menu kliknąć przycisk Wypożyczalnia, a następnie z rozwijanego menu wybrać raport powiązań wypożyczenia – zwroty.

W interfejsie okna zostaną wyświetlone wszystkie informacje na temat towarów wypożyczonych w bieżącym miesiącu(ustawienie domyślne), które zostały już zwrócone.

• Jak posługiwać się menu z zakresem dat w programie LoMag dowiesz się w podrozdziale nr 3 tutaj

Moduł umożliwia sprawdzenie historii wypożyczeń danego towaru jak i dla każdego z kontrahentów. Aby sprawdzić historię procesów wypożyczeń należy wybrać z rozwijanego menu nazwę towaru lub dane kontrahenta.

W celu wyeksportowania bieżącej listy powiązań, należy kliknąć w przycisk Export do Excela(), zaś gdy użytkownik chce od razu przystąpić do drukowania, należy użyć przycisku Drukuj()

8. Dodawanie nowego towaru do magazynu, z uwzględnieniem parametrów dla wypożyczalni.

Program LoMag umożliwia, w chwili dodawania nowego towaru w kartotece towarów, ustawienia domyślnych parametrów dla wypożyczalni. Po uruchomieniu możliwości dodania nowego towaru należy wypełnić podstawowe(obowiązkowe) dane dla towaru, potem zaś przełączyć zakładkę z właściwości towaru na wypożyczalnia.

• Jak dodać nowy towar do kartoteki w programie LoMag zostało opisane w podrozdziale 1.4 Instrukcji obsługi kartoteki towarów - tutaj

W nowej zakładce możemy ustawić domyślne wartości dla jednostki rozliczeniowej oraz ceny za wypożyczenie. Ustawienie tych parametrów pozwoli użytkownikowi na szybsze i łatwiejsze wypożyczanie określonych towarów, gdyż nie będzie musiał każdorazowo określać tych wartości podczas dodawania nowego towaru wypożyczenia, które zostało opisane w obecnej instrukcji w punkcie 1.2

• Aplikacja umożliwia także edycję obecnie dostępnych towarów w magazynie i ustawienie dla wybranego towaru domyślnych parametrów dla wypożyczalni.

Od wersji programu 5.5.4.0 oprogramowanie umożliwia dodanie dla każdego towaru z osobna nazwę usługi która zostanie umieszczona na fakturze. W tym celu nalezy wypełnić atrybut i zapisać go wciskając przycisk Zapisz.

Generując dokument faktury z pozycji zwrotu wypożyczenia, możemy zauważyć że pozycja na dokumencie została wprowadzona taka - jaka została wpisana podczas edycji towaru w zakładce wypożyczalnia.

Nasz program wypożyczalni został dostosowany do obsługi wszystkich procesów związanych z zarządzaniem wypożyczonym sprzętem. Oprogramowanie dedykowane dla firm jest łatwe i szybkie w użyciu, co pozwala na efektywne zarządzanie danymi klientów i historią komunikacji. Dzięki ciągłemu rozwojowi i uwzględnieniu potrzeb naszych klientów, nasze oprogramowanie oferuje najważniejsze funkcjonalności niezbędne do zarządzania magazynem.

Nasz system jest nieprzerwanie rozwijany na podstawie najświeższych i najważniejszych informacji z branży, co pozwala na bieżące dostosowywanie się do zmieniających się wymagań rynku oraz potrzeb naszych klientów. Oferujemy wsparcie na każdym etapie korzystania z naszego oprogramowania, co obejmuje również ewidencję protokołów wydań i zarządzanie wynajmem narzędzi. Dzięki naszemu programowi Twoja firma może pozbyć się nieefektywnych procesów i skupić się na rozwoju kluczowych obszarów działalności.