Tak wygląda nasz plik z listą towarów na dokument w programie kalkulacyjnym:

Skrócona instrukcja użytkownika do programu magazynowego LoMag

Plik został wczytany do programu LoMag:

Aby pobrać instrukcję w formacie PDF do wydruku, proszę nacisnąć prawym przyciskiem na poniższy link i wybrać „Zapisz element docelowy jako…”.

POBIERZ INSTRUKCJĘ

Następnie musimy dopasować kolumny z Excela do pól modułu . Dla każdej kolumny, którą chcemy zaimportować, wybieramy odpowiednie pole (np. kod kreskowy, ilość) z listy.

1. Instalacja oprogramowania

W pierwszej kolumnie widzimy informacje o kodzie kreskowym produktu; w celu importowania kodu produktów (kolumny pierwszej) z rozwijanej listy, wybieramy odpowiednie pole, czyli "Kod kreskowy" (patrz poniżej).

W kolumnie drugiej widzimy ilość towaru; podobnie jak powyżej, w celu importowania ilości towaru, wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie pole, czyli "Ilość".

W ten sam sposób postępujemy z każdą kolumną, którą chcemy zaimportować do bazy oprogramowania.

• Kolumny określone polem "Nie importuj" nie zostaną zaimportowane do oprogramowania magazynowego LoMag.

Aktualną wersję programu można pobrać z Internetu ze strony www.LoMag.pl. Program LoMag instaluje się automatycznie wraz ze wszystkimi potrzebnymi komponentami. Domyślnie program działa na 1 stanowisku. Aby program pracował w sieci komputery muszą być połączone siecią lokalną. Na każdym z komputerów należy zainstalować kopię programu, a następnie, na komputerze pełniącym rolę serwera, należy wybrać opcję „Ten komputer pełni rolę serwera” w Menu „Program/Ustawienia/Praca w sieci” i zapamiętać nazwę serwera, która wyświetli się poniżej. Na pozostałych komputerach wybieramy opcję „Ten komputer to klient, łączy się z serwerem” i wpisujemy nazwę serwera.

Po wybraniu przez nas odpowiednich kolumn w celu importu danych, klikamy w .

2. Podstawowa konfiguracja programu

O pomyślnym zakończeniu importowania danych do programu poinformuje nas okno informacyjne (patrz powyżej).

W celu prawidłowego rozpoczęcia pracy z programem należy ustawić opcje w menu „Program/Ustawienia”. Najważniejsze ustawienia opisane są poniżej, zaawansowane opcje konfiguracji opisane są na końcu instrukcji.

• Aby proces importowania danych zakończył się pomyślnie wymagane są 2 pola (kolumny): kod kreskowy lub nazwa towaru. W przypadku braku tych elementów (kolumn), proces importu nie zostanie wykonany.
• Jeśli nie podamy ilości towaru program domyślnie wstawi 1 szt.
• Jeśli nie podamy ceny towaru program domyślnie wstawi cenę ustaloną w kartotece towaru.
• „Ustawienia/Obliczania/Wyświetlanie liczb/Wyświetlanie cen i wartości” - jeśli odznaczymy tę opcję, program nie będzie obsługiwał cen towaru i będzie można prowadzić tylko ewidencję ilościową towarów. Przy przychodach i wydaniach towaru program będzie tylko pytał o ilość towaru.

Towary z pliku Excel zostały dodane na dokument, pozostałe informacje o produktach (takie jak "Nazwa towaru", "miara", "wartość" itd.) zostały automatycznie uzupełnione przez program.



7. Metody FIFO i LIFO.

• „Ustawienia/Obliczenia/Wyświetlanie liczb/Cena sprzedaży jest ustalana kwotowo w kartotece towaru w polu Sugerowana cena sprzedaży” - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie domyślnych cen z kartoteki. W kartotece towaru ustalamy cenę sprzedaży i program podpowiada tę cenę przy każdym wydaniu, niezależnie od ceny zakupu.

FIFO i LIFO to modele wyceny rozchodu materiałów. Metoda FIFO (First In - First Out, dosłownie: pierwsze weszło - pierwsze wyszło) jest najczęściej spotykana i polega na tym, że pierwszy zostanie wydany z magazynu towar znajdujący się w pierwszej dostawie. Natomiast model LIFO (Last In - First Out, dosłownie: ostatnie weszło - pierwsze wyszło) wskazuje, że pierwszy zostanie wydany z magazynu towar począwszy od ostatniej jednostki przyjętej do magazynu.

• „Ustawienia/Obliczenia/Wyświetlanie liczb/Cena sprzedaży jest obliczana jako suma ceny zakupu oraz narzutu (lub marży) z kartoteki” - oznacza, że program będzie proponował ceny wydania towaru na podstawie marży od ceny zakupu, np. przychód na magazyn po 10 zł / szt. Wydanie z magazynu z narzutem 20% , czyli 12 zł /szt. Wysokość marży określa się w kartotece towarów.

Program magazynowy LoMag umożliwia nam indywidualne ustawienie odpowiedniej metody wyceny zapasów (FIFO lub LIFO), aby tego dokonać, musimy przejść do ustawień oprogramowania () do zakładki .


• „Ustawienia/Kontrahenci/Dostawcy” - po odznaczeniu tej opcji program nie będzie obsługiwał dostawców i nie będzie pytał o nazwę dostawcy przy tworzeniu dokumentów.

Następnie w części interfejsu z pola wybieramy odpowiedni model wyceny magazynu program LoMag "FIFO" lub "LIFO".


• „Ustawienia/Kontrahenci/Odbiorcy, Pracownicy” - analogicznie jak powyżej program wyłączy obsługę kontrahentów.

7.1 Metody FIFO i LIFO na dokumentach.

• „Ustawienia/Firma” - dane Państwa firmy widoczne na dokumentach.

Zastosowanie jednej z tych dwóch metod ma swoje odzwierciedlenie na dokumentach magazynowym w oprogramowaniu magazynowym LoMag. Dla przykładu przyjrzyjmy się kolejno metodzie FIFO, a następnie LIFO.

• „Ustawienia/Kolumny dedykowane/” - nazwy dla dodatkowych pól towaru z wartością tekstową (atrybuty/cechy towaru, np. kolor), liczbową (np. waga) lub hiperłączem (np. strona www producenta).

3. Rozpoczęcie pracy z programem

Zatem wybierzmy metodę FIFO w ustawieniach LoMag, a następnie zatwierdźmy zmianę klawiszem . Przejdźmy do dokumentu i otwórzmy okno dodania towaru na magazyn (wybieramy z pola narzędziowego dokumentu WZ).

Wybierzmy przykładowy towar złożony z kilku dostaw.

Określmy przykładową ilość (wydawanego towaru), np. "130 kg" następnie w części interfejsu zobaczmy, z której dostawy zostanie wydany towar na dokument .

Program może obsłużyć dowolną liczbę magazynów. Po uruchomieniu pojawia się okno, w którym należy wybrać magazyn, na którym chcemy pracować. W oknie wyboru magazynu możemy również dodać nowy magazyn, zmienić nazwę i kod magazynu lub usunąć magazyn wraz ze wszystkimi dokumentami. Po naciśnięciu przycisku „Otwórz” lub klawisza „ENTER” program otworzy zaznaczony magazyn i od tej pory można dokonywać operacji na tym magazynie. Jeśli chcemy zmienić aktywny magazyn, należy wejść do menu „Program/Otwórz magazyn”.

Jak widzimy powyżej stosując metodę FIFO program LoMag wybiera najpierw towar (do wydania) z najstarszej dostawy.

Przejdźmy do ustawień programu i zmieńmy model liczenia wartości magazynu na LIFO. Następnie wróćmy na dokument , wybierzmy przykładowy towar złożony z kilku dostaw oraz określmy przykładową ilość (wydawanego towaru) np. "360 kg", następnie w części interfejsu sprawdźmy rezultat.

Stosując model LIFO zauważymy, że oprogramowanie wybiera najpierw towar (do wydania) z najwcześniejszej dostawy. Zwróćmy również uwagę, że jeżeli ilość towaru, jaką określiliśmy (do wydania), jest większa niż ilość pierwszej dostawy, to pozostały towar (do wydania) jest wybierany z kolejnych dostaw - technika ta działa zarówno dla modelu LIFO, jak i FIFO.

Przed rozpoczęciem tworzenia dokumentów warto zdefiniować kartotekę towarów oraz kontrahentów. Istnieje również możliwość importu kartotek z pliku Excel. W menu „Towary/Importuj z Excela” mamy dostępny prosty w obsłudze moduł importu. Aby zaimportować dane, wystarczy wskazać plik Excel, a następnie dopasować kolumny z pliku Excel do kolumn w programie LoMag, wybierając nazwę pola z listy rozwijanej. Następnie naciskamy „Import towarów - dodaje nowe lub aktualizuje gdy jest już w bazie” i program dodaje lub aktualizuje dane. Kluczem dla aktualizacji towarów jest „Nazwa towaru” oraz „Jednostka” - czyli jeśli dana nazwa towaru oraz jednostka istnieje w bazie, program aktualizuje pozostałe dane. Istnieje możliwość importowania towarów do wielu magazynów.

