Dokumenty magazynowe - instrukcja obsługi

Dokumenty magazynowe służą do odnotowania zdarzeń w magazynie i rejestrowania pełnej historii zmian stanów dla towarów. Dzięki temu możemy sprawdzić nie tylko aktualny stan dla towaru, ale również śledzić zmiany stanów w czasie przez poszczególne dokumenty. W programie LoMag bardzo istotna jest data i czas powstania dokumentu. Aby ułatwić pracę umożliwiliśmy edycję i usuwanie danych również dla historycznych dokumentów (o ile zmiany nie powodują ujemnych stanów). Warto też zauważyć, że edytując historyczny dokument, program LoMag podaje stan towaru zgodny z datą dokumentu.

1. Uruchamianie dokumentów magazynowych.

Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia nam pracę z wieloma dokumentami magazynowymi. Pozwala nam na tworzenie dokumentów przyjęcia na magazyn, wydania z magazynu, zwroty do/od dostawców, przesunięcia między-magazynowe, przychody oraz rozchody wewnętrzne, czy dokumenty przecen. Dokumenty te można utworzyć w programie LoMag na kilka sposobów. Pierwszym sposobem na utworzenie odpowiednich dokumentów jest przejście do głównego menu oprogramowania, do części . Następnie wybieramy interesującą nas pozycję odpowiedniego dokumentu magazynowego.

Dokumenty magazynowe możemy również dodać za pomocą ikon na pasku narzędziowym programu, który znajduje się pod paskiem menu.

Trzecią alternatywą na uruchomienie okien dokumentów magazynowych są skróty klawiszowe:

- klawisz F2

- klawisz F3

- klawisz F4

- klawisz F5

- klawisz F6

- klawisz F7

- klawisz F8

- klawisz F9

- klawisz F10

- klawisz F11

Używając powyższych metod zostanie uruchomione okno dodawania odpowiedniego dokumentu magazynowego.

2. Okno nowego dokumentu magazynowego.

Interfejs okna nowego dokumentu dla poszczególnych rodzajów dokumentów jest taki sam.

Zatem okna takich dokumentów jak , , , , , , , , posiadają taki sam interfejs oraz narzędzia.

Interfejs okna nowego dokumentu zbudowane jest z wielu funkcji; poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych części interfejsu, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

- pole wyboru kontrahenta na dokument. Kontrahenta możemy wybrać z listy po naciśnięciu przycisku (dla szybszego wyszukania, możemy wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta i użyć przycisku). Za pomocą funkcji dodajmy nowego kontrahenta, nie istniejącego jeszcze w naszej bazie oprogramowania. Używając przycisku możemy wydrukować etykietę adresową odpowiadającą naszemu kontrahentowi.

- oprogramowanie automatycznie generuje datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz jego numer. Pole można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu.

• Istnieje możliwość zmiany daty utworzenia oraz numeru dokumentu, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiany mogą mieć poważany wpływ na stany i wartość magazynu.

- w tej części interfejsu mamy możliwość zapisania dokumentu w formacie pdf (), jego wydrukowania () oraz edytowania szablonu dokumentu (). Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag przedstawiamy tutaj. Istnieje również możliwość przesłania dokumentu w formacie pdf na adres e-mail, w tym celu korzystamy z przycisku – należy najpierw skonfigurować ustawienia poczty e-mail w ustawieniach.

- przyciski służące do zapisania lub anulowania utworzenia dokumentu magazynowego.

- przycisk służący do dodania nowego towaru na dokument.

- przycisk służący do edytowania towaru znajdującego się na dokumencie.

- przycisk służący do usunięcia towaru z dokumentu.

- przycisk służący do wyświetlenia historii ruchów magazynowych danego towaru.

- przycisk umożliwiający wydrukowanie listy towarów znajdujących się w dokumencie.

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów danego dokumentu do pliku Excel.

- przycisk umożliwiający skopiowanie danych towarowych z innego dokumentu magazynowego.

- przycisk służący do dodania towarów za pomocą kolektora danych. (Sprawdź polecane urządzenia dla oprogramowania magazynowego LoMag)

- przycisk umożliwiający importowanie towarów z pliku Excel.

- przycisk służący do wydrukowania etykiet dla towarów.

