Stosując model LIFO zauważymy, że oprogramowanie wybiera najpierw towar (do wydania) z najwcześniejszej dostawy. Zwróćmy również uwagę, że jeżeli ilość towaru, jaką określiliśmy (do wydania), jest większa niż ilość pierwszej dostawy, to pozostały towar (do wydania) jest wybierany z kolejnych dostaw - technika ta działa zarówno dla modelu LIFO, jak i FIFO.
Poza technikami FIFO i LIFO istnieje również możliwość wybrania towaru na dokument z konkretnej dostawy.
Oprogramowanie LoMag umożliwia nam zakładanie indywidualnych kont dla każdego pracownika oraz zdefiniowanie dla niego odpowiednich uprawień. System logowań użytkowników do oprogramowania jest zalecany, jeżeli z jednego stanowiska korzysta kilka osób, np. administrator, magazynier(-rzy), księgowy, itp. Dzięki funkcji ról w programie LoMag możemy szybko określić oraz nadać odpowiednie prawa dostępu, jakie powinny posiadać dane grupy użytkowników.
W oprogramowaniu LoMag istnieją możliwości ograniczenia uprawnień:
Dodając towar na dokument program automatycznie określa, z której dostawy towar ma zostać wydany (za pomocą metod FIFO lub LIFO). Jednak w oprogramowaniu LoMag nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać towar na dokument z konkretnej dostawy, czy dostaw.
W celu wydania na dokument towaru z konkretnej dostawy, przejdźmy do dokumentu , następnie wybierzmy przykładowy towar złożony z kilku dostaw.
Przejdźmy do części , w której znajduje się lista dostaw – znajdziemy tam pola , , oraz inne (w przypadku włączenia niedomyślnych funkcji w ustawieniach oprogramowania). W celu wydania na dokument towaru z odpowiedniej dostawy - znajdźmy interesującą nas dostawę, a następnie w jej komórce w kolumnie określmy ilość towaru do wydania.
Oprogramowanie magazynowe LoMag uruchamia się domyślnie w trybie administracyjnym bez logowania (nie wymaga podania przy starcie loginu i hasła). Administrator to użytkownik, który ma pełne prawa dostępu do wszystkich narzędzi programu. Warto zabezpieczyć konto administratora loginem i hasłem, poprzez które zostanie zablokowany dostęp do oprogramowania oraz danych magazynowych osobom nieupoważnionym.
Dla przykładu chcemy wydać naszemu odbiorcy 50kg marchwi z dostawy o nr. "PZ000009/13 - M1" i 30kg marchwi z dostawy o nr "PZ000011/13 - M1"; aby tego dokonać szukamy w tabeli pierwszą interesującą nas dostawę (czyli nr "PZ000009/13 - M1").
Aby zabezpieczyć konto administratora należy nadać dla niego odpowiedni login i hasło. Aby to wykonać, musimy przejść do górnego menu . Zostanie uruchomiony interfejs modułu , w którym znajdziemy tylko jednego użytkownika ("Administrator").
Po wyszukaniu wiersza z odpowiednią dostawą, przechodzimy do komórki kolumny - wprowadzamy ilość, jaka ma zostać z tej dostawy wydana (czyli 50kg) i klikamy klawisz "ENTER".
W celu zdefiniowania dla konta loginu i hasła, z listy użytkowników zaznaczamy pozycję administratora, a następnie klikamy w , który znajduje się na pasku narzędziowym interfejsu .
Po wykonaniu powyższych czynności zostanie uruchomione okno . Kierujemy się do części , w której podajemy login w polu , np. "admin" oraz dwukrotnie podajemy hasło dla naszego konta (, ). Aby zapisać zmiany i zamknąć okno używamy klawisza .
Pozostało nam jeszcze wydanie 30kg marchwi z dostawy o nr "PZ000011/13 - M1" w tym celu działamy podobnie, jak powyżej.
W taki oto sposób wybraliśmy towar z konkretnych dostaw na dokument magazynowy.
Od teraz nasze podstawowe konto administratora jest zabezpieczone loginem i hasłem. Warto wylogować się z oprogramowania i zalogować ponownie.
Przed chwilą nadaliśmy dane do logowania dla naszego konta administratora. Aby sprawdzić system logowania musimy najpierw wylogować się z oprogramowania; by tego dokonać musimy z menu wybrać następnie
W oprogramowaniu istnieje narzędzie wyszukiwania dokumentów. W tym celu korzystamy z modułu , który jest domyślnie uruchomiony przy stracie (otwieraniu) pracy jednego z magazynów.