• Oprogramowanie magazynowe LoMag, podczas wydawania towaru, automatycznie przelicza cenę i wartość towaru na podstawie cen zakupu z odpowiednich dostaw.

Poza technikami FIFO i LIFO istnieje również możliwość wybrania towaru na dokument z konkretnej dostawy.

8. Podgląd i wybór dostaw - wybór towaru na dokument z konkretnej dostawy.

Analogicznie do importu towarów działa import kontrahentów. W menu „Kontrahenci/Importuj z Excela” możemy wskazać plik z listą dostawców, odbiorców i pracowników. W pliku Excel należy umieścić kolumny z wartościami „tak” oraz „nie”, aby program przypisał dla danego kontrahenta jego status. Przykładowa zawartość pliku Excel:
„Nazwa odbiorca dostawca”
„Klient1 tak nie”
„Dystrybutor1 nie tak”

4. Kartoteka towarów

Dodając towar na dokument program automatycznie określa, z której dostawy towar ma zostać wydany (za pomocą metod FIFO lub LIFO). Jednak w oprogramowaniu LoMag nic nie stoi na przeszkodzie, aby wybrać towar na dokument z konkretnej dostawy, czy dostaw.

W celu wydania na dokument towaru z konkretnej dostawy, przejdźmy do dokumentu , następnie wybierzmy przykładowy towar złożony z kilku dostaw.

Przejdźmy do części , w której znajduje się lista dostaw – znajdziemy tam pola , , oraz inne (w przypadku włączenia niedomyślnych funkcji w ustawieniach oprogramowania). W celu wydania na dokument towaru z odpowiedniej dostawy - znajdźmy interesującą nas dostawę, a następnie w jej komórce w kolumnie określmy ilość towaru do wydania.

Aby przejść do kartoteki towarów należy wybrać opcję menu „Towary/Kartoteka towarów” lub nacisnąć klawisz skrótu Ctrl+T, lub nacisnąć ikonę kartoteki towarów na pasku narzędziowym. Wszystkie sposoby są równoważne i zostały dodane dla ułatwienia pracy z programem. Po uruchomieniu kartoteki zostanie wyświetlona lista towarów z aktualnego magazynu wraz z aktualnym stanem magazynowym. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr lub grupa na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na pozycję dowolnej kolumny, a następnie wybrać opcję „Układ kolumn”. Przycisk „Historia” umożliwia szybki podgląd ruchów magazynowych dla danego towaru. Aby dodać towar do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D.

Dla przykładu chcemy wydać naszemu odbiorcy 50kg marchwi z dostawy o nr. "PZ000009/13 - M1" i 30kg marchwi z dostawy o nr "PZ000011/13 - M1"; aby tego dokonać szukamy w tabeli pierwszą interesującą nas dostawę (czyli nr "PZ000009/13 - M1").

Po wyszukaniu wiersza z odpowiednią dostawą, przechodzimy do komórki kolumny - wprowadzamy ilość, jaka ma zostać z tej dostawy wydana (czyli 50kg) i klikamy klawisz "ENTER".

Stworzenie pełnej listy towarów nie jest konieczne, ale znacząco ułatwi i przyspieszy tworzenie dokumentów. Zalecamy stworzenie kartoteki przed rozpoczęciem dodawania dokumentów. W kartotece towarów możemy opisać atrybuty towaru, kod kreskowy, jednostkę miary, grupę, bilans otwarcia (wartości początkowe), sugerowane ceny oraz stan minimalny i maksymalny. Poniżej opisujemy znaczenie i wykorzystanie każdego z tych pól:

W powyższy sposób wybraliśmy 50kg marchwi z konkretnej dostawy. Zwróćmy uwagę na pole , które wskazuje "51", a nie "50". Stało się tak, ponieważ program magazynowy LoMag, wraz z wczytaniem towaru na formularz dokumentu, określił automatycznie początkową (domyślną) ilość towaru z dostawy na podstawie ustalonej metody wyceny zapasów (FIFO, LIFO). W celu skorygowania różnicy, przejdźmy do domyślnej dostawy i wprowadźmy ilość "0".

Jednostka miary może zostać wybrana z listy lub wpisana z klawiatury. Jeśli brakuje danej jednostki zostanie dodana do bazy.

Pozostało nam jeszcze wydanie 30kg marchwi z dostawy o nr "PZ000011/13 - M1" w tym celu działamy podobnie, jak powyżej.

W taki oto sposób wybraliśmy towar z konkretnych dostaw na dokument magazynowy.

Grupa towaru umożliwia grupowanie asortymentu, np. grupa „Owoce” może obejmować Gruszki, Jabłka, itd. Grupy ułatwiają wyszukiwanie towarów oraz są wykorzystywane w raportach.

• Bilans otwarcia pozwala określić początkowe wartości (stan, cena) towaru, który znajduje się już na magazynie.

9. Wyszukiwanie dokumentów

W oprogramowaniu istnieje narzędzie wyszukiwania dokumentów. W tym celu korzystamy z modułu , który jest domyślnie uruchomiony przy stracie (otwieraniu) pracy jednego z magazynów.

Okno możemy również uruchomić za pomocą ikony , która znajduje się na pasku narzędziowym. Alternatywą na otwarcie modułu jest skrót klawiszowy "Ctrl+F".

Sugerowane ceny: sugerowana cena zakupu, sugerowana marża (lub sugerowana cena sprzedaży przy ustawieniu „Cena sprzedaży jest brana z kartoteki”) nie są polami obowiązkowymi, ale przyspieszają tworzenie dokumentów. Po wybraniu towaru na nowym dokumencie program będzie sugerował ceny zgodnie z ustawieniami w kartotece. Oczywiście ceny można dowolnie ustalać na dokumentach, ale jeśli ceny nie zmieniają się często, warto zdefiniować je raz na jakiś czas w kartotece. Jeśli prowadzą Państwo ewidencję towarów bez sprzedaży z zyskiem, marża powinna pozostać zerem tak, jak domyślnie sugeruje program.

W module możemy wyszukiwać dane dotyczące towarów, kontrahentów oraz dokumentów, które teraz nas najbardziej interesują. Aby wyszukać dokumenty magazynowe przechodzimy do zakładki .

Stan minimalny określa minimalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów, których brakuje na magazynie (menu „Towary/Wyszukiwanie/Stan minimalny”).

W oknie znajduje się pole wyszukiwań (), menu narzędziowe przeznaczone do zarządzania dokumentami () oraz lista dokumentów magazynowych ().

Stan maksymalny określa maksymalną (alarmową) ilość towaru na magazynie. Pole wykorzystywane jest przy wyszukiwaniu towarów z nadmierną ilością na magazynie (menu „Towary/Wyszukiwanie/Stan maksymalny”).

Usunięcie towaru z kartoteki jest możliwe jeśli towar nie był wykorzystywany na dokumentach.

Lista dokumentów w module jest pusta; aby wyświetlić pełną listę dokumentów magazynowych klikamy w przycisk , po czym wyświetli się nam pełna lista dokumentów magazynowych w bazie programu LoMag.

Warto zaznaczyć, iż lista towarów w każdym magazynie może być zupełnie inna. Aby skopiować kartotekę towarów z innego magazynu, należy wybrać opcje „Towary/Kopiuj z innego magazynu”. Następnie wybrać magazyn, z którego chcemy skopiować towary i zaznaczyć kilka lub wszystkie towary w lewym panelu. Przycisk „>” kopiuje towary do aktualnego magazynu.

Wyszukiwać dokumentów magazynowych można na kilka sposobów. Za pomocą fragmentu tekstu, po określeniu konkretnego towaru lub/i konkretnego kontrahenta, typu dokumentu oraz za pomocą fragmentu kodu kreskowego, czy uwag umieszczonych na dokumencie. Określając kilka pól dla jednego wyszukiwania, ograniczamy nasze pole wyszukiwań.

5. Kartoteka kontrahentów

Dla przykładu wyszukajmy dokumenty przyjęcia na magazyn kontrahenta "Jan Kowalski", który zawiera na dokumencie towar "Marchew" - w tym celu w polu określamy pola (czyli Przyjęcie na magazyn), (czyli "Jan Kowalski") oraz (czyli "Marchew").

Stosując kilka kryteriów wyszukiwania, możemy znacząco ograniczyć pole wyszukiwań.

