Kontrahenci - instrukcja obsługi

Program LoMag umożliwia wybór kontrahenta na każdym z dokumentów. Kontrahentem może być inna firma, współpracownik, oddział naszej firmy lub instytucja, z którą chcemy powiązać dokumenty. Obsługa kontrahentów jest opcjonalna - po wyłączeniu w ustawieniach pole wyboru kontrahenta zniknie z dokumentów.

1. Dostawcy, Odbiorcy, Pracownicy

W oprogramowaniu LoMag istnieją trzy typy kontrahentów:

• Dostawcy
• Odbiorcy
• Pracownicy

Rodzaje kontrahentów zostały stworzone, aby można było oddzielnie prowadzić ewidencję magazynową dla danych procesów magazynowych. Dla każdego dokumentu magazynowego stosuje się inny typ kontrahenta. Dostawcę wykorzystujemy na dokumentach przyjęcia na magazyn (PZ), odbiorcę używamy na dokumentach WZ i MM, a pracownika na dokumentach przychodu i rozchodu wewnętrznego.

Aby rozpocząć pracę z pierwszym typem kontrahentów - dostawcą - musimy uruchomić moduł odpowiedzialny za zarządzanie tego typu kontrahentem. W celu uruchomienia modułu przejdźmy do górnego menu programu i wybierzmy . Zostanie uruchomione okno zarządzania dostawcami ().

W module tym znajdziemy listę kontrahentów zdefiniowanych jako D - Dostawcy oraz narzędzia do zarządzania tymi kontrahentami. Interfejs umożliwia nam dodawanie(), edytowanie() oraz usuwanie() kontrahentów. Moduł umożliwia również wyświetlanie historii () o kontrahentach, drukowanie() oraz eksportowanie() listy kontrahentów. Za pomocą funkcji możemy wyświetlać różne rodzaje kontrahentów, a dzięki narzędziu możemy dowolnie zarządzać tabelą wyświetlającą kontrahentów.

Aby dodać nowego kontrahenta do bazy danych klikamy w na pasku narzędziowym, następnie zostanie uruchomiony moduł .

W interfejsie okna znajdziemy szereg pól do wprowadzenia danych na temat naszego kontrahenta. W celu jak najlepszej identyfikacji (określenia) kontrahenta, zalecamy wprowadzić jak najwięcej informacji o nim.

W pierwszej kolejności, w celu dodania nowego kontrahenta do bazy oprogramowania, w polu wprowadzamy imię i nazwisko kontrahenta. Pole możemy również definiować w inny sposób (np. podając nazwę firmy kontrahenta). Następnie określamy rodzaj kontrahenta; mamy dostępne trzy typy: odbiorca(), dostawca() oraz pracownik(). Każdego kontrahenta możemy przydzielić do jednej, dwóch lub wszystkich trzech typów tych grup. W celu nadania kontrahentowi danej grupy zaznaczamy dla określonego pola kontrahenta - więc jeżeli chcemy, aby dany kontrahent był zdefiniowany jako odbiorca, dostawca oraz pracownik należy zaznaczyć () wszystkie te pozycje. Jeżeli chcemy na przykład, aby był to tylko dostawca zaznaczamy pole , a pozostałe pola pozostawiamy odznaczone ().

Kolejno należy podać dane naszego kontrahenta - w tym celu będziemy korzystać z części interfejsu oraz . W polach tych będziemy musieli podać m.in. ulicę i numer lokalu, miejscowość, kod pocztowy, numer telefonu, itp.

W dolnej części modułu znajdziemy pole , w którym możemy podać NIP oraz Regon kontrahenta. Znajdziemy tam również pole , w którym możemy określić dodatkowe informacje o kontrahencie.

Po uzupełnieniu wszystkich danych w celu zapisania kontrahenta do bazy oprogramowania magazynowego klikamy . Okno zostanie zamknięte, a nowo dodany kontrahent zostanie wyświetlony w oknie .

