LoMag program magazynowy dla systemu Android

Wychodząc naprzeciw potrzebom rynkowym stworzyliśmy aplikację magazynową, która zamieni niemal każdy telefon (tablet) z systemem android w profesjonale narzędzie do zarządzania magazynem. Aplikacja przydatna przy inwentaryzacji oraz innych procesach logistycznych w magazynie, została stworzona w dwóch wersjach: darmowej z ograniczeniami i płatnej, która nie posiada żadnych ograniczeń co do ilości towarów, dokumentów i przeprowadzonych operacji. Aplikacja posiada wewnętrzny czytnik kodów kreskowych, a jego wachlarz rozróżniania różnych formatów kodów jest na miarę profesjonalnego urządzenia. Aplikacja ta może być wykorzystywana przez wszystkie przedsiębiorstwa, a nawet przez indywidualne osoby, które nie prowadzą żadnej działalności gospodarczej.

1. Najważniejsze cechy programu

• wbudowany skaner kodów kreskowych, wykorzystujący aparat urządzenia
• stan magazynu na wybrany dzień i godzinę z możliwością eksportu do Excela
• dokumenty magazynowe: Przyjęcie na magazyn, Wydanie z magazynu, Remanent
• dodawanie towarów na dokumenty, skanując kod lub wyszukiwanie w kartotece
• historia ruchów magazynowych dla wybranego towaru
• przeglądanie historii dokumentów magazynowych oraz ich zawartości
• możliwość edycji bądź usunięcia ostatniego dokumentu magazynowego
• szybkie wyszukiwanie towarów po nazwach lub kodach
• edycja kartoteki towaru, możliwość przypisywania kodów skanerem
• dodawanie własnych jednostek miary oraz usuwania nieużywanych jednostek
• możliwość zmiany daty dokumentu (wprowadzanie danych historycznych)
• eksport zawartości dokumentu do Excela (w tym również remanentu)
• rozbudowane opcje tworzenia remanentu

2. Pobranie i instalacja oprogramowania

Aktualną wersję aplikacji można pobrać z Internetu ze Sklepu Play poprzez stronę https://play.google.com/store lub bezpośrednio przez aplikację "Sklep Play" dostępną na Twoim urządzeniu z systemem Android. W pierwszej kolejności wyszukujemy aplikację, wpisując do pola wyszukiwania "LoMag Program Magazynowy", a następnie klikamy na przycisk "Zainstaluj". Pobieranie i instalacja aplikacji rozpocznie się po zaakceptowaniu warunków dostępu aplikacji do wymaganych danych.

3. Podstawowa konfiguracja programu

Podczas rozpoczęcia pracy z aplikacją mobilną "LoMag Warehouse Menagment" należy skonfigurować aplikację według swoich preferencji - w tym celu używamy przycisku "Ustawienia" w menu głównym.

Poniżej zostały opisane podstawowe ustawienia:

• Ustawienia/Obsługa cen - jeśli odznaczymy tę opcję, aplikacja nie będzie obsługiwała cen towaru i będzie można tylko prowadzić ewidencję ilościową towaru. Przy przyjęciach i wydaniach towaru zniknie pole służące do określenia ceny za jednostkę towaru.
• Ustawienia/Ręczne wprowadzanie kodów - jeśli zaznaczymy tę opcję, podczas przyjęć i wydań magazynowych nie będzie używanany wbudowany w aplikację skaner kodów kreskowych. Kody kreskowe będą wprowadzone ręcznie z klawiatury lub zewnętrznego czytnika.

Aplikacja posiada wbudowany czytnik kodów, który, przy wykorzystaniu wbudowanej kamery, automatycznie rozpoznaje następujące formaty kodów:

• kody na produktach : EAN-13, EAN-8, ISBN, UPC-A, UPC-E
• kody przemysłowe: Codabar, Code 128, Code 93, Code 39, ITF, RSS
• kody dwuwymiarowe: QR Code, Data Matrix

4. Rozpoczęcie pracy z aplikacją "LoMag Warehouse Menagment"

Aplikacja może obsłużyć dowolną liczbę towarów i dokumentów magazynowych (darmowa wersja aplikacji posiada limit do 30 towarów lub 50 dokumentów). Po uruchomieniu wyświetla się menu główne aplikacji. Przed rozpoczęciem tworzenia można zdefiniować towary w module "Stan magazynu". Zdefinowane towary będzie można szybko wybierać na dokumentach skanerem lub z rozwijanej listy. Jeśli nie zdefiniujemy wcześniej listy towarów, to program pozwala na uzupełnianie listy towarów przy tworzeniu dokumentów. Należy dodatkowo uzupełnić nazwę i jednostkę towaru. Podczas definiowania towarów może być nam pomocny wbudowany moduł skanera kodów kreskowy, który zmienia nasze urządzenie w profesjonalny czytnik kodów kreskowych.

