Obsługa faktur w programie LoMag

Program LoMag posiada 3 niezależne, ale zintegrowane ze sobą moduły:

• Moduł magazynu
• Moduł zamówień
• Moduł faktur

Moduł magazynu i zamówień został podzielony i opisany w innych instrukcjach. Niniejsza instrukcja przedstawia opis funkcjonowania modułu faktur. Moduł ten może działać w połączeniu z pozostałymi modułami zamówień i magazynu.

W zależności od wykupionych modułów okno (interfejs) programu będzie mniej lub bardziej zaawansowany. Okno z modułem faktur wygląda następująco:

Mając wszystkie moduły, program do faktur będzie wyglądał tak jak poniżej - na takim szablonie przygotowaliśmy poniższą instrukcję.

UWAGA: Aby obsługa faktur była dostępna w wersji demonstracyjnej programu należy zaznaczyć przy piewszym uruchomieniu zaznaczyć "Aktywne moduły" : Faktury. Opcja jest również dostępna w menu Program / Kreator ustawień

1. Moduł faktur

Program LoMag oferuje możliwość wystawiania następujących faktur:

• Faktura Proforma
• Faktura VAT
• Faktura Korygująca

1.1 Ustawienia fakturowania

Obsługa VAT

Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z podatku VAT powinni przed wystawianiem faktur zmienić ustawienia programu LoMag, tak by nie naliczał podatku VAT. Należy przejść do ustawień programu (), do zakładki a następnie w sekcji odznaczyć opcję i zaakceptować zmianę przyciskiem . Od tej pory faktury wystawiane są bez podatku VAT, tak jak poniżej.

Stawki VAT

W programie LoMag posiadamy 6 domyślnych stawek VAT, są to:

• 23%
• 8%
• 5%
• 0%
• Zwolnienie z VAT (ZW)
• Nie podlega (NP)

Aby zdefiniować własną stawkę VAT, należy skorzystać z modułu dostępnego w menu programu ().

Rodzaj tworzenia faktur

Program LoMag obsługuje 2 algorytmy obliczania podatku VAT na fakturach: VAT liczony od cen netto oraz VAT obliczany od cen brutto. Większość przedsiębiorców w kontaktach firma-firma operuje cenami netto i w takim przypadku VAT powinien być liczony od cen netto. VAT liczony od cen brutto jest dość rzadko wykorzystywany, np. gdy podatnik ma obowiązek stosowania ściśle określonych cen urzędowych. Program LoMag daje możliwość zmiany tworzenia faktur netto (domyślnie) w tworzenie faktur brutto. W tym celu przechodzimy do ustawień programu (), do zakładki , a następnie w sekcji zmieniamy typ algorytmu tworzenia faktury (patrz poniżej).

1.2 Wystawianie faktur

Fakturty można tworzyć na kilka sposobów, pierwszy - poprzez przycisk znajdujący się w górnym menu, gdzie następnie wybieramy interesujący nas dokument. Drugi sposób umożliwia uruchomienie dokumentów za pomocą klawiszy skrótów - F11 (Faktura), F10 (Faktura Proforma).

Dokumenty zamówień możemy również uruchomić za pomocą ikon na pasku narzędziowym programu - patrz poniżej.

Interfejs okna nowego dokumentu dla poszczególnych rodzajów dokumentów są bardzo zbliżone do siebie oraz zbudowane są z wielu funkcji; poniżej omówimy skrótowo działania poszczególnych części interfejsu, a następnie przejdziemy do szczegółowego opisania niektórych z nich.

- pole wyboru kontrahenta na dokument. Kontrahenta możemy wybrać z listy po naciśnięciu przycisku (dla szybszego wyszukania, możemy wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta i użyć przycisku). Za pomocą funkcji dodajmy nowego kontrahenta, nie istniejącego jeszcze w naszej bazie oprogramowania. Używając przycisku możemy wydrukować etykietę adresową (np. na list).

• Pole wyboru kontrahenta może być niewidoczne, jeśli wyłączymy obsługę kontrahentów w ustawieniach.

- oprogramowanie automatycznie generuje datę sprzedaży, wystawienia oraz opłacenia faktury oraz numer utworzenia dokumentu (faktury).

• Istnieje możliwość zmiany daty utworzenia oraz numeru dokumentu; należy jednak pamiętać, aby zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego.