Pasek narzędziowy umożliwia nam edycję () oraz usunięcie () dokumentu magazynowego. Pozwala nam również na wydrukowanie () zestawienia dokumentów oraz jego eksportowanie () do pliku Excel.

Aby przejść do kartoteki kontrahentów należy wybrać opcję menu „Kontrahenci”, a następnie wybrać odpowiednią kartotękę dla danego typu kontrahenta „Odbiorcy”, „Dostawcy”, „Pracownicy”. Po uruchomieniu odpowiedniej kartoteki zostanie wyświetlona lista kontrahentów danego typu. Lista może być zawężona, jeśli wybrany zostanie filtr lub grupa na pasku narzędziowym kartoteki. Listę kolumn w kartotece można dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na pozycję dowolnej kolumny, a następnie wybrać opcję „Układ kolumn”. Przycisk „Historia” umożliwia szybki pogląd ruchów magazynowych dla danego kontrahenta. Aby dodać kontrahenta do kartoteki można również użyć skrótu klawiaturowego Alt-D.

Kontrahenci zostali podzieleni na 3 grupy:

• Dostawcy - wykorzystywani na dokumentach PZ, korekta PZ
• Odbiorcy - wykorzystywani na dokumentach WZ, korekta WZ, MM
• Pracownicy - wykorzystywani na dokumentach PW, RW, MM

Możemy dowolnie skonfigurować okno dialogowe modułu , np. możemy zarządzać wyświetlaniem dowolnych kolumn, zmieniać nazwę kolumn, itp. Istnieje również funkcja filtrowania danych; pomaga ona w szybki sposób wyświetlić odpowiednie dokumenty po zdefiniowanych przez nas wariantach. Funkcja ta nie jest tak często stosowana przy dokumentach, jak przy np. towarach. Aby zapoznać się z funkcjami konfigurowania okna dialogowego oraz filtrowania danych zapraszamy do przejścia tutaj, a następnie do przejścia do punktu 6.3 Pasek narzędziowy, konfiguracja oraz filtrowanie danych.

Każdy kontrahent może należeć do jednej lub więcej grup, np. Jan Kowalski może być zarówno dostawcą jak i odbiorcą. Usunięcie kontrahenta z kartoteki jest możliwe tylko wtedy, jeśli nie był wykorzystywany na dokumentach. Kontrahenci są widoczni we wszystkich magazynach, czyli dodając kontrahenta w dowolnym z magazynów będzie można go używać we wszystkich innych magazynach.

6. Dokumenty magazynowe

Wszystkie dokumenty w programie dodaje się w taki sam sposób. Aby przyspieszyć pracę, oprócz ikon, są dostępne również skróty klawiszowe:

10. Dokument BO

• F2 - dokument PZ (Przyjęcie na magazyn), np. dostawa nowego towaru na magazyn;
• F3 - dokument WZ (Wydanie z na magazynu), np. sprzedaż towaru;
• F4 - dokument kPZ (Zwrot do dostawcy), np. zwrot wadliwej partii towaru;

Na dokumencie BO znajdują się towary, które zostały dodane wraz ze stanem początkowym w kartotece towarów, czyli dodając towar w module nadaliśmy mu wówczas .

• F5 - dokument kWZ (Zwrot od odbiorcy), np. zwrot od klienta na podstawie reklamacji;
• F6 - dokument korekty stanu magazynu, np. zaginięcie towaru na magazynie;

Aby przejrzeć dokument otwarcia BO, musimy przejść do modułu , a następnie określić typ dokumentu jako "Bilans Otwarcia". Zostanie wyświetlona pozycja dokumentu bilansu otwarcia.


• F7 - dokument MM (Przesunięcie międzymagazynowe), np. przekazanie części towaru do innego budynku;

W celu otwarcia i przejrzenia dokumentu klikamy dwukrotnie w jego pozycję lub używamy przycisku .

• F8 - dokument przeceny (Zmiana wartości towaru), np. obniżka cen spowodowana spadkiem wartości towaru;

• F9 - dokument PW (Przychód wewnętrzny), np. przyjęcie towaru z własnej produkcji;
• F10 - dokument RW (Rozchód wewnętrzny), np. wydanie towaru pracownikowi;
• F11 - dokument Kompletacji, np. tworzenie produktów na podstawie surowców w procesie produkcyjnym.

Analogicznie Shift+F2 dodaje nowy dokument PZ, Shift+F3 dodaje nowy dokument WZ, itd.

Dokument bilans otwarcia zawiera informacje, jaka ilość towarów została określona przy otwarciu magazynu. Po otwarciu dokumentu istnieje możliwość korekty ilości towarów oraz cen. Przy edycji historycznych dokumentów należy jednak pamiętać, by nie usuwać i nie zmniejszać ilości towarów, które zostały potem wydane.

11. Remanent

Rzeczywista ilość towarów na stanie magazynowym może odbiegać od wartości stanów określonych w programie komputerowym - wpływa na to wiele różnych czynników. Z tego też powodu zaleca się przeprowadzać co pewien okres proces inwentaryzacji (remanent).

Po otwarciu okna tworzenia dokumentu możemy wybrać kontrahenta z listy bądź wyszukać po naciśnięciu przycisku [..] lub wpisać pierwsze litery nazwy kontrahenta, a następnie nacisnąć strzałkę w dół. Pole wyboru kontrahenta może być niewidoczne, jeśli wyłączymy obsługę kontrahentów w ustawieniach.

11.1 Uruchomienie modułu remanentu.

Oprogramowanie magazynowe LoMag pozwala nam na przeprowadzanie procesu inwentaryzacji stanów magazynowych. Kreator remanentu programu LoMag można uruchomić na dwa sposoby. Pierwszy sposób: przechodzimy do głównego menu oprogramowania do części

Program automatycznie wpisuje aktualną datę i godzinę utworzenia dokumentu oraz proponuje kolejny numer. Program umożliwia zmianę numeru na dowolny inny ciąg znaków. Możliwa jest również zmiana daty, należy jednak pamiętać, by zachować chronologię dokumentów. Wprowadzając historyczne dokumenty należy zacząć od najstarszego i kolejno wprowadzać do najnowszego. Zmiana daty dla istniejącego dokumentu może mieć poważny wpływ na stany i wartość magazynu.

Drugi sposób przejścia do modułu procesu inwentaryzacji odbywa się za pomocą ikony remanentu na pasku narzędziowym programu, który znajdziemy pod głównym menu.

Pole „uwagi” można wykorzystać na notatki dotyczące całego dokumentu. Warto zauważyć, że istnieje również pole „uwagi” dla poszczególnych linii dokumentu.

Po użyciu jednej z powyższych metod zostanie uruchomione okno modułu , dzięki któremu będziemy mogli zacząć inwentaryzację stanu magazynu.

11.2 Kreator remanentu.

Na dole okna znajduje się pusta lista towarów dla dokumentu. Aby dodać nowy towar naciśnij „Alt-D” lub użyj przycisku „Dodaj”. Wybór towaru możemy wykonać na kilka sposobów:

• używając czytnika kodów kreskowych zeskanować kod w polu „kod kreskowy”;

to moduł służący do inwentaryzacji magazynu. Podczas tego procesu zostanie utworzony dokument remanentu oraz dokument korekty stanów magazynowych.

• wpisać pierwsze litery nazwy towaru, a następnie nacisnąć strzałkę w dół;
• wybrać towar z listy rozwijanej;

Kreator umożliwia nam przeprowadzenie inwentaryzacji tradycyjnej (Remenent) oraz inwentaryzacji na dokumencie otwarcia (bilans otwarcia) na trzy sposoby:

• nacisnąć przycisk [..] i użyć wyszukiwarki towarów. Wyszukiwarka pamięta ostatnie ustawienia wyszukiwania; po kolejnym naciśnięciu [..] będą zachowane ostatnio wybrane kryteria;
• Utworzenie remanentu na podstawie aktualnego stanu magazynowego.
• można też użyć skrótu Ctrl+F, który uruchomi wyszukiwarkę;
• Utworzenie remanentu na podstawie arkuszy spisowych.
• wpisać nazwę towaru i nacisnąć Enter. Jeśli nie ma takiego towaru program zapyta, czy dodać go do kartoteki towarów;

W pierwszej części instrukcji remanentu zostanie opisany tradycyjny remanent, później od punktu 11.8 zostanie opisany remanent na dokumencie BO.

11.3. Remanent tradycyjny: Utworzenie remanentu na pustym dokumencie.

• dodanie towaru na dokument z zewnętrznego pliku Excel (używając w tym celu przycisku „Import” na pasku narzędziowym okna dokumentu).

Sposób ten pozwala nam na utworzenie pełnego jak i częściowego remanentu magazynowego. W tym przypadku inwentaryzacja rozpocznie się od pustego dokumentu magazynowego, na którym użytkownik dodaje kolejno towary wraz z ich korektą stanów.