Jeżeli zaistnieje potrzeba edycji dowolnego kontrahenta, klikamy lewym przyciskiem myszy w jego pozycję na liście kontrahentów (w oknie ), a następnie z menu narzędziowego wybieramy funkcję . Zostanie wyświetlone okno edycji danych danego kontrahenta.

W analogiczny sposób działa funkcja , którą stosujemy w celu usunięcia z bazy danych danego kontrahenta.

• W przypadku, gdy dany kontrahent jest używany na dokumentach (ruchach) magazynowych, nie ma możliwości usunięcia go z bazy danych oprogramowania LoMag.

Moduł umożliwia indywidualne sprawdzenie historii ruchów magazynowych dla każdego z kontrahentów. Aby sprawdzić historię procesów magazynowych należy kliknąć na pozycję danego kontrahenta, a następnie użyć przycisku - zostanie uruchomione okno dialogowe .

W interfejsie okna zostaną wyświetlone wszystkie ruchy magazynowe (dokumenty magazynowe) dla wyznaczonego kontrahenta. Każdy ruch możemy otworzyć (edytować) za pomocą przycisku znajdującego się w górnej części interfejsu. Historie ruchów możemy również wydrukować () oraz zapisać do pliku Excel (). W górnej części okna istnieje możliwość przejścia bezpośrednio między kontrahentami (patrz poniżej).

Zamknijmy okno historii ruchów magazynowych (). Funkcja w module pozwala nam na przejście między wszystkimi typami kontrahentów (patrz poniżej).

Po wybraniu odpowiedniego filtra w oknie zostanie wyświetlony odpowiedni dla niego typ kontrahentów.

Moduł za pomocą przycisku umożliwia generowanie oraz drukowanie etykiety adresowej, odpowiadającej naszemu kontrahentowi.

Więcej informacji na temat etykiet magazynowych - tworzenie, generowanie, drukowanie, znajdziesz w instrukcji „Edytor Etykiet” dostępnej tutaj.

Moduły dotyczące odbiorców i pracowników jako kontrahentów znajdują się w tym samym miejscu, co dla dostawców. W celu uruchomienia modułu kontrahenta "odbiorca" przechodzimy do górnego menu i wybieramy .

Analogiczny mechanizm działa dla pracowników. Aby uruchomić moduł tych kontrahentów z menu wybieramy . Dalsze czynności dotyczące pracowników w oknie są wykonywane w identyczny sposób, w jaki zostało pokazane dla wcześniejszego typu kontrahenta, czyli dostawcy.

2. Historia kontrahenta

Moduł , który nieco wcześniej poznaliśmy w niniejszej instrukcji, możemy również uruchomić za pomocą menu górnego, wybierając .

Aby wyświetlić historię ruchów magazynowych dla danego kontrahenta, wybieramy go z pola .

Po wybraniu kontrahenta zostaną wyświetlone wszystkie ruchy magazynowe (dokumenty magazynowe) dla wyznaczonego kontrahenta. Opisane wcześniej narzędzia pozwalają nam na podstawowe czynności dotyczące zarządzania historią ruchów magazynowych.

3. Bilans kontrahenta

Bilans kontrahentów w oprogramowaniu LoMag został stworzony dla łatwego i przejrzystego podsumowania ilości i wartości towarów dla wybranego kontrahenta, jakie miały miejsce w określonym czasie.

Aby przejść do sprawdzenia bilansu towarowego kontrahentów z górnego menu wybieramy .

Po wybraniu zostanie uruchomiony interfejs okna . W module tym znajdziemy szereg opcji, do wyświetlania odpowiedniego dla nas zestawienia ilości i wartości towarów dla wybranego kontrahenta w wyznaczonym czasie.

