Uzytkownicy i uprawnienia - instrukcja obsługi

Oprogramowanie LoMag umożliwia nam zakładanie indywidualnych kont dla każdego pracownika oraz zdefiniowanie dla niego odpowiednich uprawień. System logowań użytkowników do oprogramowania jest zalecany, jeżeli z jednego stanowiska korzysta kilka osób, np. administrator, magazynier(-rzy), księgowy, itp. Dzięki funkcji ról w programie LoMag możemy szybko określić oraz nadać odpowiednie prawa dostępu, jakie powinny posiadać dane grupy użytkowników.

W oprogramowaniu LoMag istnieją możliwości ograniczenia uprawnień:

• Dostęp tylko do wybranych magazynów
• Dostęp do części funkcjonalności (np. użytkownik nie ma możliwości oglądania raportów)
• Dostęp tylko do wybranych operacji (np. użytkownik może dodawać dokumenty, ale nie może ich edytować lub zmieniać)

1. Administrator oraz moduł logowania.

Oprogramowanie magazynowe LoMag uruchamia się domyślnie w trybie administracyjnym bez logowania (nie wymaga podania przy starcie loginu i hasła). Administrator to użytkownik, który ma pełne prawa dostępu do wszystkich narzędzi programu. Warto zabezpieczyć konto administratora loginem i hasłem, poprzez które zostanie zablokowany dostęp do oprogramowania oraz danych magazynowych osobom nieupoważnionym.

Zabezpieczanie konta administratora

Aby zabezpieczyć konto administratora należy nadać dla niego odpowiedni login i hasło. Aby to wykonać, musimy przejść do górnego menu . Zostanie uruchomiony interfejs modułu , w którym znajdziemy tylko jednego użytkownika ("Administrator").

W celu zdefiniowania dla konta loginu i hasła, z listy użytkowników zaznaczamy pozycję administratora, a następnie klikamy w , który znajduje się na pasku narzędziowym interfejsu .

Po wykonaniu powyższych czynności zostanie uruchomione okno . Kierujemy się do części , w której podajemy login w polu , np. "admin" oraz dwukrotnie podajemy hasło dla naszego konta (, ). Aby zapisać zmiany i zamknąć okno używamy klawisza .

• Zaleca się zapisanie danych do konta administratora. W przypadku zgubienia danych do logowań, jedynym wyjściem, by odzyskać dostęp do programu, jest wysłanie bazy programu LoMag do producenta.

Od teraz nasze podstawowe konto administratora jest zabezpieczone loginem i hasłem. Warto wylogować się z oprogramowania i zalogować ponownie.

Logowanie

Przed chwilą nadaliśmy dane do logowania dla naszego konta administratora. Aby sprawdzić system logowania musimy najpierw wylogować się z oprogramowania; by tego dokonać musimy z menu wybrać następnie

Zanim zostaniemy wylogowani ukaże się komunikat z informacją o zamknięciu wszystkich okien oprogramowania.

Jeżeli jesteśmy pewni, że wszystkie okna operacji (np. dokumentów) zostały przez nas zamknięte i możemy pozwolić aplikacji na automatyczne zamknięcie pozostałych okien, to klikamy . Następnie zostanie wyświetlony interfejs logowania.

W oknie podajmy login oraz hasło dla naszego konta administratora. Po wprowadzeniu poprawnych danych zostaniemy zalogowani do oprogramowania.

2. Dodawanie nowego użytkownika.

Jeżeli ze stanowiska, na którym jest zainstalowane oprogramowanie LoMag, korzysta kilka osób i chcemy zabezpieczyć dostęp do programu magazynowego, wystarczy dodać nowego użytkownika i nadać dla niego odpowiednie prawa dostępu.

Aby uruchomić moduł utworzenia nowego użytkownika z górnego menu należy wybrać . Po czym zostanie wyświetlone okno .

W oknie dialogowym znajduje się kilka pól potrzebnych do utworzenia nowego użytkownika. Pola te służą do wprowadzenia informacji dotyczących preferencji użytkownika - nazwa, login, wersja językowa programu, hasło oraz rola użytkownika (np. nadania mu wszystkich praw (Administrator) lub tylko ich część).

Utwórzmy zatem nowego użytkownika, który nie będzie pełnił roli administratora, ale będzie posiadał tylko część jego praw. Korzystając z pól oraz nadamy nazwę użytkownikowi oraz nazwę potrzebną dla niego przy logowaniu, czyli loginu. Na przykład może to być nazwisko oraz stanowisko pracownika, dla którego tworzymy dane konto, np. "ExampleStoreman".