Wszystkie powyższe sposoby wybierania towaru są równoważne i powodują uzupełnienie pozostałych pól formularza: kodu kreskowego, jednostki, sugerowanej ceny oraz aktualnego stanu. Kolejnym krokiem powinno być zawsze wpisanie ilości. Warto używać klawisza TAB do przechodzenia między kolejnymi polami. Formularz dodawania linii zamówienia różni się możliwościami dla poszczególnych dokumentów:

Aby utworzyć remanent na podstawie pustego dokumentu magazynowego w oknie wybieramy , a następnie zatwierdzamy nasz wybór klikając przycisk .

Zostanie uruchomiony pusty dokument remanentu.

• dla PZ możemy zmienić „cenę zakupu” oraz dodać „uwagi” do każdej linii zamówienia;

• dla WZ możemy zmienić „cenę sprzedaży” lub „marżę (%)” lub „marżę (kwota)” ; po wpisaniu ilości program oblicza również cenę zakupu; istnieje możliwość podglądu cen zakupu oraz możliwość ustalania rabatów - włączając dodatkowe funkcje w „Ustawienia/Dokumenty”;
• dla PW możemy zmienić „cenę” oraz dodać „uwagi” do każdej linii zamówienia;
• dla RW możemy tylko dodać „uwagi”. Cena jest obliczana automatycznie na podstawie wartości towaru;

Załóżmy, że podczas inwentaryzacji magazynu, została określona niezgodność towarów między stanem rzeczywistym a stanem na dokumentach. Przykładowo były to dwa towary ? marchew i ziemniaki. Magazynier znalazł na magazynie 40kg marchwi, a ilość pozostałych ziemniaków, jaka znajduje się na magazynie, nie nadaje się do odsprzedaży i dalszego użytku. Przeprowadzimy zatem remanent częściowy dla dwóch towarów. W takich przypadkach należy zredukować zależności między rzeczywistym stanem magazynu a oprogramowaniem magazynowym. W tym celu używamy przycisku , po którym zostanie wyświetlone okno dodania towaru na dokument remanentu.



Następnie wybieramy towar, dla którego chcemy zmienić stan magazynowy - w naszym przypadku będą to "marchewki", dla których odkryliśmy sprzeczność pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem w oprogramowaniu.


• dla MM program pokazuje aktualne stany wybranego towaru w magazynie źródłowym i docelowym. Na jednym dokumencie MM możemy dokonać przesunięcia do kilku różnych magazynów, wybierając dla każdej linii inny magazyn docelowy. W przypadku, gdy w magazynie docelowym brakuje kartoteki towaru, program proponuje skopiowanie z magazynu źródłowego. Wartość towaru nie zmienia się po przesunięciu do innego magazynu. Istnieje także możliwość przesunięcia towaru na obszarze tego samego magazynu – wykorzystując w tym celu opcję „Lokalizacje magazynowe”;
• dla korekty stanu wpisujemy nowy stan i ewentualne uwagi;

Po wybraniu naszego towaru zostały określone pozostałe pola formularza, w tym również aktualny stan towaru na magazynie w oprogramowaniu LoMag. Jak widzimy stan ten nie odpowiada rzeczywistemu; aby skorygować tę różnicę przechodzimy do pola i wprowadzamy rzeczywisty stan magazynowy towaru "marchewki" ("40kg"). Następnie zatwierdzamy zmiany klawiszem , po czym towar zostanie dodany na dokument.


• dla Przecen podajemy nową ilość, wartość jak również możemy zmienić nazwę towaru. Przeceny mogą stanowić modyfikacje nie tylko cen, ale i ilości poszczególnych towarów. Aplikacja uwzględnia więc taką przykładową sytuację: Przyjęto 10 zgrzewek wody mineralnej. Postanowiono jednak rozpakować 2 zgrzewki i sprzedawać pojedyncze butelki po nowej cenie. Po wprowadzeniu przykładowej przeceny, stan towaru „zgrzewka wody mineralnej” zmniejszy się o 2, natomiast stan towaru „butelka wody mineralnej” zwiększy się o 12;

W polu wyświetlają się wszystkie dostawy na magazyn z danym towarem. Podczas zmiany stanu magazynowego możemy określić, z której dostawy ma zostać zmniejszony lub zwiększony stan danego towaru - jak zarządzać funkcją opisujemy szczegółowo tutaj w punkcie ósmym "Podgląd i wybór dostaw".

W oknach dodawania towaru na dokument (pomijając PZ i kWZ) w części „Podgląd i wybór dostaw” możemy precyzyjnie określić wybór konkretnej dostawy, z której zostanie wydany towar na dokument.

Edycja i usuwanie dokumentów

Podczas przeprowadzonego remanentu odkryliśmy również sprzeczność towaru "Ziemniaki". W tym przypadku podstępujemy analogicznie jak dla towaru "Marchewki". (Z powodu zepsucia się danego dobra, zmniejszamy jego stan - w naszym przypadku będzie on równy zero.)

Powyższe towary wraz z korektami stanów magazynowych zostały dodane na dokument remanentu.

Program pozwala na modyfikacje istniejących dokumentów. Możemy odnaleźć dokument, który należy poprawić i dokonać korekty. Przy zmianie ilości towaru na historycznych dokumentach należy zachować szczególną ostrożność - nie możemy usunąć towaru, który był wydany na późniejszych dokumentach. Podobnie program nie pozwoli usunąć dokumentu, z którego wydano choćby jeden z towarów.

W przypadku zakończenia proces inwentaryzacji klikamy . Zostaniemy poproszeni przez oprogramowanie o potwierdzenie przeprowadzonego remanentu.

W celu zatwierdzenia remanentu klikamy . Następnie w przypadku przeprowadzonego częściowego remanentu, czyli nie uwzględnienia wszystkich towarów na dokumencie, zostaniemy zapytani, czy dodać na dokument brakujące towary i określić ich stan równy zero (patrz poniżej).

Po wybraniu na dokument zostaną dodane pozostałe towary ze stanem 0 (patrz poniżej).

Z poziomu otwartego dokumentu istnieje również możliwość sprawdzenia historii ruchów magazynowych dla każdego z towarów na dokumencie (przycisk „Historia” na pasku narzędziowym nad listą towarów lub „Alt-H”). Przycisk „Do Excela” umożliwia przeniesienie listy towarów z dokumentu do wybranego pliku Excel. Tabelę w kartotece można dowolnie dostosować klikając prawym przyciskiem myszy na pozycję dowolnej kolumny, a następnie wybrać opcję „Układ kolumn”. Program zapamiętuje wybrane ustawienia i przy tworzeniu kolejnego dokumentu program odtworzy zapamiętany układ kolumn.

7. Remanent

W przypadku pominięcia pozostałych towarów w procesie inwentaryzacji klikamy .

Zostaniemy powiadomieni o zatwierdzeniu remanentu oraz zostanie wyświetlony moduł , w którym znajdują się informacje o stanie i wartości towaru przed i po remanencie.

Z różnych względów informacje wprowadzone do programu mogą odbiegać od rzeczywistego stanu magazynu. W związku z tym, co jakiś czas, przeprowadza się remanent magazynu. Bardzo często remanent jest procesem długotrwałym i blokującym funkcjonowanie magazynu. Aby ułatwić i przyspieszyć remanent, wprowadziliśmy w programie LoMag „Arkusze spisowe”.

Arkusze spisowe

Wraz z procesem remanentu zostaje utworzony dokument korekty ().

Aby utworzyć nowy arkusz spisowy należy wejść do menu „Dokumenty/Remanent/Arkusze Spisowe”. Na ekranie wyświetli się lista utworzonych arkuszy spisowych. Aby dodać nowy arkusz, naciskamy przycisk „Dodaj” lub skrót „Alt+D”. Możemy również edytować istniejące arkusze lub całkiem je usunąć.

Dokument utworzonego remanentu możemy wyszukać za pomocą modułu . Jak wyszukiwać dokumentów magazynowych w module zostało szczegółowo opisane tutaj w punkcie 9. Wyszukiwanie dokumentów.

11.4 Remanent tradycyjny: Utworzenie remanentu na podstawie aktualnego stanu magazynowego.

Utworzenie remanentu na podstawie aktualnego stanu magazynowego pozwala nam również na stworzenie pełnego jak i częściowego remanentu magazynowego. Sposób ten charakteryzuje się jednak rozpoczęciem remanentu od automatycznego dodania wszystkich towarów na dokument wraz z aktualnymi wartościami.