• Istnieje możliwość wygenerowania po jednej etykiecie dla każdej przyjętej sztuki towaru.

- pole listy towarów na dokumencie magazynowym.

3. Dodawanie towaru na dokumenty magazynowe.

Aby dodać nowy towar naciskamy przycisk lub używamy skrótu klawiszowego "Alt-D". Formularz dodawania towaru rożni się możliwościami dla poszczególnych dokumentów i zależy od zdefiniowanych ustawień oprogramowania.

3.1 Przyjęcie na magazyn.

Formularz dodawania towaru na dokumentach przyjęcia na magazyn () prezentuje się następująco:

Aby wybrać towar do formularza, w polu używamy klawisza , po którym zostanie rozwinięta lista towarów. (patrz poniżej)

Dla szybszego wyszukania towaru w polu możemy wpisać pierwsze litery nazwy towaru - dynamicznie zostanie wyświetlona lista towarów, która w nazwie towaru posiada wpisaną frazę.

Towar możemy również wybrać za pomocą pola , po którym zostanie uruchomione okno .

• Wyszukiwarka pamięta ostatnie ustawienia wyszukiwania, po kolejnym naciśnięciu [...] będą zachowane ostatnio wybrane kryteria.

W celu wczytania do formularza informacji o towarze, na liście towarów klikamy dwukrotnie w jego pozycję. Po tym pola formularza (dodania nowego towaru na dokument) zostaną automatycznie wygenerowane.

Korzystając z urządzenia czytnika kodów kreskowych podłączonego do oprogramowania, mamy również możliwość wczytania za jego pomocą informacji o produkcie. Działanie czytnika kodów kreskowych jest dość proste, urządzeniem (podłączonym to programu LoMag) skanujemy kod kreskowy produktu, po którym konwerter czytnika przerabia graficzny kod kreskowy produktu na numeryczny. W oprogramowaniu LoMag numer wprowadzony jest automatycznie do otwartego formularza oprogramowania, a następnie zostają do niego pobrane wszystkie informacje dotyczące produktu.

Tak więc wybierając produkt ręcznie czy też za pomocą czytnika kodów kreskowych, zostają automatycznie pobrane dane dotyczące danego produktu. W formularzu dokumentu znajdują się następujące pola:

- umożliwia określenie ilości przyjmowanego towaru na stan magazynowy (jeżeli korzystamy z ruchu PZ, w przypadku np. WZ będzie to ilość wydań danego towaru).

- określa aktualną ilość danego towaru na stanie magazynowym. Nie istnieje możliwość edycji tego pola.

- wyświetla domyślą cenę towaru, jaka została określona podczas dodawania produktu do kartoteki towaru. Korzystając z tego pola możemy edytować cenę towaru, która zmieni się tylko dla tej danej operacji.

- wartość całego towaru, jest ona automatycznie wyliczana podczas iloczynu pól i .

Dodatkowo pole można wykorzystać na notatkę dotyczące danego towaru.

Przykładowo przyjmujemy od dostawcy 1000 kg marchwi, po 1zł za kilogram, a więc w polu podajemy ilość przyjmowanego towaru (1000 kg), określamy cenę za kilogram. (1zł). Pole zostanie automatycznie wygenerowane.

Aby zatwierdzić naszą operację i dodać towar na dokument klikamy przycisk .

W przypadku zakończenia dodawania innych towarów na dany dokument, możemy wydrukować () lub zapisać () dokument. Następnie klikamy w przycisk w celu zapisania operacji (ruchu magazynowego) oraz zamknięcia okna dokumentu.

3.2 Wydanie z magazynu.

Dla dokumentów okno formularza dodawania towarów jest nieco inne niż dla ruchu przyjęcia magazynowego.

Po wybraniu towaru metodą ręcznego wyszukiwania lub za pomocą czytnika kodów kreskowych, zostaną wypełnione pola formularza.

Oprócz poznanych wcześniej pól , , , oraz w oknie dodawania towaru na dokument , to w interfejsie okna znajdziemy dodatkowo:

- określa ilość danego towaru, jaka znajduje się na stanie magazynowym. Nie istnieje możliwość edycji tego pola.

- zostaje wygenerowana cena towaru, biorąc pod uwagę różne ceny ze wszystkich dokumentów (od najstarszego).