• Nazwa oraz login użytkownika nie muszą być identyczne, jak najbardziej mogą się od siebie różnić - nazwą użytkownika może być, np. rzeczywiste imię i nazwisko pracownika, dla którego tworzymy konto.
• Zwróćmy uwagę na formę loginu jaki utowrzylśmy, (np. wielkość liter, znaki specjalne). W takiej samej formie przyszły użytkownik będzie musiał wprowadzać login przy logowaniu.

Następnie wybierzemy rolę dla naszego użytkownika - w tym celu korzystamy z pola . Jak już wspomnieliśmy wyżej będzie to użytkownik z ograniczonymi prawami w użytkowaniu oprogramowania, zatem nie będzie on Administratorem; rozwińmy listę pola , aby sprawdzić dostępne role do wyboru.

Poza administratorem znajdziemy również w programie domyślną rolę "Warehouseman" - wybierzmy ją zatem dla naszego przykładowego użytkownika.

• W oprogramowaniu LoMag istnieje możliwość tworzenia własnych ról, np. rolę dla zastępcy głównego magazyniera i nadania dla niego odpowiednich praw dostępu. Jak dodać nowe, indywidualne role użytkowników, przedstawimy poniżej w niniejszej instrukcji.

Dodatkowo możemy określić w polu wersję językową programu LoMag, preferowaną przez użytkownika.

Pod koniec nadajemy hasło użytkownikowi, wykorzystując w tym celu pola  oraz . Aby zapisać użytkownika do oprogramowania klikamy klawisz .

• Hasła w obydwu polach muszą być identyczne, w innym przypadku konto nie zostanie utworzone oraz zostanie wyświetlony komunikat błędu.
• Zwróć uwagę na formę loginu jaki utworzyłeś, (np. wielkość liter, znaki specjalne). W takiej samej formie przyszły użytkownik będzie musiał wprowadzać login przy logowaniu.

Tym oto sposobem utworzyliśmy nowego użytkownika; przejdźmy do modułu zarządzania rolami i ustawmy dla naszego użytkownika odpowiednie prawa dostępu.

3. Zarządzanie rolami

Idea ról jest taka, że raz określona rola może być wykorzystywana dla wielu pracowników, np. z programu LoMag może korzystać wielu magazynierów, kilku księgowych i Administrator. Tylko jeden raz definiujemy uprawnienia magazyniera, a potem przypisujemy rolę magazynier do wielu użytkowników.

Aby uruchomić moduł do zarządzania rolami (prawami) wybieramy z górnego menu pozycję . Zostanie uruchomione okno .

Został wczytany interfejs modułu do zarządzania rolami i prawami użytkowników. W górnej części znajdziemy przyciski , - służą one kolejno do dodania nowej roli oraz usunięcia już istniejących ról. Listę istniejących ról znajdziemy w lewej części interfejsu (kolumna ). Równolegle, po prawej stronie, znajdziemy okno z uprawnieniami użytkowników.

• W przypadku, gdy dana rola została już przypisana do jednego z użytkowników, nie istnieje możliwość usunięcia jej z bazy danych oprogramowania LoMag.

W oknie znajdziemy drzewo wszystkich funkcji oprogramowania, każdą funkcję za pomocą (krzyżyka) możemy rozwinąć na pod-funkcje, a także niektóre pod-funkcje możemy jeszcze głębiej rozwinąć.

Dla roli administratora nie możemy zarządzać prawami. Administrator ma pełne prawa do wszystkich funkcji. Przejdźmy zatem do roli magazyniera i sprawdźmy, czym różni się pole .

Jak widzimy dla roli "Magazynier" istnieje możliwość ustawienia uprawnień dla wszystkich funkcji. Pole , które znajduje się przy danej funkcji, oznacza że dla wybranej roli (czyli "Magazynier") użytkownicy mają pełny dostęp do danej funkcji, czy też pod-funkcji. Pole oznacza, że użytkownicy z rolą magazyniera nie posiadają praw dla tej funkcji.

Utwórzmy nową rolę, dla której nadamy odpowiednie prawa. Np. dla zastępcy głównego magazyniera - w tym celu klikamy , następnie zostanie dodana nowa rola do listy (patrz poniżej).

Przejdźmy teraz do pola i wprowadźmy nazwę dla nowej roli, dla przykładu możemy ją nazwać "Zastępca Magazyniera". Następnie przejdźmy do pola i ustawmy prawa dla użytkowania poszczególnych funkcji programu.