Arkusze tworzymy podobnie, jak wszystkie dokumenty, dodając kolejno towary oraz aktualną ilość na magazynie. Zaletą arkuszy jest możliwość tworzenia wielu arkuszy jednocześnie. Kilka osób może jednocześnie tworzyć niezależne arkusze, które połączone zostaną w jeden remanent. Jeśli ten sam towar znajduje się w 2 lokalizacjach w magazynie i zostanie spisany na 2 arkuszach spisowych, program zsumuje ilości z arkuszy.

W celu utworzenia remanentu na podstawie aktualnego stanu magazynowego w module wybieramy opcję , a następnie klikamy .

Zostanie uruchomiony dokument wraz ze pełną listą towarów dostępnych na magazynie.

W celu dokonania korekty stanu danego towaru klikamy w jego pozycję na dokumencie, a następnie używamy funkcji edycji ().

Istnieje również możliwość rozciągnięcia remanentu w czasie. Jeśli w magazynie jest część towaru nieaktywnego, możemy kilka dni wcześniej utworzyć arkusz lub arkusze spisowe z nieaktywnym towarem, a potem połączyć te arkusze w jeden remanent. Jeśli jednak jeden z towarów nieaktywnych był w międzyczasie wydany z magazynu, możemy przed utworzeniem remanentu dokonać korekty arkusza (przycisk „Edytuj” na liście arkuszy spisowych).

Przykładowo została odkryta niezgodność między stanem rzeczywistym a stanem na dokumentach dla towaru "Pomarańcze" - w tym celu na dokumencie zaznaczamy pozycję towaru "Pomarańcze", a następnie klikamy w narzędzie , które znajduje na pasku narzędziowym modułu dokumentu.

Program LoMag nie wymaga, by remanent dotyczył całego asortymentu - jeśli część towaru zostanie pominięta, program nie zmieni stanu dla towarów nieujętych w arkuszach spisowych. Można więc wykonać remanent częściowy, obejmujący tylko fragment asortymentu. W przypadku remanentu częściowego, niuwzględnione towary i ich stany magazynowe mogą również zostać uwzględnione na dokumentach i zostać wyzerowane.

Następnie w polu wprowadzamy nowy stan dla tego towaru (np. 100 kg) i zatwierdzamy zmianę klawiszem .

Tworzenie remanentu

Po dokonanych zmianach stanów odpowiednich towarów zatwierdzamy remanent klawiszem . Tak jak w przypadku przeprowadzania remanentu na podstawie pustego dokumentu tak i w tym zostaniemy poproszeni o potwierdzenie przeprowadzonej operacji korekty stanu magazynowego.

Po zatwierdzeniu remanentu zostaje utworzony dokument korekty, uwzględniający zmiany dla przeprowadzanych towarów. Pozostałe towary i ich wartości nie zostały zmienione.

Aby utworzyć remanent na podstawie arkuszy spisowych wchodzimy w menu „Dokumenty/Remanent/Utwórz nowy remanent”. Na liście arkuszy zaznaczamy, na podstawie których arkuszy ma zostać utworzony remanent. Następnie naciskamy przycisk „Utwórz na podstawie zaznaczonych arkuszy”. Po wykonaniu tej operacji program dokona korekty stanów i wyświetli raport z wynikami remanentu. Raport zawiera informacje o stanie przed remanentem, stanie po remanencie oraz wartości magazynu przed i po remanencie. Na dole okna prezentowany jest wynik końcowy - suma wartości przed i po remanencie. Raport końcowy możemy wydrukować lub przenieść do Excela.

Jak widzimy powyżej, w naszym przypadku została zmieniona tylko wartość stanu dla towaru "Pomarańcze". Pozostałe towary nie zmieniły swoich stanów magazynowych, pomimo że zostały uwzględnione podczas remanentu. Wraz z dokumentem remanentu zostaje utworzony dokument korekty ().

Remanent można również utworzyć bezpośrednio na pustym dokumencie, kolejno dodając na niego towary (pomijając arkusze spisowe); oraz na podstawie aktualnego stanu magazynu, gdzie zmieniamy wartości towarów za pomocą przycisku „Edytuj”.

Trzecia możliwość przeprowadzenia remanentu w naszym przedsiębiorstwie w oprogramowaniu LoMag odbywa się za pomocą arkuszy spisowych. Ten sposób jest przydatny, jeżeli proces inwentaryzacji przeprowadza się na kilka sposobów, w których poszczególne osoby sprawdzają poszczególne stany i wprowadzają ich zmianę.

Remanent niweluje wszystkie różnice między stanem programu a stanem rzeczywistym z arkuszy. Odbywa się to poprzez dodanie dokumentu korekty magazynowej. Korektę możemy zobaczyć po wybraniu menu „Dokumenty/Korekty stanu magazynu”. W uwagach korekty program umieszcza opis „Korekta utworzona automatycznie poprzez remanent”, poniżej jest lista towarów, dla których został zmieniony stan magazynowy.

Korekta remanentu

Aby utworzyć remanent na podstawie arkuszy spisowych, musimy najpierw utworzyć dokumenty spisowe, a następnie przejść do okna . W przypadku braku utworzonych arkuszy spisowych nie istnieje możliwość przeprowadzenia procesu inwentaryzacji tym sposobem.

Aby utworzyć arkusz spisowy w programie LoMag przechodzimy do głównego menu, do części , a następnie przechodzimy do wybierając . Zostanie uruchomione okno .

Remanent można poprawić lub całkiem usunąć. Aby usunąć remanent wchodzimy do menu „Dokumenty/Remanent/Remanenty archiwalne”. Na liście remanentów wybieramy remanent do usunięcia i naciskamy „Usuń”. Usunięcie remanentu powoduje usunięcie korekty stanu magazynowego, co skutkuje przywróceniem stanów magazynowych sprzed remanentu. Usunięcie remanentu nie ma wpływu na arkusze spisowe - możemy ponownie utworzyć remanent na podstawie tych samych arkuszy spisowych.

Następnie za pomocą przycisku tworzymy nowy arkusz spisowy, w którym kolejno dodajemy towar wraz z korektą wartości stanu.

Jeśli tworząc remanent, zaznaczyliśmy niewłaściwe arkusze, najprościej usunąć remanent i dodać ponownie, zaznaczając właściwe arkusze spisowe.

Dodawanie towaru na arkusz spisowy odbywa się w taki sam sposób, jak dodawanie towarów na dokument remanentu, czy jakikolwiek inny dokumenty w oprogramowaniu LoMag.

Jeśli chcemy skorygować tylko jeden lub kilka towarów z remanentu, możemy to zrobić przez edycję powiązanej korekty magazynowej. (Menu „Dokumenty/Korekty stanu magazynu”). Aby wydrukować ponownie raport końcowy remanentu należy przejść do menu „Dokumenty/Remanent/Remanenty archiwalne”. Następnie na liście remanentów wybieramy remanent i naciskamy „Edytuj”.

Bilans Otwarcia

Przykładowo dwóch magazynierów przeprowadziło ewidencję magazynową. Pierwszy pracownik przeglądał wartości towarów z grupy "Owoce" i odkrył różnicę pomiędzy stanami dla towaru "Jabłka", natomiast drugi magazynier przeglądając magazyn pod kątem grupy "Warzywa" odkrył różnicę towarów "Marchewki" i "Ziemniaki".

Pierwszy pracownik wprowadza korektę na arkusz spisowy w oprogramowaniu magazynowym LoMag. W naszym przykładzie był to towar "Jabłka"; magazynier wprowadza korektę na dokument arkuszu spisowego.

W przypadku dodania do arkusza towaru, którego nie było wcześniej na stanie program aktywuje pole „Cena” i „Wartość towaru”. Dzieje się tak, ponieważ program nie wie, w jakiej cenie przyjąć na stan dany towar. Należy uzupełnić te pola lub pozostawić wartość zerową, jeśli chcemy przyjąć na stan towar w cenie zakupu zero. W ten sposób możemy wprowadzić „bilans otwarcia”, rozpoczynając pracę z programem.

8. Biblioteki towarów

Jak zauważamy powyżej, stan towaru został nieco zmieniony. W celu zatwierdzenia zmiany stanu danego towaru klikamy . Korekta została dodana na dokument; w celu zapisania arkusza spisowego klikamy .

Następnie zmianę stanu magazynowego wprowadza drugi pracownik. Magazynier tworzy nowy arkusz spisowy w , a następnie wprowadza zmiany dla towarów z grupy "Warzywa".

Pracownik wprowadził towary z korektą stanu magazynowego na arkusz spisowy (patrz poniżej).

60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 20 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 2

Po wprowadzeniu wszystkich danych zapisujemy dokument klikając .