- ustawiamy status i rodzaj płatności. Domyślnie mamy do wyboru 2 statusy (zapłacona i niezapłacona); aby zdefiniować indywidualny status klikamy w . Aby zdefiniować własny rodzaj płatności klikamy w .

- Pole pozwala na określenie rodzaju wydruku (np. kopia, oryginał). W polu definiujemy rodzaj wydruku (automatycznie - faktura). Pole można wykorzystać na notatki dotyczące bieżącej faktury.

- w tej części interfejsu mamy możliwość zapisania dokumentu w formacie pdf (), jego wydrukowania () oraz edytowania szablonu dokumentu (). Jak edytować szablon dokumentu magazynowego za pomocą edytora LoMag dowiesz się tutaj. Dodatkowo fakturę możemy wysłać na adres email kontrahenta, używając przycisku .

- Przycisk umożlwiający generowanie faktury VAT na podstawie faktury proforma. Funkcja dostępna tylko w dokumencie .

- przyciski służące do zapisania lub anulowania utworzenia faktury.

- przycisk służący do dodania nowego towaru na fakturę.

- przycisk służący do edytowania towaru znajdującego się na fakturze.

- przycisk służący do usunięcia towaru z dokumentu.

- przycisk umożliwiający wydrukowanie listy towarów znajdujących się na fakturze.

- przycisk umożliwiający eksportowanie listy towarów danej faktury do pliku Excel.

- przycisk służący do dodania towarów za pomocą kolektora danych. (Sprawdź polecane urządzenia dla oprogramowania magazynowego LoMag)

- przycisk umożliwiający importowanie towarów z pliku Excel.

- przycisk służący wystawieniu faktury na podstawie utworzonego wcześniej dokumentu magazynowego WZ (). Moduł ten nie jest dostępny dla faktury pro-forma.

- przycisk służący to przeglądania powiązań dokumentu z innymi dokumentami.

1.3 Faktura Proforma

Faktura Proforma () jest dokumentem stosowanym przy sprzedaży towarów i usług, czyli dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy kupna-sprzedaży, ale nie powoduje ona powstania skutków księgowo-podatkowych, zapisanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Najczęściej stosuje się ją w celu opłacenia transakcji, bez jednoczesnego wywołania obowiązku jej zaksięgowania i opodatkowania do momentu opłacenia zamówienia.

W pierwszej kolejności do poprawnie wystawionej faktury proforma powinniśmy zdefiniować klienta. W tym celu w górnej części okna w polu podajemy pierwsze litery nazwy naszego kontrahenta (o ile wcześniej dodaliśmy kontrahentów do bazy danych programu LoMag) lub dodajemy nowego kontrahenta za pomocą przycisku . Pełen opis na temat definiowania i dodawania kontrahentów do programu LoMag znajdziesz w instrukcji "kontrahenci" dostępnej tutaj.

Następnie należy dodać towar na fakturę proforma naciskając w tym celu przycisk (lub używając skrótu klawiszowego "Alt-D").

Dla przykładu dodajmy na fakturę towar, wybierzmy przykładowy towar "Jabłka" za pomocą pola oraz przycisku (lub ). Aby dodać towar na dokument, musi być on najpierw zdefiniowany w module kartoteki towaru ().

Następnie, tak jak widzimy powyżej, po określeniu towaru, w formularzu wyświetla się jego aktualny stan jakim dysponujemy, oraz cenę, po jakiej zakupiliśmy towar. Określając ilość sprzedawanego towaru "Jabłka" oraz jego cenę (za jednostkę), zostanie wyliczona cena brutto, za jaką sprzedajemy towar - patrz poniżej - dla przykładu sprzedajemy 50 kg jabłek, za 2,50 zł/kg (gdzie cena zakupu była 1zł/kg). Cena brutto zależy od określonej stawki VAT, którą możemy zmienieni w polu . Aby dodać towar na fakturę proformę klikamy przycisk

Wszystkie powyższe wartości "Cena netto", "cena brutto", "stawka VAT", oraz "Narzut" możemy już wcześniej określić dla danego towaru w module . Po dodaniu towaru na fakturę proforma, wygląda ona następująco:

Jeśli wystawiliśmy wszystkie towary na fakturę, należy pamiętać o określeniu pozostałych informacji, takich jak daty transakcji (sprzedaży, wystawienia, płatności), jej status, rodzaj płatności oraz wydruku. Następnie możemy wydrukować(), zapisać () i przesłać fakturę proforma do klienta drogą elektroniczną - jak wysłać zamówienie pocztą e-mail zostało opisane szczegółowo poniżej.