Zanim zostaniemy wylogowani ukaże się komunikat z informacją o zamknięciu wszystkich okien oprogramowania.
Okno możemy również uruchomić za pomocą ikony , która znajduje się na pasku narzędziowym. Alternatywą na otwarcie modułu jest skrót klawiszowy "Ctrl+F".
Jeżeli jesteśmy pewni, że wszystkie okna operacji (np. dokumentów) zostały przez nas zamknięte i możemy pozwolić aplikacji na automatyczne zamknięcie pozostałych okien, to klikamy . Następnie zostanie wyświetlony interfejs logowania.
W module możemy wyszukiwać dane dotyczące towarów, kontrahentów oraz dokumentów, które teraz nas najbardziej interesują. Aby wyszukać dokumenty magazynowe przechodzimy do zakładki .
W oknie podajmy login oraz hasło dla naszego konta administratora. Po wprowadzeniu poprawnych danych zostaniemy zalogowani do oprogramowania.
W oknie znajduje się pole wyszukiwań (), menu narzędziowe przeznaczone do zarządzania dokumentami () oraz lista dokumentów magazynowych ().
Jeżeli ze stanowiska, na którym jest zainstalowane oprogramowanie LoMag, korzysta kilka osób i chcemy zabezpieczyć dostęp do programu magazynowego, wystarczy dodać nowego użytkownika i nadać dla niego odpowiednie prawa dostępu.
Lista dokumentów w module jest pusta; aby wyświetlić pełną listę dokumentów magazynowych klikamy w przycisk , po czym wyświetli się nam pełna lista dokumentów magazynowych w bazie programu LoMag.
Aby uruchomić moduł utworzenia nowego użytkownika z górnego menu należy wybrać . Po czym zostanie wyświetlone okno .
Wyszukiwać dokumentów magazynowych można na kilka sposobów. Za pomocą fragmentu tekstu, po określeniu konkretnego towaru lub/i konkretnego kontrahenta, typu dokumentu oraz za pomocą fragmentu kodu kreskowego, czy uwag umieszczonych na dokumencie. Określając kilka pól dla jednego wyszukiwania, ograniczamy nasze pole wyszukiwań.
W oknie dialogowym znajduje się kilka pól potrzebnych do utworzenia nowego użytkownika. Pola te służą do wprowadzenia informacji dotyczących preferencji użytkownika - nazwa, login, wersja językowa programu, hasło oraz rola użytkownika (np. nadania mu wszystkich praw (Administrator) lub tylko ich część). Dla przykładu wyszukajmy dokumenty przyjęcia na magazyn kontrahenta "Jan Kowalski", który zawiera na dokumencie towar "Marchew" - w tym celu w polu określamy pola (czyli Przyjęcie na magazyn), (czyli "Jan Kowalski") oraz (czyli "Marchew").
Stosując kilka kryteriów wyszukiwania, możemy znacząco ograniczyć pole wyszukiwań.
Utwórzmy zatem nowego użytkownika, który nie będzie pełnił roli administratora, ale będzie posiadał tylko część jego praw. Korzystając z pól oraz nadamy nazwę użytkownikowi oraz nazwę potrzebną dla niego przy logowaniu, czyli loginu. Na przykład może to być nazwisko oraz stanowisko pracownika, dla którego tworzymy dane konto, np. "ExampleStoreman".
Pasek narzędziowy umożliwia nam edycję () oraz usunięcie () dokumentu magazynowego. Pozwala nam również na wydrukowanie () zestawienia dokumentów oraz jego eksportowanie () do pliku Excel.
Następnie wybierzemy rolę dla naszego użytkownika - w tym celu korzystamy z pola . Jak już wspomnieliśmy wyżej będzie to użytkownik z ograniczonymi prawami w użytkowaniu oprogramowania, zatem nie będzie on Administratorem; rozwińmy listę pola , aby sprawdzić dostępne role do wyboru.
Możemy dowolnie skonfigurować okno dialogowe modułu , np. możemy zarządzać wyświetlaniem dowolnych kolumn, zmieniać nazwę kolumn, itp. Istnieje również funkcja filtrowania danych; pomaga ona w szybki sposób wyświetlić odpowiednie dokumenty po zdefiniowanych przez nas wariantach. Funkcja ta nie jest tak często stosowana przy dokumentach, jak przy np. towarach. Aby zapoznać się z funkcjami konfigurowania okna dialogowego oraz filtrowania danych zapraszamy do przejścia tutaj, a następnie do przejścia do punktu 6.3 Pasek narzędziowy, konfiguracja oraz filtrowanie danych.
Dodatkowo możemy określić w polu wersję językową programu LoMag, preferowaną przez użytkownika.