60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 0 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 0 , ponieważ brakuje bananów

60 kg jabłek, 20 kg gruszek, 10 kg bananów, STAN BIBLIOTEKI = 1 , ilość bananów decyduje o stanie biblioteki

Na podstawie utworzonych dwóch arkuszy spisowych możemy rozpocząć proces inwentaryzacji. W tym celu przechodzimy do modułu , wybieramy opcję , a następnie zaznaczamy () arkusze spisowe, które mają zostać uwzględnione na remanencie.

Warto podkreślić również możliwość wykorzystania modułu „Biblioteka towarów” w procesie kompletacji. Utworzenie biblioteki z odpowiednio zdefiniowanymi półproduktami potrzebnymi do stworzenia końcowego produktu, bardzo usprawni cały proces. Ponadto biblioteka umożliwi nam w łatwy sposób określić, ile gotowych produktów możemy stworzyć z istniejących surowców.

Aby rozpocząć proces inwentaryzacji klikamy . Zostanie wygenerowany remanent na podstawie wprowadzonych wcześniej arkuszy spisowych.

Wyszukiwanie można uruchomić w dowolnym momencie skrótem CRTL+F, można też wybrać opcję menu „Towary/Wyszukaj” lub przycisk na pasku narzędziowym. Okno wyszukiwanie składa się z 3 zakładek: „Towary/Dokumenty/Kontrahenci”:

Wyszukiwanie Towarów

Aby wyszukać dowolny towar wystarczy fragment lub kilka urywków nazwy towaru. Jeśli w magazynie mamy towar o nazwie „LCD PLE2607WSD-B1 2ms” możemy go odnaleźć wpisując „LCD 26 2ms”.

Na tym etapie remanentu możemy jeszcze wprowadzić nowe korekty oraz dokonać edycji pozycji z arkuszy spisowych. W przypadku zakończenia procesu inwentaryzacji klikamy . Zostaniemy poproszeni o potwierdzenie przeprowadzonego remanentu oraz zapytani, czy dodać na dokument brakujące towary i określić ich stan równy zero (w przypadku częściowego remanentu). Etap ten przeszliśmy i opisaliśmy w punkcie 2.1 Utworzenie remanentu na pustym dokumencie niniejszej instrukcji.

Zostaniemy powiadomieni o zatwierdzeniu remanentu oraz wyświetli się moduł informujący nas o stanie i wartości towaru sprzed i po remanencie.

Wraz z procesem remanentu zostanie również utworzony dokument .

Wszystkie kryteria wyszukiwania zawężają wyniki (iloczyn logiczny). Wpisując przykładowo tylko fragment nazwy „mar” program wyszuka wszystkie towary zawierające w nazwie „mar”: „marchew, marakuja, marcepan”. Jeśli dodatkowo wybierzemy grupę „warzywa”, rezultatem wyszukiwania będzie tylko „marchew”. Pozostałe pola również zawężają wyniki - jeśli dodatkowo wybierzemy „Stan magazynu > 0” w rezultatach pojawi się „marchew” tylko jeśli jest na stanie.

W części instrukcji "Funkcje zaawansowane" opisaliśmy funkcję numerów seryjnych dla towarów w programie magazynowym LoMag. Podczas przeprowadzania inwentaryzacji stanów magazynowych, w przypadku korekty produktów zawierających numery seryjne, będziemy zobowiązani do wprowadzenia również korekt dotyczących numerów seryjnych.

W przypadku zmniejszenia stanu magazynowego dla towaru (posiadającego numer seryjny), zostanie wyświetlone okno , w którym wybieramy numer seryjny towaru, którego nie ma już na stanie.

Zaznaczenie pola „Towary/Wyszukiwanie/Stan minimalny” spowoduje wyszukanie tych towarów, dla których aktualny stan osiągnął wartość minimalną, określoną w kartotece towarów. Wartość minimalna dla każdego towaru jest definiowana oddzielnie - np. ziemniaków może być 100 kg, dla Bananów 10 kg, jeśli pozostało tylko 9kg bananów lub mniej towar znajdzie się na liście produktów, które osiągnęły stan minimalny.

W przypadku zwiększenia stanu magazynowego dla towaru (posiadającego numer seryjny), zostanie wyświetlone okno , w którym dodajemy nowy numer seryjny, który pojawi się na stanie.

Zaznaczenie pola „Towary/Wyszukiwanie/Stan maksymalny” spowoduje wyszukanie tych towarów, dla których aktualny stan osiągnął wartość maksymalną, określoną w kartotece towarów. Wartość maksymalna dla każdego towaru jest definiowana oddzielnie - np. ziemniaków może być 10 000 kg, dla Bananów 1 000kg, jeśli mamy 1 001kg bananów lub więcej towar znajdzie się na liście produktów, które osiągnęły stan maksymalny.

Na pasku narzędziowym, nad listą wyników, mamy możliwość podejrzeć historię ruchów magazynowych, dodać lub edytować towar, przenieść rezultat „do Excela”, wydrukować etykiety oraz ustalić wielkość narzutu dla kilku towarów jednocześnie - klikając „Zmiana” .

Wyszukiwanie Dokumentów

Wyszukiwanie dokumentów również działa na zasadzie zawężania wyników przez kolejne kryteria. W polach tekstowych możemy wpisać fragment nazwy, np. wpisując numer „123” możemy zobaczyć w wynikach „PZ 123/2010” „WZ 123/2010”; jeśli dodatkowo wybierzemy kryterium „Dokumenty WZ”, jako rezultat będzie tylko dokument „WZ 123/2010”.

Domyślnie wyszukiwanie wyświetla dokumenty z bieżącego magazynu, ale możemy również szukać we wszystkich magazynach przez zaznaczenie opcji „Szukaj we wszystkich magazynach”.

Jest również możliwość wyszukania dokumentów, na których został użyty towar o danej nazwie, wybierając nazwę z listy bądź skanując kod towaru w polu „z kodem kreskowym”.

Warto zauważyć, iż pole „Zawierający w uwagach” szuka dokumentów, dla których w uwagach dokumentu jest szukany tekst lub w uwagach do jednej z pozycji dokumentu jest szukany tekst.

Wyszukiwanie Kontrahentów

Analogicznie wyszukujemy kontrahentów - wpisujemy fragment nazwy lub nazwisko osoby kontaktowej, lub nip, lub telefon i naciskamy Enter lub przycisk „Szukaj”. Podając NIP nie musimy martwić się o spacje i kreski - program wyszuka kontrahenta niezależnie od zapisu NIPu.

10. Raporty

Wszystkie raporty obsługiwane są w podobny sposób, mianowicie na drzewie po lewej stronie wybieramy okres, którego ma dotyczyć raport lub ustalamy dokładny zakres dat poniżej. Z list rozwijanych wybieramy filtry, które zawężają wyniki (iloczyn logiczny). Rezultaty każdego z raportów możemy wydrukować lub przenieść do Excela. Poniżej najważniejsze raporty i przykłady zastosowania:

„Raporty/Dokumenty w aktywnym magazynie” - przykładowe raporty jakie możemy otrzymać:

• Lista wszystkich dokumentów PZ z danego roku / kwartału / miesiąca z bieżącego magazynu. Na dole raportu jest też sumaryczna wartość dokumentów
• Lista dokumentów WZ dla wybranego odbiorcy w wybranym okresie czasu oraz sumaryczna wartość sprzedaży
• Dokumenty na największą lub najmniejszą kwotę w danym okresie czasu (klikając na kolumnę „wartość” możemy posortować wynik)

„Raporty/Dokumenty we wszystkich magazynach”:

• Lista wszystkich dokumentów PZ z danego roku / kwartału / miesiąca z wszystkich magazynów
• Przy wspólnej numeracji dokumentów dla wszystkich magazynów możemy otrzymać posortowaną listę dokumentów oraz ich wartości
• Przychody i rozchody wewnętrzne we wszystkich magazynach

„Raporty/Stany w aktywnym magazynie”:

• Stany magazynu w danym dniu dla wszystkich towarów. Łączna wartość towarów na magazynie
• Stany i wartość magazynu w danym dniu dla wybranej grupy towarów i/lub jednostki towarów
• Sumaryczna Ilość towaru dla poszczególnych jednostek: np. 123 kg o wartości X , 234 szt. o wartości Y

„Raporty/Stany w aktywnym magazynie szczegółowo”:

• Stany magazynu w danym dniu dla wszystkich towarów ze szczegółowym zestawieniem opcji zaawansowanych (np. nr dokumentu, nr serii, lokalizacja)
• Stany i wartość magazynu w danym dniu dla wybranej grupy towarów.

„Raporty/Stany we wszystkich magazynach”:

• Stany magazynu w danym dniu dla wszystkich towarów we wszystkich magazynach. Łączna wartość towarów we wszystkich magazynach

„Raporty/Data ważności towarów”:

• Daty ważności dla wszystkich towarów znajdujących się na stanach wszystkich magazynów.