Należy pamiętać, że dokument faktura proforma musi zawierać poprawne informacje o naszej firmie (sprzedawcy) - należy je zdefiniować w ustawieniach programu LoMag () w zakładce .

Aby przesłać fakturę proforma do kontrahenta drogą elektroniczną, należy w oknie , na pasku narzędziowym wybrać ikonkę .

Jak widzimy powyżej, musimy w pierwszej kolejności skonfigurować pocztę elektroniczną w ustawieniach programu LoMag. W tym celu przechodzimy do ustawień (), a następnie do zakładki . Jeśli ustawiliśmy wcześniej ustawienia poczty elektronicznej, powyższa informacja nie zostanie wyświetlona, a proces uruchomi moduł .

W polach zakładki podajemy dane SMTP swojego usługodawcy poczty elektronicznej oraz adres i hasło swojego adresu e-mail. Dane SMTP usługodawcy pocztowego znajdziemy na jego stronie. Poniżej ilustracje ustawień pocztowych przeznaczonych dla najpopularniejszych skrzynek pocztowych w Polsce.

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej gmail.com

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej onet.pl

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej wp.pl

Ustawienia e-mail dla skrzynki pocztowej interia.pl

Po wprowadzeniu tych danych klikamy w i przechodzimy na nasz dokument, klikając ponownie przycisk . Zostanie otwarte okno .

Po sprawdzeniu, czy adres e-mail kontrahenta, do którego chcemy wysłać dokument zamówienia jest poprawny, wysyłamy do niego wiadomość, klikając przycisk . O poprawnym wysłaniu wiadomości zostaniemy poinformowani w następnej kolejności.

Wystawioną fakturę proforma zapisujemy i zamykamy okno dokumentu (). Gdy w przyszłości zanotujemy wpłatę za wystawioną proformę, jesteśmy zobowiązani do wystawienia faktury VAT. Aby nie wystawiać w przyszłości na nowo faktury ręcznie możemy odnaleźć wcześniejszą proformę w module , a następnie za pomocą jednego klawisza () wygenerujemy na jej podstawie fakturę VAT.

Dla przykładu w module w zakładce znajdziemy naszą wystawioną proformę. Kliknijmy na nią dwukrotnie prawym klawiszem myszy, lub użyjmy przycisku na pasku narzędziowym w celu otworzenia dokumentu.

Po uruchomieniu faktury proforma klikamy w , po czym automatycznie zostanie wygenerowany dokument faktury VAT.

1.4 Faktura VAT

jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż; w przeciwieństwie do proformy, powoduje ona powstanie skutków księgowo-podatkowych, zapisanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Dokument ten w funkcjonalności programu LoMag jest niemal identyczny jak poznany wcześniej dokument faktury proformy, ale skutki prawne tych dokumentów są już inne. W module mamy dwie dodatkowe funkcje, których nie znajdziemy w module - jest to narzędze oraz narzędzie (dostępne, jeśli korzystamy również z modułu magazynu) opisane w dalszej części instrukcji.

1.5 Faktura Korygująca

Faktury korygujące służą do zmiany danych dotyczących transakcji np. udzielenie rabatu, zwrotu towaru lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce VAT bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Po uruchomieniu modułu najpierw zostanie wyświetlona lista faktur, z której wybieramy tą, dla której chcemy wystawić korektę, a następnie klikamy przycisk .

Po wybraniu dokumentu źródłowego, do faktury korekty zostaną dodane wszystkie pozycje oryginalnej faktury w niezmienionej postaci, jak poniżej:

Załóżmy, że chcemy zmienić cenę towaru po jakiej został sprzedany na nr FV000010/14 - M1. Aby wystawić korektę faktury zaznaczamy towar i zmieniamy cenę, z jaką został sprzedany towar (Jabłka), klikając w przycisk .