Na dokumencie BO znajdują się towary, które zostały dodane wraz ze stanem początkowym w kartotece towarów, czyli dodając towar w module nadaliśmy mu wówczas .
Pod koniec nadajemy hasło użytkownikowi, wykorzystując w tym celu pola oraz . Aby zapisać użytkownika do oprogramowania klikamy klawisz .
Aby przejrzeć dokument otwarcia BO, musimy przejść do modułu , a następnie określić typ dokumentu jako "Bilans Otwarcia". Zostanie wyświetlona pozycja dokumentu bilansu otwarcia.
W celu otwarcia i przejrzenia dokumentu klikamy dwukrotnie w jego pozycję lub używamy przycisku .
Tym oto sposobem utworzyliśmy nowego użytkownika; przejdźmy do modułu zarządzania rolami i ustawmy dla naszego użytkownika odpowiednie prawa dostępu.
Dokument bilans otwarcia zawiera informacje, jaka ilość towarów została określona przy otwarciu magazynu. Po otwarciu dokumentu istnieje możliwość korekty ilości towarów oraz cen. Przy edycji historycznych dokumentów należy jednak pamiętać, by nie usuwać i nie zmniejszać ilości towarów, które zostały potem wydane.
Idea ról jest taka, że raz określona rola może być wykorzystywana dla wielu pracowników, np. z programu LoMag może korzystać wielu magazynierów, kilku księgowych i Administrator. Tylko jeden raz definiujemy uprawnienia magazyniera, a potem przypisujemy rolę magazynier do wielu użytkowników.
Rzeczywista ilość towarów na stanie magazynowym może odbiegać od wartości stanów określonych w programie komputerowym - wpływa na to wiele różnych czynników. Z tego też powodu zaleca się przeprowadzać co pewien okres proces inwentaryzacji (remanent).
Aby uruchomić moduł do zarządzania rolami (prawami) wybieramy z górnego menu pozycję . Zostanie uruchomione okno .
Oprogramowanie magazynowe LoMag pozwala nam na przeprowadzanie procesu inwentaryzacji stanów magazynowych. Kreator remanentu programu LoMag można uruchomić na dwa sposoby. Pierwszy sposób: przechodzimy do głównego menu oprogramowania do części
Drugi sposób przejścia do modułu procesu inwentaryzacji odbywa się za pomocą ikony remanentu na pasku narzędziowym programu, który znajdziemy pod głównym menu.
Został wczytany interfejs modułu do zarządzania rolami i prawami użytkowników. W górnej części znajdziemy przyciski , - służą one kolejno do dodania nowej roli oraz usunięcia już istniejących ról. Listę istniejących ról znajdziemy w lewej części interfejsu (kolumna ). Równolegle, po prawej stronie, znajdziemy okno z uprawnieniami użytkowników.
Po użyciu jednej z powyższych metod zostanie uruchomione okno modułu , dzięki któremu będziemy mogli zacząć inwentaryzację stanu magazynu.
W oknie znajdziemy drzewo wszystkich funkcji oprogramowania, każdą funkcję za pomocą (krzyżyka) możemy rozwinąć na pod-funkcje, a także niektóre pod-funkcje możemy jeszcze głębiej rozwinąć.
to moduł służący do inwentaryzacji magazynu. Podczas tego procesu zostanie utworzony dokument remanentu oraz dokument korekty stanów magazynowych.
Kreator umożliwia nam przeprowadzenie inwentaryzacji tradycyjnej (Remenent) oraz inwentaryzacji na dokumencie otwarcia (bilans otwarcia) na trzy sposoby:
Dla roli administratora nie możemy zarządzać prawami. Administrator ma pełne prawa do wszystkich funkcji. Przejdźmy zatem do roli magazyniera i sprawdźmy, czym różni się pole .
W pierwszej części instrukcji remanentu zostanie opisany tradycyjny remanent, później od punktu 11.8 zostanie opisany remanent na dokumencie BO.
Jak widzimy dla roli "Magazynier" istnieje możliwość ustawienia uprawnień dla wszystkich funkcji. Pole , które znajduje się przy danej funkcji, oznacza że dla wybranej roli (czyli "Magazynier") użytkownicy mają pełny dostęp do danej funkcji, czy też pod-funkcji. Pole oznacza, że użytkownicy z rolą magazyniera nie posiadają praw dla tej funkcji.
Utwórzmy nową rolę, dla której nadamy odpowiednie prawa. Np. dla zastępcy głównego magazyniera - w tym celu klikamy , następnie zostanie dodana nowa rola do listy (patrz poniżej).