„Raporty/Towary dla kontrahenta”:

• Lista towarów wydanych kontrahentowi w danym roku / kwartale / miesiącu. Dla każdego towaru mamy łączną ilość oraz wartość. Jeśli ten sam towar był wydawany kilkukrotnie na różnych dokumentach dla tego samego kontrahenta, program sumuje ilość i wartość. Na dole raportu jest suma wartości wszystkich towarów
• Sumaryczna ilości i wartość towaru zamówionego od danego dostawcy w określonym przedziale czasu (suma na dole raportu)

„Raporty/Obrót towarami”:

• Raport wartości początkowych i końcowych dla dowolnego okresu, kontrahenta i grupy towarów.

„Raporty/Towary dla typu i grupy”:

• Łączna ilość i wartość towaru z danej grupy zamówionego w danym roku / kwartale / miesiącu
• Szczegółowa lista wszystkich zamówionych towarów z łączną ilością i wartością dla każdego towaru (przy wyborze „wszystkie grupy”)
• Łączna wartość oraz ilość wszystkich sprzedanych towarów w danym okresie czasu (przy wyborze „wszystkie grupy” na dole raportu)

„Raporty/Zysk ze sprzedaży - lista towarów”:

• Zysk (czyli różnica między wartością sprzedaży i wartością zakupu) dla każdego sprzedanego towaru (przy wyborze „wszyscy kontrahenci”)
• Zysk na poszczególnych towarach sprzedanych danemu kontrahentowi oraz łączny zysk dla wybranego kontrahenta (suma na dole raportu)
• Łączny zysk w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu przy wyborze „wszyscy kontrahenci”)

„Raporty/Zysk ze sprzedaży - lista dokumentów”:

• Zysk (czyli różnica między wartością sprzedaży i wartością zakupu) z poszczególnych ruchów (dokumentów) magazynowych.
• Łączny zysk w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu)

„Raporty/Szczegółowy raport przesunięć”:

• Łączna sprzedaż (ilość i wartość) dla wybranego towaru w danym roku / kwartale / miesiącu (suma na dole raportu)
• Lista przesunięć międzymagazynowych dla danego towaru lub kodu kreskowego, lub kontrahenta, lub grupy towarów w danym okresie czasu
• Szczegółowa lista wszystkich przecen dla wybranych kryteriów oraz łączny bilans wartości przecen
• Łączna ilość i wartość sprzedanego towaru ze wszystkich magazynów dla wybranych kryteriów

„Raporty/Czas pracy nad kompletacją”:

• Czas pracy (produkcji) dla poszczególnych towarów złożonych z wielu półproduktów. Możliwość sprawdzenia czasu pracy danego pracownika przy danym procesie komplementacyjnym.

„Raporty/Szczegółowy raport numerów seryjnych”:

• Baza numerów seryjnych dla wszystkich towarów znajdujących się na stanie magazynu.
• Lista numerów seryjnych dla danego towaru lub kodu kreskowego, lub kontrahenta, lub grupy towarów w danym kresie czasu.

„Raporty/Raport numerów seryjnych na stanie”:

• Baza numerów seryjnych dla wszystkich towarów znajdujących się na stanach wszystkich magazynów.

Lista raportów jest stale uzupełniana o nowe zestawienia, a istniejące raporty są często udoskonalane. W programie mogą już być raporty nie opisane w instrukcji.

11. Użytkownicy i uprawnienia

W programie LoMag istnieją następujące możliwości ograniczenia uprawnień:

• Dostęp tylko do wybranych magazynów, np. mamy 3 magazyny, ale dany użytkownik ma dostęp tylko do jednego lub 2 magazynów
• Dostęp do części funkcjonalności, np. użytkownik nie ma możliwości oglądania raportów
• Dostęp tylko do wybranych operacji, np. użytkownik może dodawać dokumenty, ale nie może ich edytować lub zmieniać

Domyślnie w programie jest założony tylko jeden użytkownik Administrator, który ma prawa do wszystkich magazynów i wszystkich opcji w programie. Login tego użytkownika jest pusty, hasło również puste. Administrator jest specjalnym użytkownikiem i nie można mu ograniczyć uprawnień, nie można go też usunąć. Można natomiast zmienić login i hasło administratora. UWAGA: Proszę zapisać zmienione hasło administratora. Jeśli zapomną Państwo hasło, jedynym wyjściem odzyskania dostępu do programu, będzie wysłanie bazy do producenta.

Jeśli z komputera korzysta kilka osób i chcemy zabezpieczyć dostęp do programu magazynowego, wystarczy dodać nowego użytkownika w menu „Użytkownicy/Utwórz nowego użytkownika”. Dodając nowego użytkownika, podajemy jego nazwę, np. „Jan Kowalski”, następnie login i hasło. Login i hasło będą wpisywane przy każdym uruchomieniu programu, więc program pozwala zdefiniować login i hasło o dowolnej długości (w tym również puste). Logowanie do programu zaczyna działać dopiero po zapisaniu nowego użytkownika i ponownym uruchomieniu programu.

Przy dodawaniu użytkownika definiujemy jego rolę i uprawnienia do magazynów. Uprawnienia do magazynu zaznaczamy na liście przy nazwach magazynów. Zaznaczenie pola wyboru przy nazwie magazynu oznacza, że użytkownik ma prawa do danego magazynu zgodne z wybraną rolą, odznaczenie pola wyboru powoduje brak dostępu do magazynu.

Dla każdego użytkownika możemy zdefiniować inny język interfejsu programu. Język dla danego użytkownika można zmienić używając funkcji „Użytkownicy/Lista użytkowników/Edytuj”

Role użytkowników

Idea ról jest taka, że raz zdefiniowana rola może być wykorzystywana dla wielu pracowników, np. z programu LoMag może korzystać 5 magazynierów, 2 księgowe i Administrator. Tylko jeden raz definiujemy uprawnienia magazyniera, a potem przypisujemy rolę „magazynier” do 5 użytkowników; podobnie raz definiujemy uprawnienia dla roli „księgowa” i przypisujemy do 2 użytkowników. W programie LoMag można zdefiniować dowolną ilość ról i dowolną ilość użytkowników. Liczba jednocześnie pracujących osób jest jednak ograniczona przez liczbę zakupionych licencji.

Rolę definiujemy w menu „Użytkownicy/Role”. Domyślnie do programu dodane są dwie role Administrator i Magazynier. Rolę Magazynier możemy usunąć bądź zmienić, zaznaczając lub odznaczając uprawnienia na drzewie. Podobnie naciskając „Dodaj” możemy zdefiniować nową rolę: w polu „nazwa roli” wpisujemy dowolną nazwę, poniżej na drzewie zaznaczamy/odznaczamy uprawnienia. Naciskając na drzewie [+] rozwijamy szczegóły, np. rozwijając gałąź „Dokumenty/Przyjęcie na magazyn PZ” mamy możliwość zaznaczenia lub oznaczenia uprawnień do dodawania/edycji/usuwania dokumentów PZ.

12. Edytor szablonów

Korzystając z oprogramowania magazynowego LoMag, domyślnie posiadamy już gotowe szablony dokumentów oraz etykiet magazynowych. Program umożliwia jednak wygodne projektowanie i edytowanie szablonów etykiet i dokumentów magazynowych.

Edytor etykiet

Aby przejść do edytora etykiet wybieramy z górnego menu „Towary/Edytor etykiet”; istnieje również możliwość uruchomienia edytora z pozycji okna „Wyszukiwanie na magazynie” oraz z pozycji dowolnego dokumentu magazynowego. Aplikacja umożliwia projektowanie etykiet towarowych poprzez umieszczenie dowolnych pól z bazy,stałych tekstów, elementów graficznych, kodów kreskowych, zdjęć oraz daje możliwość wydruku na różnych typach drukarek i rozmiarach papieru - w tym również etykietach dzielonych, np. 10 etykiet 2x5 na A4.

Edytor dokumentów

Edytor dokumentów uruchamiamy z pozycji okna dowolnego dokumentu magazynowego. Edytor umożliwia projektowanie szablonów dokumentów poprzez umieszczenie dowolnych danych z bazy, stałych tekstów, zdjęć oraz kodów kreskowych dla wszystkich danych w bazie oraz stałych tekstów.

13. Administracja bazą danych

Kopie zapasowe

W bazie danych zapisywane są wszystkie dane, w tym również ustawienia programu. Bardzo ważne jest regularne tworzenie kopii na nośnik zewnętrzny, np. klucz USB. W razie uszkodzenia komputera istnieje możliwość szybkiego odtworzenia całej bazy na innym komputerze. Kopie bazy tworzymy, wybierając opcje „Program/Archiwizacja” i wskazujemy folder, do którego ma zostać skopiowana baza.