Aby sprawdzić, jak działa bilans towarowy dla danego kontrahenta, sprawdźmy szczegółowe zestawienie towarowe kontrahenta Johna Kowalskiego z okresu 4 kwartału 2012 roku, dotyczące towarów z grupy "owoce". Aby tego dokonać w pierwszej kolejności wybieramy kontrahenta z rozwiJohnej listy "Wybierz kontrahenta".

Po wybraniu kontrahenta, w tabeli zostanie wyświetlone całe jego zestawienie towarowe.

Następnie ustaliliśmy, że interesuje nas bilans z 4 kwartału 2012r. W tym celu przechodzimy do pola "Roków, kwartałów i miesięcy", które znajduje się w lewej części modułu , a następnie zaznaczamy pole . Po zaznaczeniu pola zostanie wyświetlony bilans towarowy kontrahenta z 4 kwartału 2012.

Wspominaliśmy również, że interesuje nas zestawienie wyłącznie towarów z grupy "owoce" - w tym celu z pola "Wszystkie grupy" wybieramy grupę "owoce".

Po wybraniu grupy wyświetla się tylko i wyłącznie zestawienie towarów z grupy "Owoce" kontrahenta Johna Kowalskiego z ostatniego kwartału 2012 r. (patrz poniżej).

Do wyszukania jeszcze konkretniejszego zestawienia towarów dla danego kontrahenta, możemy skorzystać z pola wyszukiwania dostępnego w części „Wyniki”.

Możemy przejrzeć dokładniej historię interesującego nas bilansu oraz istnieje możliwość jego wydrukowania () lub eksportowania () do pliku Excel. Ponadto w możemy jeszcze wyświetlić zestawienie szczegółowego towaru, np. "Jabłka" oraz określić bilans dla bardziej szczegółowego dla nas okresu.

Moduł może być przydatny, gdy mamy magazyn z narzędziami (np. wiertarki, szlifierki), które wydajemy pracownikom. Dzięki niemu możemy szybko i łatwo określić, jakie narzędzia posiadają nasi pracownicy. Przykładowo posiadamy narzędzia dla pracowników, które zostały również dodane do kartoteki towarów w oprogramowaniu magazynowym LoMag. Narzędzia w programie zostały przydzielone do grupy "Narzędzia"; wraz z wydawaniem określonego narzędzia pracownikowi wydaje mu się również dokumentem RW (Rozchód wewnętrzny - ), podczas zwrotu narzędzia przez pracownika zostaje wydany dokument PW (Przychód wewnętrzny - ).

W celu sprawdzenia, komu zostały wydane odpowiednie narzędzia, przechodzimy do pola "Wszystkie grupy", a następnie wybieramy grupę "Narzędzia". W oknie zostanie wyświetlone zestawienie wydanych i przyjętych na stan narzędzi.

4. Importowanie kontrahentów z Excela

W wielu częściach oprogramowania LoMag istnieje możliwość importowania danych z plików środowiska Excel, np. w częściach dotyczących towarów. Możliwość importowania danych z zewnątrz istnieje również dla kontrahentów. W celu importowania listy kontrahentów z pliku Excel używamy funkcji , którą znajdziemy rozwijając menu .

Po wykonaniu powyższych czynności zostanie uruchomiony moduł . W celu importowania listy kontrahentów z pliku Excel, w pierwszej kolejności musimy wybrać i wczytać plik, który znajduje się na naszym dysku - robimy to za pomocą przycisku (znajdującego się w górnej cześć interfejsu).

Następnie wybieramy plik z danymi i klikamy . Zostanie wczytany plik Excel do oprogramowania magazynowego LoMag.

• Plik nie zostanie wczytany do środowiska programu LoMag, jeżeli w tym samym czasie jest on otwarty i używany w innym programie, np. w Microsoft Excel.

Tak wygląda nasz plik z listą towarów w programie kalkulacyjnym:

Plik został wczytany do programu LoMag:

Następnie musimy dopasować kolumny z Excela do pól modułu . Dla każdej kolumny, którą chcemy zaimportować, wybieramy odpowiednie pole (np. nazwa kontrahenta, telefon kontrahenta) z listy.