- umożliwia nam określenie procentowego narzutu, jeżeli chcemy sprzedać towar po cenie innej niż domyślnej.

- umożliwia nam określenie kwotowego narzutu, jeżeli chcemy sprzedać towar po cenie innej niż domyślnej.

- zostaje wygenerowana cena towaru, biorąc pod uwagę różne ceny ze wszystkich dokumentów (od najstarszego). Nie istnieje możliwość edycji tego pola.

W polu wyświetlają się wszystkie dostawy na magazyn z danym towarem. Przy wydawaniu towaru możemy określić, z której dostawy ma zostać wydany towar - jak wybrać towar z konkretnej dostawy opisujemy szczegółowo w niniejszej instrukcji w punkcie ósmym "Podgląd i wybór dostaw".

Przykładowo wydajemy odbiorcy 150 kg marchwi; program LoMag automatycznie wyliczył, że cena sprzedaży wynosi 1zł za 1kg, jednak chcielibyśmy sprzedać towar drożej o 1zł/kg, a więc w polu podajemy ilość wydawanego towaru (150 kg), następnie, aby sprzedać towar drożej, ustawiamy narzut za 1/kg (pole w procentach - 100, lub pole w kwocie - 1).

Aby zatwierdzić naszą operację i dodać towar na dokument klikamy przycisk .

3.2.1 Wydanie z magazynu - funkcje dodatkowe.

Dodatkowo możemy ustawić kilka opcji dotyczących dodawania towarów na dokumentach . Pierwszą możliwością jest ukrycie ceny zakupu produktu (Patrz poniżej).

W celu ukrycia pola ceny zakupu towaru z formularza, przechodzimy do ustawień oprogramowania LoMag - wybierając .

W zakładce musimy zaznaczyć () opcję , po czym klikamy przycisk . Od tej pory na dokumentach pola dotyczące ceny zakupu towaru będą ukryte.

Kolejną możliwością, którą możemy ustalić w ustawieniach oprogramowania, to obsługa rabatów na dokumentach WZ. W tym celu przechodzimy do głównych ustawień programu LoMag (), następnie zaznaczamy opcję .

Po wykonaniu powyższych czynności w oknie dodawania towaru na dokument znajduje się nowe pole, umożliwiające przyznanie odpowiedniego rabatu.

Wdrożenie powyższych funkcji (, ) może być przydatne, jeśli nie chcemy, aby osoba wystawiająca dokument widziała cenę zakupu; zobaczy wówczas tylko ustaloną cenę sprzedaży, na którą może udzielić rabatu.

Funkcja jest również przydatna, jeśli na stanowisku komplementacyjnym znajduje się klient i ma bezpośredni wgląd na ekran monitora. Dzięki możliwości ukrycia ceny, klient nie dowiaduje się o pierwotnej cenie towaru.

3.4 Korekta stanu magazynu.

Ilość stanu magazynowego, określona w programie LoMag, może różnić się od stanu rzeczywistego - mogą na to wpłynąć różne czynniki. Za pomocą możemy skorygować te różnice. Okno dodania korekty wygląda następująco:

Po zweryfikowaniu różnicy pomiędzy stanem w oprogramowaniu a tym w rzeczywistości, w polu określamy nowy stan dla danego towaru.

• Uwaga! Nieuargumentowana zmiana stanu magazynowego może skutkować błędnie prowadzoną ewidencją magazynową.

3.5 Przesunięcie międzymagazynowe

Do przesunięcia towaru między magazynami używamy dokumentu .

Po wybraniu towaru do przesunięcia międzymagazynowego, określamy ilość () towaru, jaką przenosimy z jednego do drugiego magazynu. Następnie w polu oraz polu wybieramy interesujące nas magazyny.

• Podczas przesunięcia międzymagazynowego wraz z towarem przenoszona jest jego cena zakupu, a jego wartość nie ulega zmianie.
• Aby dokonać przesunięcia międzymagazynowego musimy posiadać zdefiniowane co najmniej dwa magazyny w oprogramowaniu magazynowym LoMag.

Warto podkreślić, że na jednym dokumencie możemy dokonać kilku przesunięć międzymagazynowych. Na przykład przesunięcie 100kg marchwi z Magazynu 1 na Magazyn 2 oraz przesunięcie 50kg marchwi z Magazynu 1 na Magazyn 3.