5. Stan magazynu

Stan magazynu to moduł kartoteki towarów służący do definiowania nowych i edytowania istniejących towarów w aplikacji LoMag Warehouse Menagment. Aby przejść do modułu należy wybrać opcję w głównym menu "Stan magazynu". Po uruchomieniu modułu stanu magazynowego zostanie wyświetlona lista towarów z aktualnym stanem magazynowym. Znajdziemy tam również możliwość zdefiniowania nowych towarów - wybierając przycisk "Dodaj" - definiujemy takie atrybuty jak kod kreskowy, nazwę oraz jednotę towaru. Poniżej opisujemy znaczenie i wykorzystanie każdego z tych pól:

• Kod kreskowy może być dowolnym ciągiem znaków, niekoniecznie konkretnym typem kodu. Pole może zostać również wykorzystane w innym celu, np. jako unikalny indeks, który ułatwi wyszukiwanie towaru. Jeśli w aplikacji będziemy korzystać z wewnętrznego modułu czytnika kodów kresowych, możemy zeskanować kod kreskowy naszym wbudowanym aparatem telefonu tak, by przypisać dany kod do towaru.
• Jednostka miary może zostać wybrana z listy lub wpisana z klawiatury. Jeśli brakuje danej jednostki zostanie dodana do bazy przyciskiem "+".
• Nazwa towaru powinna być unikalna, ale program pozwala na takie same nazwy towarów dla różnych kodów kreskowych.

Moduł umożliwia także usunięcie towaru (lub wielu towarów naraz), eksportowanie towarów do pliku Excel, który następnie możemy zapisać na dysku naszego urządzenia lub wysłać drogą e-mailową. Możemy również w każdej chwili edytować wybrany towar oraz przejrzeć jego historię ruchów magazynowych. Hstoria ruchów magazynowych obrazuje zmiany stanu magazynowego od czasu ostatniego remanentu.

Pole wyszukiwania towarów w magazynie znajduje się pod menu narzędziowym w module Stan magazynu. Aby wyszukać dowolny towar wystarczy wpisać fragment nazwy towaru, np. wpisując przykładowo ""mar"" program wyszuka wszystkie towary zawierające w nazwie "mar": "marchew, homar".

6. Dokumenty magazynowe

Mobilna aplikacja LoMag Warehouse Menagment umożliwia tworzenie następujących dokumentów magazynowych:

• Dokument PZ (Przyjęcie na magazyn), np. dostawa nowego towaru na magazyn,
• Dokument WZ (Wydanie z na magazynu), np. sprzedaż towaru;

Aby utworzyć dokument przyjęcia magazynowego klikamy w ikonkę "Przyjęcie", aby utworzyć dokument WZ klikamy w ikonkę "Wydanie". Ikony te znajdują się w głównym menu aplikacji.

Po kliknięciu w ikonę odpowiadającą dokumentowi przechodzimy do okna jego utworzenia - program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz proponuje kolejny numer. Program umożliwia zmianę numeru na dowolny inny ciąg znaków. Możliwa jest również zmiana daty, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiana daty dla istniejącego dokumentu ma wpływ na stany i wartość magazynu. Pole "uwagi" można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu.

Aby dodać towar na dokument klikamy "Dodaj towary". Wówczas włącza się skaner kodów kreskowych w celu zeskanowania kodu dla pierwszego towaru. W przypadku ustawiania aplikacji "Ręczne wprowadzanie kodów" pojawia się okno dodania pierwszego towaru na dokument, gdzie kod kreskowy towaru można wprowadzić z klawiaruty lub wybrać towar z listy. Następnie w obydwu przypadkach wprowadza się pozostałe informacje o produkcie ("Nazwa", "Ilość" oraz "Cena" (dostępna, jeżeli prowadzimy magazyn z opcją "Obsługa cen"). "Nazwa" może zostać pobrana automatycznie z kartoteki, jeśli towar był wcześniej zdefiniowany w menu ("Stan magazynu"). Po dodaniu towaru możemy wprowadzić kolejny towar lub zapisać i zakończyć pracę z dokumentem.