W pozycjach cen netto i brutto widzimy aktualne ceny, za jakie został sprzedany towar; aby zrobić korektę cenową, przechodzimy do pola i zmieniamy wartość (dla przykładu z "1" zł na "1,50"zł). Zatwierdzamy zmianę przyciskiem .

Faktura została nadpisana o zmianę ceny sprzedanego towaru. Poniżej widzimy podgląd wydruku przed chwilą wystawionej korekty.

1.6 Kolumny dedykowane na fakturach

Kolumny dedykowane umożliwiają nam dodawanie dodatkowych pól na fakturach (np. "Numer zam. klienta", czyli numer, którego używa klient do identyfikacji tej transakcji u siebie w systemie). Aby dodać takie dodatkowe pole na dokument, przejdźmy w tym celu w pierwszej kolejności do , do zakładki . Następnie wybieramy "Faktury" z pola .

Dla przykładu dodamy kolumnę liczbową, przeznaczoną dla klienta do identyfikacji tej transakcji u siebie w systemie. Aby przeprowadzić ta czynność klikamy w , zostanie otwarte nowe okno, gdzie w polu wpisujemy "Numer zam. klienta", następnie wybieramy odpowiedni typ kolumny (liczbowa) i klikamy przycisk zatwierdzając naszą operacje.

Po dodaniu pola dedykowanego będzie one widoczne w głównym oknie dokumentów zamówień.

Pola dedykowane można również zamiesić na wydruku dokumentu.

Aby kolumny dedykowane pojawiły się na wydruku (jak powyżej), należy edytować szablon dokumentu i umieścić kolumnę dedykowaną za pomocą modułu . Jak edytować lub tworzyć własne faktury w module zostało szczegółowo opisane tutaj.

Możemy tworzyć różnego typu kolumny dedykowane. Powyżej pokazaliśmy przykład dla typu kolumny liczbowej, mamy możliwość tworzenia jeszcze kolumn tekstowych, odnośników (np. strona internetowa klienta), typu ankiety "tak/nie", daty oraz pola rozwijane. Pola dedykowane możemy również umieścić na elementach faktur (np. w oknie dodawania towaru).

2. Powiązanie modułów ZAMÓWIENIA - MAGAZYN - FAKTURY

Jak wspomnieliśmy na początku instrukcji, wszystkie moduły programu LoMag (ZAMÓWIENIA - MAGAZYN - FAKTURY) są ze sobą zintegrowane. Dla przykładu pokażemy szereg operacji od utworzenia oferty do wystawienia dokumentu faktury. Aby przeprowadzić poniższe kroki należy posiadać wykupione wszystkie moduły programu LoMag.

Ustawienia

W programie LoMag można prowadzić ewidencję magazynową zarówno w cenach netto jak i brutto. Można to ustawić w ustawieniach () w zakładce w polu (patrz poniżej). Jest to ustawienie niezależne od obsługi VAT. Domyślnie przy obsłudze VAT magazyn jest liczony w cenach netto, bez VAT w brutto - ale program pozwala na dowolne ustawienie.

Powiązania

Załóżmy taki przebieg operacji: ()składamy ofertę sprzedaży towarów naszemu klientowi, który ją przyjmuje, dlatego następnie ()musimy wygenerować ze złożonej oferty klientowi dokument zamówienia od odbiorcy. Po kilku dniach nasz klient przyjeżdża po zamówiony towar - przy jego wydawaniu jest generowany dokument magazynowy - wydanie z magazynu.

- tworzymy ofertę dla naszego klienta (Pana Jana Kowalskiego). W tym celu otwieramy dokument oferty () na którym zakładamy ofertę sprzedania 100kg jabłek po cenie zakupu (czyli bez żadnego ) i wysyłamy ją do klienta drogą elektroniczną.

- po kilku dniach klient wyraził chęć skorzystania z oferty, dlatego wygenerujemy dla niego dokument zamówienia na podstawie dokumentu oferty. W tym celu w module szukamy dokumentu oferty, jaką wysłaliśmy naszemu klientowi - otwieramy ją.

Następnie na jej podstawie generujemy dokument zamówienia klawiszem .