3.6. Przeceny.

Oprogramowanie LoMag umożliwia swoim użytkownikom przecenianie towarów. W celu dokonania przeceny używamy dokumentu .

Aby przecenić towar, w części wybieramy towar oraz jego ilość do przeceny. W części wybieramy ten sam towar, określamy jego pole oraz nową wartość () na jaką towar zostanie przeceniony.

Przykładowo, przeceniamy 10kg marchwi, program LoMag automatycznie wyliczył wartości marchwi na 10zł, jednak chcielibyśmy zrobić przecenę 10kg marchwi na 5zł, a więc w polu określamy ilość towaru, jaką przeceniamy (10kg) oraz w polu nadajemy jej nową wartość (5zł).

Inny przykład, na stanie magazynowym posiadamy 10-kilogramowe worki z ziemniakami; niestety podczas pracy magazyniera jeden z worków się rozerwał (1kg ziemniaków z 10 kilogramowego worka uległ zniszczeniu, pozostałe 9kg ziemniaków jest w dobrym stanie). Chcielibyśmy sprzedać pozostałe 9 kilogramów ziemniaków na wagę, powiedzmy za 0,40zł/kg.W tym celu musimy wybrać towar ("Ziemniaki - worek 10kg"), określić jego ilość do przeceny ("1"). W części wybieramy towar ("Ziemniaki"), określamy ilość ("9"- ponieważ 1 kilogram uległ nam zniszczeniu) oraz określamy nową wartość (w polu ) za pozostałe 9kg ("3,60" - ponieważ ustaliliśmy że 1kg będziemy chcieli sprzedać za 40gr).

3.7 Przychód i rozchód wewnętrzny.

Dokumenty służą do ewidencji przychodów i rozchodów wewnętrznych.

Dokument może służyć do ewidencji wewnętrznego zużycia materiałów na produkcji lub wewnętrznego zużycia środków czystości, wody mineralnej lub innych produktów zużywanych wewnątrz naszej firmy.

Natomiast dokument może służyć do ewidencji materiałów powracających na magazyn, (np. surowce nie zostały w całości zużyte do produkcji i wracają na stan).

Przykładowo wydajemy naszemu pracownikowi "Jan Nowak" z magazynu narzędzia robocze, (np. będą to "Szlifierka nr 5" i "Wiertarka nr 3"), wraz ze sprzętem wydajemy również dokumentem RW (Rozchód wewnętrzny). Podczas zwrotu narzędzi przez pracownika wydajemy dokument PW (Przychód wewnętrzny).

Wystawiamy zatem dokument naszemu pracownikowi.

Jeżeli narzędzia zostały wydane na dłuższy czas, w każdym momencie możemy szybko sprawdzić i określić, który z pracowników posiada wydane narzędzia - wykorzystując dodatkową funkcję . Więcej informacji o funkcji bilansu kontrahenta znajdą Państwo tutaj (pkt. "3. Bilans kontrahenta").

Wówczas gdy nasz pracownik oddaje sprzęt na magazyn, wydajemy dokument .

Dla powyższego przypadku możemy użyć funkcji , która pozwala na skopiowanie danych na dokument z istniejącego już dokumentu (w naszym przypadku z wystawionego wcześniej dokumentu RW dla "Jan Nowak" nr dokumentu "RW000006/13 - M1"). Funkcja została szczegółowo opisana w niniejszej instrukcji w pkt. 4 "Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą kopiowania danych innego dokumentu".

Innym przykładem ruchu wewnętrznego może być wydanie naszym pracownikom zgrzewki wody mineralnej (dla zaspokojenia pragnienia podczas pracy). Wydając pracownikom zgrzewkę wody z magazynu również wykorzystamy dokument RW, aby zmniejszyć stan o jeden.

3.8 Zwrot do dostawcy i zwrot od odbiorcy.

Pozostałe dokumenty magazynowe , zbudowane są z wcześniej poznanych już elementów.

Dokument służy do zmniejszenia ilości przyjętego towaru na dokumencie . Dokument ten zmniejsza ilość stanów, więc działa i wygląda analogicznie jak .