Sposób ten pozwala nam na utworzenie pełnego jak i częściowego remanentu magazynowego. W tym przypadku inwentaryzacja rozpocznie się od pustego dokumentu magazynowego, na którym użytkownik dodaje kolejno towary wraz z ich korektą stanów.
Aby utworzyć remanent na podstawie pustego dokumentu magazynowego w oknie wybieramy , a następnie zatwierdzamy nasz wybór klikając przycisk .
Przejdźmy teraz do pola i wprowadźmy nazwę dla nowej roli, dla przykładu możemy ją nazwać "Zastępca Magazyniera". Następnie przejdźmy do pola i ustawmy prawa dla użytkowania poszczególnych funkcji programu.
Zostanie uruchomiony pusty dokument remanentu.
Domyślnie, przy utworzeniu nowej roli, program nadał prawa dla wszystkich funkcji. Za pomocą możemy rozwinąć funkcje o dodatkowe opcje oraz za pomocą , możemy odznaczyć i zaznaczyć funkcje, do których ma prawo dana rola.
Dla przykładu wyłączmy naszej roli prawa do usuwania kontrahentów, w tym celu przejdźmy do uprawnienia i odznaczmy pole - w taki sposób pozbawiliśmy naszej roli prawa do usuwania kontrahentów. W identyczny sposób działamy z pozostałymi uprawnieniami, które chcemy wyłączyć danej roli.
Po ustawieniu wszystkich praw akceptujemy nasze zmiany klawiszem , a następnie zamykamy okno modułu .
Załóżmy, że podczas inwentaryzacji magazynu, została określona niezgodność towarów między stanem rzeczywistym a stanem na dokumentach. Przykładowo były to dwa towary ? marchew i ziemniaki. Magazynier znalazł na magazynie 40kg marchwi, a ilość pozostałych ziemniaków, jaka znajduje się na magazynie, nie nadaje się do odsprzedaży i dalszego użytku. Przeprowadzimy zatem remanent częściowy dla dwóch towarów. W takich przypadkach należy zredukować zależności między rzeczywistym stanem magazynu a oprogramowaniem magazynowym. W tym celu używamy przycisku , po którym zostanie wyświetlone okno dodania towaru na dokument remanentu.
Następnie wybieramy towar, dla którego chcemy zmienić stan magazynowy - w naszym przypadku będą to "marchewki", dla których odkryliśmy sprzeczność pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem w oprogramowaniu.
Należy podkreślić, że tworzenie kont i nadanie im odpowiednich uprawnień jest bardzo ważne. Zwykły użytkownik oprogramowania magazynowego, taki jak np. magazynier, nie powinien posiadać praw do usuwania informacji na temat dokumentów, kontrahentów, magazynów, itp. Usunięcie danych przez pracowników firmy jest procesem nieodwracalnym. Usunięte dane mogą być odzyskane tylko na podstawie wcześniej wykonanej kopii zapasowej bazy danych (cała zawartość magazynu zostanie cofnięta do momentu wykonania kopii). Warto zatem odpowiednie skonfigurować konta swoim pracownikom oraz tworzyć regularnie kopie bazy danych.
Po wybraniu naszego towaru zostały określone pozostałe pola formularza, w tym również aktualny stan towaru na magazynie w oprogramowaniu LoMag. Jak widzimy stan ten nie odpowiada rzeczywistemu; aby skorygować tę różnicę przechodzimy do pola i wprowadzamy rzeczywisty stan magazynowy towaru "marchewki" ("40kg"). Następnie zatwierdzamy zmiany klawiszem , po czym towar zostanie dodany na dokument.
W przypadku ustawienia ograniczeń dotyczących danych funkcjonalności dla danego użytkownika, jego interfejs oprogramowania LoMag dla tych danych również jest ograniczony.
W polu wyświetlają się wszystkie dostawy na magazyn z danym towarem. Podczas zmiany stanu magazynowego możemy określić, z której dostawy ma zostać zmniejszony lub zwiększony stan danego towaru - jak zarządzać funkcją opisujemy szczegółowo tutaj w punkcie ósmym "Podgląd i wybór dostaw".
Dla przykładu zablokowaliśmy naszemu użytkownikowi możliwość usuwania dokumentów PZ. Widzimy różnicę pomiędzy interfejsem pomiędzy administratorem (patrz: EKRAN #1) a rolą użytkownika (patrz: EKRAN #2), dla której możliwość usunięcia () dokumentu została zablokowana.