Ponownie możemy wysłać dokument klientowi na adres email, używając do tego przycisku . Zapisujemy naszą operację klikając . Istnieje możliwość zmiany ceny - w tym celu wybieramy towar na dokumencie i klikamy

- klient przyjechał odebrać zamówiony towar. Podczas wydawania towaru klientowi zostaje wydany również dokument WZ () (na podstawie dokumentu zamówienie od odbiorcy). W tym celu tak jak powyżej, najpierw wyszukujemy w module wcześniej wygenerowany dokument zamówienia i na jego podstawie generujemy dokument WZ, klikając przycisk .

Następnie po wygenerowaniu dokumentu WZ, wystawiamy fakturę za zakupiony towar - . W tym celu możemy od razu na dokumencie WZ () wygenerować fakturę, używając przycisku .

Alternatywną opcją dla punktu może być wystawienie faktury za pomocą funkcji powiąż z WZ () w oknie dokumentu . Przechodząc do niego bezpośrednio na dokument ().

Wizualizacja powiązań

Będąc na etapie wystawiania faktury warto zajrzeć do narzędzia , gdzie powinniśmy zobaczyć cały powyższy przebieg operacji. Moduł jest graficznym przedstawieniem ikon dokumentów, ułatwiających analizę historii przepływu dokumentów, czyli umożliwia w szybki sposób sprawdzić, jaki dokument powstał w jakiego dokumentu (np. Faktura VAT powstała z Faktury Proforma). Dokumenty te mogą tworzyć dwie różne osoby, a ceny na fakturach mogą być od siebie inne. Dlatego będąc w oknie naszej faktury kliknijmy w przycisk .

Przyjrzyjmy się dokładniej, poniższej wizualizacji powiązań.

Na zaznaczonym powyżej obszarze w ramce widzimy kolejność postawania bieżącego dokumentu, na którym się znajdujemy, czyli FV000010/14 - M1 (). Faktura ta powstała na podstawie szeregu przeprowadzonych procesów, kolejno: utworzonej oferty o nr OF000006/14 - M1 (), wystawienia dokumentu zamówienia o nr ZO000006/14 - M1 (), wydania z magazynu o nr WZ000009/14 - M1 (). Dodatkowo widzimy, że towar na wydaniu z magazynu o nr WZ000009/14 - M1 pochodzi z dokumentu BO (Bilans otwarcia). Dokument WZ został powiązany z dokumentem BO, ponieważ dopiero wydanie zmienia faktyczny stan na magazynie (dokumenty oferta i zamówienie nie zmieniają stanów magazynowych). Na przedstawionej wizualizacji widzimy, że dokument WZ powstał z dwóch dokumentów ZO (zamówienia od klienta) i dokumentu na BO, na którym przyjęty został towar na magazyn. Aby zajrzeć do zawartości któregoś z dokumentów wystarczy dwukrotnie na niego kliknąć.

Pozostała część drzewka (poniżej) przedstawia inne operacje magazynowe, jakie są powiązane już z dokumentem BO (a nie z naszym aktualnym dokumentem). Z prawej strony okna mamy listę dokumentów magazynowych, którymi możemy zarządzać.

3. Szybkie wystawianie faktur z automatyczną zmianą stanu magazynu

Jeśli korzystamy z modułu magazynu i chcemy szybko wystawić fakturę i zdjąć towar ze stanów magazynowych, istnieje możliwość najpierw udokumentowania sprzedaży towaru, wystawiając fakturę VAT, a dopiero w drugiej kolejności automatycznie zostanie wygenerowany dokument Wydanie z magazynu (WZ) zmieniający stan magazynowy. Wystawmy przykładową fakturę VAT za sprzedany towar (Jabłka 200kg), a następnie kliknijmy w przycisk .

Zostaniemy zapytani, czy utworzyć dokument WZ na podstawie naszej faktury. Po kliknięciu w przycisk zostanie otwarte okno dokumentu WZ ().

4. Wystawianie faktur zbiorczych (Kreator faktur)

Korzystając z minimum dwóch modułów LoMag - modułu magazynu i faktur, mamy dodatkowo możliwość wystawiania faktur za pomocą modułu kreatora faktur (). Pozwala on na wystawianie faktur na 3 sposoby:

• Nowa pusta faktura
• Faktura wygenerowana na podstawie wydania z magazynu
• Faktura wygenerowana na podstawie wielu wydań z magazynu

Aby uruchomić moduł należy kliknąć w ikonkę widoczną na pasku programu LoMag.