Dokument służy do zmniejszenia ilości wydanego towaru na dokumencie . Dokument ten zwiększa ilość stanów, więc działa i wygląda analogicznie jak .

Dokumenty wykorzystujemy do ewidencji faktu zwrotu towaru - możemy w polu podać, jaki dokument jest korygowany.

• Program LoMag nie wymaga ścisłego powiązania dokumentów Korekty PZ z PZ oraz Korekty WZ z WZ. Poprawność sporządzenia korekty leży w gestii użytkownika programu.

3.9 Kompletacja

Kolejnym dokumentem w oprogramowaniu magazynowym LoMag jest dokument kompletacji. Jest to dokument przeznaczony do wspomagania procesu produkcji lub do kompletacji złożonego zamówienia.

Aby utworzyć nowy dokument kompletacji należy uruchomić funkcje z menu Dokumenty / Kompletacje / +dodaj (), a następnie prześledźmy proces kompletacji składników przykładowego wyrobu, którym będzie "chleb".

Poza standardowymi polami widocznymi na dokumencie magazynowym, które już wcześniej poznaliśmy, widzimy również nowe pola: , , oraz Surowce i Produkty.

- to pole opisujące aktualny status procesu kompletacji, pomocny w śledzeniu etapów produkcji. Po kliknięciu otworzy się moduł umożliwiający definiowanie własnych nazw kolejnych etapów procesu kompletacji. W przypadku procesu wypieku chleba mogą to być następujące statusy: "przygotowanie składników" , "mieszanie" , "fermentacja" , "wypiek" , "pakowanie" , "gotowy produkt". Zastosowanie statusów umożliwia późniejsze filtrowanie tych danych w module .

- , to pola umożliwiające zdefiniowanie czasu pracy nad procesem. Wykorzystując tę informację możemy w późniejszym etapie oszacować koszt pracy oraz czas poświęcany na dany proces przez pracownika (należy pamiętać o wybraniu pracownika w polu ).

SUROWCE - składniki lub komponenty z któych będzie tworzony gotowy produkt. Po zapisaniu dokumentu kompletacji odpowiednie ilości surowców zostaną zdjęte ze stanu.

PRODUKTY- rezultat produkcji. W wyniku jednej kompletacji może powstać jeden lub kilka różnych produktów. Jako produkty możemy również dodać odpady powstające w czasie produkcji.

Załóżmy przykładowy produkt końcowy: Chleb. Na jego wykonanie będą nam potrzebne następujące składniki, które zostały już odpowiednio zdefiniowane w kartotece towarów w oprogramowaniu LoMag i są dostępne na stanie: 0,5 kg mąki (cena 3 zł/kg), 1 szt. drożdże piekarskie (cena 1 zł/szt), 0,02 kg zakwasu żytniego (cena 30 zł/kg). W celu rozpoczęcia procesu kompletacji dodajemy kolejno surowce do dokumentu:

Zanim dodamy produkty kompletacji należy upewnić się, że produkowany towar ma zaznaczoną opcję "Ten towar powstaje jako produkt" jak poniżej:

W kolejnym kroku w oknie PRODUKTY dodajemy jako rezultat kompletacji "Chleb".

Po dodaniu wszystkich potrzebnych składników dokument kompletacji powinien zawierać towary z odpowiednią ich ilością, jak poniżej. Jeśli nie zmieniamy wartości produktów to program automatycznie sumuje wartość surowców i przypisuje wynik jako wartość produktu. W przypadku gdy modyfkujemy listę surowców możemy przeliczyć wartość produktu przyciskiem "przelicz ceny"

Poniżej widać w jaki sposób stworzenie dokumentu kompletacji wpływa na stany magazynowe. Przed zapisaniem:

Po zapisaniu dokumentu kompletacji, stany magazynowe poszczególnych produktów zostały odpowiednio zmienione:

W ten sposób udokumentowaliśmy proces wyrobu chleba i pobrania odpowiednich składników ze stanu magazynowego. Dla ułatwienia pracy, przy ciągłym wytwarzaniu tego samego dobra, warto skorzystać z modułu , w której definiujemy "szablon", a raczej w naszym przypadku bardziej odpowiadałoby słowo "przepis", który wyręczy nas przy ręcznym dodawaniu składników na dokument za każdym razem.