Podczas przeprowadzonego remanentu odkryliśmy również sprzeczność towaru "Ziemniaki". W tym przypadku podstępujemy analogicznie jak dla towaru "Marchewki". (Z powodu zepsucia się danego dobra, zmniejszamy jego stan - w naszym przypadku będzie on równy zero.)
Aby przejść do modułu , w którym istnieje możliwośc dodawania i edytowania użytkowników oraz skorzystania z kilku innych narzędzi, wybieramy z górnego menu .
Powyższe towary wraz z korektami stanów magazynowych zostały dodane na dokument remanentu.
W oknie znajdziemy możliwość dodania (), edytowania () oraz usuwania () użytkownika. Istnieje również możliwość wydruku () i eksportowania () listy użytkowników.
W przypadku zakończenia proces inwentaryzacji klikamy . Zostaniemy poproszeni przez oprogramowanie o potwierdzenie przeprowadzonego remanentu.
W celu zatwierdzenia remanentu klikamy . Następnie w przypadku przeprowadzonego częściowego remanentu, czyli nie uwzględnienia wszystkich towarów na dokumencie, zostaniemy zapytani, czy dodać na dokument brakujące towary i określić ich stan równy zero (patrz poniżej).
Z dodawaniem nowego użytkownika zapoznaliśmy się już przed chwilą (). Nadszedł czas do zapoznania się z jego edycją. W celu edycji użytkownika w pierwszej kolejności wybieramy z listy danego użytkownika, którego chcemy edytować, a następnie klikamy . Dla przykładu wybierzmy dodanego przez nas przed chwilą użytkownika i użyjmy klawisza .
Po wybraniu na dokument zostaną dodane pozostałe towary ze stanem 0 (patrz poniżej).
W przypadku pominięcia pozostałych towarów w procesie inwentaryzacji klikamy .
Zostało wyświetlone okno , które jest bardzo podobne do modułu .Możemy zmienić nazwę użytkownika, przyznaną mu rolę oraz uprawnienia do poszczególnych magazynów. Istnieje również możliwość wyłączenia użytkownika oraz zmiany jego loginu oraz hasła.
Zostaniemy powiadomieni o zatwierdzeniu remanentu oraz zostanie wyświetlony moduł , w którym znajdują się informacje o stanie i wartości towaru przed i po remanencie.
W celu uniemożliwienia użytkownikowi dalszych prac na koncie oraz zablokowania kolejnych logowań do oprogramowania, odznaczamy pole - od tej pory konto użytkownika jest wyłączone.
Wraz z procesem remanentu zostaje utworzony dokument korekty ().
W celu zmiany nazwy loginu czy nadania nowego hasła, zaznaczamy opcję , po której zostaną odblokowane potrzebne pola do zmiany danych użytkownika.
W celu zapisania przeprowadzonych modyfikacji klikamy .
Dokument utworzonego remanentu możemy wyszukać za pomocą modułu . Jak wyszukiwać dokumentów magazynowych w module zostało szczegółowo opisane tutaj w punkcie 9. Wyszukiwanie dokumentów.
Z funkcji dotyczących logowań pozostał nam jeszcze jeden moduł , który informuje nas o aktualnie podłączonych do programu użytkownikach. Aby uruchomić moduł z głównego menu oprogramowania wybieramy , następnie z rozwiniętej listy wybieramy . Zostanie uruchomione okno modułu .
Utworzenie remanentu na podstawie aktualnego stanu magazynowego pozwala nam również na stworzenie pełnego jak i częściowego remanentu magazynowego. Sposób ten charakteryzuje się jednak rozpoczęciem remanentu od automatycznego dodania wszystkich towarów na dokument wraz z aktualnymi wartościami.
W celu utworzenia remanentu na podstawie aktualnego stanu magazynowego w module wybieramy opcję , a następnie klikamy .
Zostanie uruchomiony dokument wraz ze pełną listą towarów dostępnych na magazynie.
W celu dokonania korekty stanu danego towaru klikamy w jego pozycję na dokumencie, a następnie używamy funkcji edycji ().
Interfejs okna wyświetla wszystkich aktualnie podłączonych użytkowników do programu. Jeżeli wyposażyliśmy magazyn w kilka stanowisk komplementacyjnych, na których posiadamy oprogramowanie LoMag i korzystamy z funkcji sieci, to w module zostaną wyświetleni wszyscy użytkownicy podłączeni do tej sieci.W oknie znajdziemy również możliwość wydruku() oraz eksportu do pliku () listy podłączonych w danej chwili użytkowników. Istnieje również możliwość zarządzania układem tabeli (), w której zarządzamy widocznością kolumn, nazwą oraz szerokością kolumn, itp. (patrz poniżej).