Nowa pusta faktura

Następnie w interfejsie okna widzimy 3 możliwości wygenerowania faktur. Wybierając pierwszą możliwość - po jej potwierdzeniu przyciskiem zostanie otwarty poznany już moduł tworzenia faktur - .

Faktura wygenerowana na podstawie wydania z magazynu

Wybierając opcję jesteśmy wstanie wygenerować fakturę z istniejącego już dokumentu WZ. Funkcja ta jest analogiczna dla poznanego już narzędzia powiąż z WZ (), dostępnego w module . Aby skorzystać z tej opcji generowania faktury, zaznaczymy opcje , następnie klikamy w , po którym zostanie wyświetlone okno z dokumentami wydanie z magazynu, z których możemy wygenerować fakturę.

Po wybraniu odpowiedniego dokumentu WZ dwukrotnym kliknięciem, dokument ten zostanie dodany do kreatora. Aby zatwierdzić poprawność wyboru klikamy . Po czym wyświetli się okno wystawiania faktury, gdzie możemy ją wygenerować.

Jak widzimy powyżej, na fakturę zostały dodane towary z określonego przez nas dokumentu WZ

• Warto zauważyć, że dany dokument WZ może być wykorzystany tylko na jednej fakturze. Czyli nie można na podstawie jednego dokumentu WZ stworzyć kilku faktur.

Faktura wygenerowana na podstawie wielu wydań z magazynu

Program LoMag obsługuje również sytuację, w której wystawiamy faktury zbiorcze na podstawie kilku dokumentów WZ. W takim przypadku pomoże nam 3 opcja kreatora, czyli . Po jej wybraniu zostaną odblokowane pozycje dodania dokumentów WZ dla danego kontrahenta i/lub dodania pozostałych dokumentów WZ. Przechodzimy do pierwszego pola klikamy w , gdzie zostanie wyświetlona lista kontrahentów dostępna w programu LoMag. W celu dodania dokumentów WZ danego kontrahenta do kreatora klikamy dwukrotnie na jego pozycję, a następnie klikamy .

Jak widzimy powyżej, po kliknięciu do pola pod formularzem zostały dodane wszystkie dokumenty magazynowe WZ, przypisane do danego kontrahenta (aby usunąć któryś z tych dokumentów, zaznaczamy jego pozycję i klikamy klawisz ).

Dla przykładu, zapomnieliśmy kiedyś dodać naszego kontrahenta (e-zieleniak.pl) na jednym dokumencie WZ o nr WZ64/18 - Now, dlatego musimy go dodać do listy w module za pomocą opcji . Podobnie jak powyżej klikamy w , gdzie zostanie wyświetlona lista dokumentów, następnie dwukrotnie klikamy w pozycję naszego dokumentu (o nr. WZ64/18 – Now), a następnie klikamy przycisk , aby dodać dokument do listy.

Jeśli zdefiniowaliśmy już wszystkie dokumenty, z których zamierzamy wystawić fakturę, klikamy przycisk w module kreatora. Na fakturę zostały dodane towary z trzech powyżej zaznaczonych dokumentów (patrz poniżej).

5. Faktury zaliczkowe

W przypadku zawierania transakcji sprzedawca może wymagać od nabywcy wpłaty pewnej sumy pieniędzy na poczet przyszłego dostarczenia towarów lub świadczenia usług. Wpłatę taką nazywa się zaliczką lub przedpłatą. Program magazynowy LoMag pozwala nam na wystawienie faktur zaliczkowych na 3 sposoby:

• Nowa faktura zaliczkowa
• Kolejna faktura zaliczkowa do istniejącej faktury
• Faktura zaliczkowa końcowa

Aby uruchomić moduł dla faktur zaliczkowych należy tak jak w przypadku kreatora faktur kliknąć w ikonę widoczną na pasku programu LoMag.

Nowa faktura zaliczkowa

Po prawej stronie interfejsu okna mamy trzy możliwości wygenerowania faktur zaliczkowych. Wybierając pierwszą możliwość jaką jest "Nowa faktura zaliczkowa" zostanie otwarte nowe okno zbliżone do poznanego nam już wcześniej dokumentu faktur. Wszystkie pola wypełniamy w sposób identyczny jak na fakturze, jedyną różnicą jest pole o nazwie Zaliczka – należy wprowadzić w nim kwotę jaką kontrahent ma zamiar wpłacić na poczet przyszłej faktury za dany towar lub usługę z listy.