Przenoszenie bazy na inny komputer

Aby przenieść bazę na inny komputer należy zainstalować pełną wersję programu na nowym komputerze (np. wersja demo ze strony www.LoMag.pl), wykonać archiwizację bazy na starym komputerze (zapisujemy bazę na Klucz USB), a następnie dearchiwizację bazy na nowym komputerze (wczytujemy bazę z klucza USB).

Praca z programem z klucza USB

Istnieje możliwość uruchomienia programu z klucza USB. Może to być przydatne, kiedy z programem pracuje jedna osoba, ale używa kilku komputerów. Aby dane zapisywane były bezpośrednio na kluczu USB, należy skopiować cały katalog programu magazynowego na klucz USB lub przy instalacji wskazać klucz USB jako miejsce instalacji. Aby program pracował poprawnie na innych komputerach, potrzebne będą biblioteki SQL, więc najprościej zainstalować pełną wersję programu na każdym komputerze, ale uruchamiać program z klucza USB. Wszystkie dane będą zapisywane na kluczu USB w folderze „Baza danych”. Należy regularnie wykonywać kopie bezpieczeństwa bazy na inny nośnik, aby nie utracić danych w przypadku zagubienia lub awarii klucza USB.

14. Zaawansowane opcje konfiguracji

„Ustawienia/Obliczenia/Liczenie wartości Magazynu: LIFO / FIFO”. Parametr określa kolejność zdejmowania ze stanów zapasów, w przypadku gdy mamy na stanie ten sam produkt z różnych dostaw. Dla FIFO (First In First Out) najpierw będzie wydany towar z najstarszej dostawy. Dla LIFO (Last In First Out) najpierw będzie wydany towar z ostatniej dostawy.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa opakowań” - po zaznaczeniu tej opcji można zdefiniować opakowania w kartotece towarów i przypisać do produktów. Towary z przypisanym opakowaniem są automatycznie obsługiwane na dokumentach. Po dodaniu towaru do dokumentu program automatycznie doda również opakowanie.

„Ustawienia/Dokumenty/Wybór rodzaju transportu na dokumentach” - możliwość wprowadzania informacji na temat transportu dla danego ruchu magazynowego. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości rodzajów transportu w „Towar/Rodzaje transportu”.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa grup kosztów na dokumentach” - funkcja przeznaczona dla grupowania towarów po kosztach (np. „Inwestycja”, „Art. Biurowe”) danego dokumentu magazynowego. Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej ilości grup w „Towar/Grupy kosztów”.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa grupowania towarów na dokumentach” - Sumowanie ilości dla takich samych produktów na wydrukach dokumentów. Istnieje możliwość ręcznego wyłączenia sumowania dla pojedynczego dokumentu z pozycji okna dokumentu.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa numerów serii oraz daty ważności” - dla towarów posiadających datę ważności (np. lekarstwa, artykuły spożywcze) istnieje możliwość oznakowania towarów przed zbyt długoterminowym magazynowaniem. Podczas dodawania towaru na dokument WZ możemy zdefiniować, który towar powinien być wydany najwcześniej, aby zapobiec jego przeterminowaniu na stanie magazynu.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa numerów seryjnych towarów” - przyjmowanie i wydawania towaru wraz z unikalnym numerem przypisanym do każdej sztuki towaru. Istnieje też możliwość wprowadzenia numerów seryjnych za pomocą importu danych z Excela i kolektora.

„Ustawienia/Dokumenty/Obsługa lokalizacji magazynowych” - ustalanie lokalizacji magazynowych dla danego towaru na dokumentach magazynowych. Ten sam towar może być składowany w różnych lokalizacjach, jak również w jednej lokalizacji może być wiele towarów. Lokalizacje możemy definiować z pozycji okna przyjmowania towar lub w module „Towary/Lokalizacje magazynowe.”

„Ustawienia/Dokumenty/Liczba miejsc po przecinku” - ceny zazwyczaj są podawane z dwoma miejscami po przecinku. Istnieją jednak przypadki, w których ceny i wartości muszą być podawane dokładniej. Zmieniając ten parametr użytkownik może określić, z jaką dokładnością mają być wyświetlane i drukowane poszczególne ceny oraz sumy na dokumentach i raportach.

„Ustawienia/Dokumenty/Sortowanie wierszy na dokumentach” - mamy 2 możliwości: „kolejność dodawania” lub „nazwa towaru”. Domyślnie ustawienie to „kolejność dodawania” - czyli program nie sortuje linii zamówienia. Druga możliwość „nazwa towaru” to alfabetyczne uporządkowanie linii zamówienia po nazwie towaru, np. dodanie towaru „Banany”, a następnie „Ananas” spowoduje zmianę kolejności - najpierw będzie linia z towarem „Ananas”, a następnie „Banany”.

„Ustawienia/Dokumenty/Szablony automatycznej numeracji dokumentów” - dla każdego typu dokumentu możemy określić sposób automatycznej numeracji. Domyślnie dokumenty mają oddzielą numerację dla każdego typu i magazynu w danym roku. W szablonie nazw można używać tylko znaków, które nie występują na poniższej liście kluczy:

• $$$$$$$ - oznacza numer dokumentu
• yy - rok, którego dotyczy dokument
• mm - miesiąc
• dd - dzień
• MAG - nazwa magazynu

Poniżej kilka przykładów numeracji dokumentów:

• „PZ $$$$$$/yy” - Oddzielna numeracja w każdym roku, ale wspólna dla wszystkich magazynów, np. w magazynie 1: „PZ 00001/2010”, kolejny dokument PZ w innym magazynie będzie miał numer: „PZ 00002/2010”
• „PZ $$$$$$/yy - MAG” (domyślna numeracja) - w każdym roku i w każdym magazynie numeracja biegnie od początku, np. w magazynie 1: „PZ 000001/2010 - M1”, kolejny dokument PZ w magazynie 2 będzie miał numer: „PZ 000001/2010 - M2”
• „PZ $$$/mm/yy” - Oddzielna numeracja w każdym miesiącu i roku, wspólna dla wszystkich magazynów, 3 miejsca na numer dokumentu, np. w sierpniu „PZ 001/08/2010”, „PZ 002/08/2010”... We wrześniu „PZ/001/09/2010”, „PZ/002/09/2010”... niezależnie od magazynu
• „dok $$$/dd/mm/yy/MAG” - Oddzielna numeracja w każdym dniu i dla każdego magazynu ze zmienionym prefiksem, np. 1 stycznia: „dok 001/01/01/2010/M1”, 2 stycznia „dok 001/02/01/2010/M1”, ale 2 stycznia w magazynie 2 będzie „dok 001/02/01/2010/M2”

15. Informacje techniczne

Program został stworzony w Microsoft Visual Studio i bazuje na bibliotekach .Net Framework 2.0. Program został skompilowany jako jeden plik EXE, który domyślnie jest instalowany w katalogu „c:\Program Files\Program magazynowy\magazyn.exe”. LoMag wykorzystuje biblioteki „Microsoft .Net Framework” oraz biblioteki „Microsoft SQL Server 2005”, niektóre raporty wykorzystują również biblioteki „Crystal Reports”. Program wymaga praw do zapisu w bieżącym katalogu. W przypadku ograniczonych praw użytkowników, należy nadać pełne prawa dla całej grupy „użytkownicy” do katalogu „c:\Program Files\Program magazynowy”.

Wszystkie dane zapisywane są w bazie „Microsoft SQL Server (wersja 2005 Express Edition)”. Domyślnie przy pracy na 1 stanowisku, program łączy się z bazą, używając instancji użytkownika; pliki bazy są w podkatalogu „Baza Danych”. Szczegóły ciągu połączenia z bazą są zapisane w pliku „magazyn.exe.config” w bieżącym katalogu programu w sekcji [connectionStrings]. Zmieniając wartość atrybutu „connectionString=” można zmienić sposób, w jaki program będzie łączył się z bazą danych. UWAGA: Po zmianie konfiguracji pracy w sieci z poziomu programu tworzy się automatycznie plik .config. Plik można również usunąć, program wygeneruje go automatycznie.

Przy pracy na wielu stanowiskach program używa uwierzytelniania „SQL Server”. Program łączy się do serwera SQL użwyając użytkownika „sa” oraz hasła „mAgAzyn_2008!”. UWAGA: W instalacjach programu sprzed roku 2018 używane było hasło „magazyn2008”. Przy pracy sieciowej baza jest widoczna w „SQL Server Management Studio”. Domyślna nazwa bazy to „ProgramMagazynowy”. Istnieje możliwość zmiany użytkownika, hasła, nazwy bazy oraz sposobu uwierzytelniania, ale dane muszą zostać ręcznie naniesione w pliku „magazyn.exe.config”

Więcej informacji oraz odpowiedzi na częste pytania znajdą Państwo na stronie: http://www.lomag.pl/