Program pozwala przejrzeć zawartość wszystkich utworzonych dokumentów. Istnieje możliwość modyfikacji tylko ostatniego, utworzonego dokumentu - dodanie nowego towaru oraz usunięcie dokumentu. W celu edytowania lub usunięcia dokumentu należy przejść do modułu "Dokumenty" w menu głównym. Następnie klikając w pozycję dokumentu przechodzimy do podglądu dokumentu. Klikając w ikonę "X", umieszczoną przy dokumencie, następuje usunięcie dokumentu, a kliknięcie w ikonkę długopisu, umieszczoną przy dokumencie, powoduje dodanie nowego towaru na dokument. Przechodząc do konkretnego dokumentu (klikając w jego pozycję w oknie "Dokumenty") istnieje możliwość eksportowania dokumentu do pliku Excel.

7. Remanent

Z różnych względów informacje wprowadzone do programu mogą odbiegać od rzeczywistego stanu magazynu. W związku z tym, co jakiś czas, przeprowadza się remanent magazynu. W tym celu został stworzony specjalny moduł remanentu, dostępny z głównego menu aplikacji. Po kliknięciu w "Remanent" przechodzimy do okna utworzenia dokumentu remanentu - program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu. Cały proces remanentu odbywa się w analogiczny sposób, jak przy dokumentach przyjęcia i wydania magazynowego. Jednakże przy zakończeniu inwentaryzacji, przed zapisaniem zmian stanów magazynowych, wynikających z przeprowadzonego remanentu, zostaniemy jeszcze raz zapytani o potwierdzenie operacji.

W przypadku zakończenia remanentu z brakującymi towarami na dokumencie remanentu (a dostępnymi na magazynie) aplikacja zaproponuje 4 możliwości zakończenia remanentu:

• Pokaż towary, których nie ma w remanencie
• Dodaj brakujące towary z ich aktualnym stanem
• Dodaj brakujące towary ze stanem zero
• Anuluj remanent

Ostatnim etapem jest "Zatwierdzenie remanentu" oraz raport różnic w stanach i wartościach przed i po remanencie. Ta operacja zmienia stany magazynowe oraz nadaje nowy bieg historii ruchów magazynowych (kolejne dokumenty zmieniają stan z ostatniego remanentu).

8. Kopie bazy danych oraz usunięcie itniejących danych

Aplikacja LoMag Warehouse Management posiada funkcje pozwalające na zarządzanie całą bazą danych. Są one dostępne w ustawieniach aplikacji:

• Utworzenie kopii danych - funkcja pozwala na utworzenie kopii całej bazy danych aplikacji. Wykorzystuje ją w tworzeniu kopii wszystkich wprowadzonych danych do programu do 1 pliku. Zalecamy regularne tworzenie kopii danych. Ta funkcja może być również przydana w przypadku chęci przeniesienia bazy na inne urządzenie lub odtworzenia stanu danych sprzed kilku dni.
• Odtworzenie kopii danych - funkcja pozwala na wczytanie kopii bazy danych, utworzonej przez wcześniej opisaną funkcję. Wykorzystujemy ją w przypadku chęci powrócenia do poprzedniej bazy danych, np. sprzed kilku dni lub przeniesienia bazy na inne urządzenie.
• Ustawienia/Usuń nieużywane jednostki - opcja pozwala na usunięcia jednostek miary, których już nie używamy w naszej ewidencji magazynowej. W ten sposób można również usunąć błędnie wpisane jednostki, niepowiązane już z towarami.
• Wyczyść dane - funkcja formatowania bazy danych: usuwa z niej wszystkie towary i dokumenty na zawsze. Nie należny korzystać z tej funkcji, jeżeli nie wykonaliśmy wcześniejszej kopii zapasowej. Przywrócenie danych bez kopii zapasowej jest niemożliwe.