Aby przejść do biblioteki towarów, w celu określenia elementów naszego produktu, należy wejść do górnego menu i wybrać . Po otwarciu okna modułu należy dodać () nową bibliotekę.

W polu nadajemy nazwę naszej bibliotece, np. "Składniki na chleb", nadajemy jej kod, a następnie kolejno dodajemy () składniki naszego wyrobu.

Po dodaniu wszystkich składników w odpowiedniej ilości dla jednej sztuki wyrobu, zapisujemy naszą bibliotekę, a następnie przechodzimy na dokument kompletacji.

Dodatkowo w głównym module warto zauważyć, że automatycznie została przeliczona ilość produktu, jaką możemy wytworzyć z dostępnych na stanie surowców.

Po zdefiniowaniu bibliteki, możemy korzystać z bibliotek tak, jak z towarów. Na dokumencie kompletacji dodajemy bibliotekę "Składniki na chleb" zamiast pojedynczych składników. Dodając bibliotekę możemy określić ilość produktu finalnego, np. "10". Wtedy surowce zostaną odpowiednio przemnożone przez 10 aby skompletować wymaganą ilość produktu.

Po dodaniu biblioteki na dokument, po uprzednim użyciu klawisza , na dokumencie zostaną dodane wszystkie składniki w odpowiedniej ilości do ilości produkowanego dobra.

4. Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą kopiowania danych innego dokumentu.

Oprogramowanie magazynowe LoMag umożliwia nam dodawanie towarów na dokument również za pomocą skopiowania danych z innego, istniejącego już dokumentu magazynowego.

W tym celu korzystamy z funkcji , która znajduje się we wszystkich dokumentach magazynowych. Dla przykładu sprawdzenia działania funkcji kopiowania danych z istniejącego już dokumentu, skopiujemy dane z dokumentu PZ na dokument WZ. W tym celu uruchamiamy okno dokumentu , a następnie klikamy w - zostanie uruchomiony interfejs kopiowania dokumentu.

Następnie w polu podajemy numer dokumentu, z którego chcemy skopiować dane, przykładowo kopiujemy dane z (istniejącego) dokumentu "PZ000004/13 - M1".

W celu skopiowania danych klikamy przycisk . Dane zostaną skopiowane i wczytane na nasz nowy dokument.

• Aby dane zostały skopiowane, numer dokumentu musi zostać wprowadzony poprawnie.

Funkcja jest przydatna, jeśli mamy dużą ilość towarów na dokumencie, a na kolejnych dokumentach chcemy wprowadzić tę samą lub podobną listę towarów. Funkcja działa dla dowolnych dokumentów, może to być zarówno kopia na jak i odwrotnie z na .

5. Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą kolektora danych.

Dodawanie towarów na dokumenty magazynowe może również odbyć się na podstawie danych z kolektora.

W pierwszej kolejności używamy kolektora danych do zeskanowaniu produktów. Następnie podłączamy urządzenie do komputera za pomocą łącza USB, po czym wybieramy w kolektorze opcję "Transmisja do komputera" (nazwa funkcji możne się różnić w zależności od typu kolektora). Kolejno w programie naciskamy przycisk znajdujący się na pasku narzędziowym, po czym na dokumencie magazynowym zostaną wyświetlone zeskanowane produkty.

Poniżej prezentujemy możliwości kolektora Argox PT-20 kompatybilnego ze środowiskiem oprogramowana LoMag.

Listę zintegrowanych urządzeń z programem magazynowym LoMag znajdą Państwo tutaj.

6. Dodawanie towaru na dokument magazynowy za pomocą importowania danych z pliku Excel.

Oprogramowanie umożliwia nam także dodawanie towarów na dokument za pomocą funkcji importowania pliku Excel z danymi (towarami).

W celu dodania towarów z pliku Excel klikamy przycisk , który znajduje się na pasku narzędziowym każdego z dokumentów. Zostanie uruchomione okno

W celu importowania listy towarów z pliku Excel, w pierwszej kolejności musimy wybrać i wczytać plik, który znajduje się na naszym dysku - robimy to za pomocą przycisku .

Następnie wybieramy plik z danymi i klikamy . Zostanie wczytany plik Excel do oprogramowania magazynowego LoMag.