Domyślnie, przy utworzeniu nowej roli, program nadał prawa dla wszystkich funkcji. Za pomocą możemy rozwinąć funkcje o dodatkowe opcje oraz za pomocą , możemy odznaczyć i zaznaczyć funkcje, do których ma prawo dana rola.

Dla przykładu wyłączmy naszej roli prawa do usuwania kontrahentów, w tym celu przejdźmy do uprawnienia i odznaczmy pole - w taki sposób pozbawiliśmy naszej roli prawa do usuwania kontrahentów. W identyczny sposób działamy z pozostałymi uprawnieniami, które chcemy wyłączyć danej roli.

Po ustawieniu wszystkich praw akceptujemy nasze zmiany klawiszem , a następnie zamykamy okno modułu .

Należy podkreślić, że tworzenie kont i nadanie im odpowiednich uprawnień jest bardzo ważne. Zwykły użytkownik oprogramowania magazynowego, taki jak np. magazynier, nie powinien posiadać praw do usuwania informacji na temat dokumentów, kontrahentów, magazynów, itp. Usunięcie danych przez pracowników firmy jest procesem nieodwracalnym. Usunięte dane mogą być odzyskane tylko na podstawie wcześniej wykonanej kopii zapasowej bazy danych (cała zawartość magazynu zostanie cofnięta do momentu wykonania kopii). Warto zatem odpowiednie skonfigurować konta swoim pracownikom oraz tworzyć regularnie kopie bazy danych.

Przykład zastosowania ograniczeń użytkownika

W przypadku ustawienia ograniczeń dotyczących danych funkcjonalności dla danego użytkownika, jego interfejs oprogramowania LoMag dla tych danych również jest ograniczony.

Dla przykładu zablokowaliśmy naszemu użytkownikowi możliwość usuwania dokumentów PZ. Widzimy różnicę pomiędzy interfejsem pomiędzy administratorem (patrz: EKRAN #1) a rolą użytkownika (patrz: EKRAN #2), dla której możliwość usunięcia () dokumentu została zablokowana.

4. Lista użytkowników

Aby przejść do modułu , w którym istnieje możliwośc dodawania i edytowania użytkowników oraz skorzystania z kilku innych narzędzi, wybieramy z górnego menu .

W oknie znajdziemy możliwość dodania (), edytowania () oraz usuwania () użytkownika. Istnieje również możliwość wydruku () i eksportowania () listy użytkowników.

Z dodawaniem nowego użytkownika zapoznaliśmy się już przed chwilą (). Nadszedł czas do zapoznania się z jego edycją. W celu edycji użytkownika w pierwszej kolejności wybieramy z listy danego użytkownika, którego chcemy edytować, a następnie klikamy . Dla przykładu wybierzmy dodanego przez nas przed chwilą użytkownika i użyjmy klawisza .

Zostało wyświetlone okno , które jest bardzo podobne do modułu .Możemy zmienić nazwę użytkownika, przyznaną mu rolę oraz uprawnienia do poszczególnych magazynów. Istnieje również możliwość wyłączenia użytkownika oraz zmiany jego loginu oraz hasła.

W celu uniemożliwienia użytkownikowi dalszych prac na koncie oraz zablokowania kolejnych logowań do oprogramowania, odznaczamy pole - od tej pory konto użytkownika jest wyłączone.

W celu zmiany nazwy loginu czy nadania nowego hasła, zaznaczamy opcję , po której zostaną odblokowane potrzebne pola do zmiany danych użytkownika.

W celu zapisania przeprowadzonych modyfikacji klikamy .

Aktywni użytkownicy.

Z funkcji dotyczących logowań pozostał nam jeszcze jeden moduł , który informuje nas o aktualnie podłączonych do programu użytkownikach. Aby uruchomić moduł z głównego menu oprogramowania wybieramy , następnie z rozwiniętej listy wybieramy . Zostanie uruchomione okno modułu .

Interfejs okna wyświetla wszystkich aktualnie podłączonych użytkowników do programu. Jeżeli wyposażyliśmy magazyn w kilka stanowisk komplementacyjnych, na których posiadamy oprogramowanie LoMag i korzystamy z funkcji sieci, to w module zostaną wyświetleni wszyscy użytkownicy podłączeni do tej sieci.W oknie znajdziemy również możliwość wydruku() oraz eksportu do pliku () listy podłączonych w danej chwili użytkowników. Istnieje również możliwość zarządzania układem tabeli (), w której zarządzamy widocznością kolumn, nazwą oraz szerokością kolumn, itp. (patrz poniżej).