Kolejna faktura zaliczkowa do istniejącej faktury zaliczkowej

Wybierając opcję jesteśmy w stanie wygenerować dokument powiązany z istniejącą już fakturą zaliczkową. W celu skorzystania z tej opcji należy zaznaczyć opcję, następnie wybrać dokument z którym chcemy powiązać nową fakturę oraz kliknąć przycisk OK.

Po wybraniu dokumentu z którym chcemy powiązać nową fakturę zaliczkową, użytkownikowi programu LoMag wyświetli się nowe okno w którym będzie zdefiniowana lista towarów które utworzyliśmy przy pierwszej fakturze zaliczkowej.

• W dokumencie powiązanym z choć z jedną fakturą zaliczkową w której została uiszczona wpłata nie jest możliwe dodawanie, edytowanie oraz usuwanie pozycji na liście towarów.

W celu dokonania wpłaty kolejnej zaliczki należy jak poprzednio wprowadzić kwotę wpłaty oraz zapisać dokument. W przypadku kiedy próba wpłaty jest większa niż wartość dokumentu ( z uwzględnieniem poprzednio wpłaconych zaliczek), przy próbie zapisu dokumentu - wyskoczy okno dialogowe w którym program poinformuje nas że została przekroczona maksymalna kwota zaliczki, oraz informacje o pozostałej maksymalnej kwocie do wpłaty.

Aby sprawdzić dokumenty oraz kwotę zaliczek, należy kliknąć na ikonę . Użytkownikowi wyświetli się wtedy nowe okno z listą dokumentów oraz kwotami zaliczek. Drugą opcją sprawdzenia sumy zaliczek, jest najechanie kursorem myszki na ikonę wyświetli nam się wtedy informacja z sumą wpłat zaliczek.

Faktura zaliczkowa końcowa

Wybierając opcję użytkownik będzie mógł wystawić końcowy dokument dla zbioru powiązanych faktur korygujących. W tym celu należy wybrać z listy dokument dla którego chcemy wystawić fakturę zaliczkową końcową, a następnie nacisnąć przycisk OK.

Po otworzeniu się nowego okna faktury zaliczkowej końcowej możemy zauważyć iż zmieniła się numeracja symbolów dokumentu z FZ na FZk (faktura zaliczkowa na faktura zaliczkowa końcowa). Użytkownik nie musi także wprowadzać kwoty zaliczki jaką chce wpłacić, gdyż program LoMag automatycznie przekalkulował i wstawił odpowiednią kwotę w celu spłaty brakującej wartości dokumentu. Kontrahentowi który opłacił pełną wartość dokumentu można wydać towar z magazynu - faktura zaliczkowa końcowa umożliwia wygenerowanie dokumentu WZ, co w przypadku poprzednich faktur zaliczkowych nie jest możliwe.

• Kwota zaliczki jest kalkulowana automatycznie przez program w celu spłaty pełnej należności za fakturę. Pole to jest nieedytowalne ( nie można wprowadzić w nim zmian), gdyż jak sama nazwa dokumentu mówi kwota musi być końcowa, aby wystawić ostateczny dokument dla powiązanych faktur zaliczkowych.

Drukując dokument przynajmniej dwóch powiązanych ze sobą faktur zaliczkowych możemy znaleźć na nim informację na temat pozostałych faktur zaliczkowych powiązanych z danym dokumentem.

Aby wyświetlić listę faktur zaliczkowych należy kliknąć w moduł Dokumenty, a następnie z rozwijanej listy wybrać Faktury Zaliczkowe.

Z poziomu listy dokumentów istnieje także możliwość wystawienia nowych faktur zaliczkowych oraz końcowych. W celu uruchomienia kreatora faktur zaliczkowych należy kliknąć przycisk , wyświetli nam się okno kreatora faktur zaliczkowych ze znanymi opcjami z tej Instrukcji, lecz w przeciwieństwie do użytego wcześniej kreatora faktur - nie będzie na nim widocznych opcji tworzenia faktur oraz faktur na podstawie dokumentów WZ.

Zaznaczając na liście lewym przyciskiem myszki dany dokument, możemy dodać kolejną powiązaną fakturę zaliczkową lub końcową klikając odpowiednio w przyciski oraz