• Plik zostanie wczytany do środowiska programu LoMag, jeżeli w tym samym czasie nie jest on otwarty i używany w innym programie, np. w Microsoft Excel.

Tak wygląda nasz plik z listą towarów na dokument w programie kalkulacyjnym:

Plik został wczytany do programu LoMag:

Następnie musimy dopasować kolumny z Excela do pól modułu . Dla każdej kolumny, którą chcemy zaimportować, wybieramy odpowiednie pole (np. kod kreskowy, ilość) z listy.

W pierwszej kolumnie widzimy informacje o kodzie kreskowym produktu; w celu importowania kodu produktów (kolumny pierwszej) z rozwijanej listy, wybieramy odpowiednie pole, czyli "Kod kreskowy" (patrz poniżej).

W kolumnie drugiej widzimy ilość towaru; podobnie jak powyżej, w celu importowania ilości towaru, wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie pole, czyli "Ilość".

W ten sam sposób postępujemy z każdą kolumną, którą chcemy zaimportować do bazy oprogramowania.

• Kolumny określone polem "Nie importuj" nie zostaną zaimportowane do oprogramowania magazynowego LoMag.

Po wybraniu przez nas odpowiednich kolumn w celu importu danych, klikamy w .

O pomyślnym zakończeniu importowania danych do programu poinformuje nas okno informacyjne (patrz powyżej).

• Aby proces importowania danych zakończył się pomyślnie wymagane są 2 pola (kolumny): kod kreskowy lub nazwa towaru. W przypadku braku tych elementów (kolumn), proces importu nie zostanie wykonany.
• Jeśli nie podamy ilości towaru program domyślnie wstawi 1 szt.
• Jeśli nie podamy ceny towaru program domyślnie wstawi cenę ustaloną w kartotece towaru.

Towary z pliku Excel zostały dodane na dokument, pozostałe informacje o produktach (takie jak "Nazwa towaru", "miara", "wartość" itd.) zostały automatycznie uzupełnione przez program.

7. Metody FIFO i LIFO.

FIFO i LIFO to modele wyceny rozchodu materiałów. Metoda FIFO (First In - First Out, dosłownie: pierwsze weszło - pierwsze wyszło) jest najczęściej spotykana i polega na tym, że pierwszy zostanie wydany z magazynu towar znajdujący się w pierwszej dostawie. Natomiast model LIFO (Last In - First Out, dosłownie: ostatnie weszło - pierwsze wyszło) wskazuje, że pierwszy zostanie wydany z magazynu towar począwszy od ostatniej jednostki przyjętej do magazynu.

Program magazynowy LoMag umożliwia nam indywidualne ustawienie odpowiedniej metody wyceny zapasów (FIFO lub LIFO), aby tego dokonać, musimy przejść do ustawień oprogramowania () do zakładki .

Następnie w części interfejsu z pola wybieramy odpowiedni model wyceny magazynu program LoMag "FIFO" lub "LIFO".

7.1 Metody FIFO i LIFO na dokumentach.

Zastosowanie jednej z tych dwóch metod ma swoje odzwierciedlenie na dokumentach magazynowym w oprogramowaniu magazynowym LoMag. Dla przykładu przyjrzyjmy się kolejno metodzie FIFO, a następnie LIFO.

Zatem wybierzmy metodę FIFO w ustawieniach LoMag, a następnie zatwierdźmy zmianę klawiszem . Przejdźmy do dokumentu i otwórzmy okno dodania towaru na magazyn (wybieramy z pola narzędziowego dokumentu WZ).

Wybierzmy przykładowy towar złożony z kilku dostaw.

Określmy przykładową ilość (wydawanego towaru), np. "130 kg" następnie w części interfejsu zobaczmy, z której dostawy zostanie wydany towar na dokument .

Jak widzimy powyżej stosując metodę FIFO program LoMag wybiera najpierw towar (do wydania) z najstarszej dostawy.

Przejdźmy do ustawień programu i zmieńmy model liczenia wartości magazynu na LIFO. Następnie wróćmy na dokument , wybierzmy przykładowy towar złożony z kilku dostaw oraz określmy przykładową ilość (wydawanego towaru) np. "360 kg", następnie w części interfejsu sprawdźmy rezultat.