W pierwszej kolumnie widzimy informacje dotyczące imienia i nazwiska kontrahenta; w celu importowania tych danych (kolumny pierwszej) z rozwiJohnej listy wybieramy odpowiednie pole, czyli "Nazwa Kontrahenta" (patrz poniżej).

W kolejnych kolumnach widzimy dodatkowe informacje o kontrahentach; w celu importowania kolejnych danych wybieramy z rozwiJohnej listy odpowiednie pole, dla którego dane zostaną przydzielone. W taki sposób postępujemy z każdą kolumną, którą chcemy zaimportować do bazy oprogramowania.

• Kolumny określone polem "Nie importuj" nie zostaną zaimportowane do oprogramowania magazynowego LoMag.

Po wybraniu odpowiednich przez nas kolumn, w celu importu danych klikamy w .

O pomyślnym zakończeniu importowania danych do programu poinformuje nas okno informacyjne (patrz powyżej).

• Aby proces importowania danych zakończył się pomyślnie, wymagane jest pole (kolumna): Nazwa Kontrahenta. W przypadku braku tego elementu (kolumny), proces importu nie zostanie wykonany.
• Podczas importowania nie określiliśmy typów kontrahentów (Dostawcy, Odbiorcy, Pracownicy). Każdy zaimportowany kontrahent został automatycznie przypisany do wszystkich tych trzech typów (ról) kontrahentów.

W celu określenia odpowiednich ról (Dostawca, Odbiorca, Pracownik) dla danego kontrahenta oraz dla sprawdzenia, czy proces został aby na pewno pomyślnie wykonany (czy kontrahenci z pliku Excel zostali dodani lub zaktualizowani), możemy sprawdzić w jednym z modułów kontrahenta, czyli przechodząc do modułu lub lub .

Jak widzimy powyżej kontrahenci zaimportowani z pliku Excel zostali poprawnie dodani. W celu zmienienia im typów kontrahenta używamy poznanej wcześniej funkcji .

Zdefiniowanie określonych typów kontrahenta może odbyć się również bezpośrednio przy importowaniu listy kontrahentów. Otwórzmy zatem nasz plik *.xls z listą kontrahentów w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym (np. Microsoft Excel, OpenOffice Calc).

Następnie dodajmy do naszego pliku dodatkowe trzy kolumny (tak jak poniżej), które posłużą nam dla zdefiniowania typu kontrahenta.

Zdefiniujmy komórki A1, B1, C1 kolejno jako: "Dostawca", "Odbiorca", "Pracownik".

Aby przypisać danemu kontrahentowi dany typ kontrahenta, należny dla niego pod odpowiednim typem (kolumną "Dostawca", "Odbiorca", "Pracownik"), musimy zdefiniować komórki "tak" lub "nie", gdzie "tak" - określa dany typ kontrahenta, "nie" określa brak danej roli. Dla naszego przykładowego kontrahenta "Vincent Devon" zdefiniujemy typ kontrahenta jako odbiorca, natomiast dla "Borm McGlan" określimy typ pracownika (patrz poniżej).

Następnie wróćmy do modułu oraz zaimportujmy nasz zaktualizowany plik Excel, używając klawisza .

Następnie dla kolumn "Dostawca", "Odbiorca" oraz "Pracownik" należy użyć funkcji, które pomogą w określeniu odpowiedniego typu kontrahenta. Zatem dla kolumny "Dostawca" z rozwiJohnej listy wybieramy pole "Dostawca (tak/nie)". (patrz poniżej)

W analogiczny sposób stosujemy funkcję "Odbiorca (tak/nie)" dla kolumny "Odbiorca" oraz funkcję "Pracownik (tak/nie)" dla kolumny "Pracownik".

Po zdefiniowaniu odpowiednich kolumn, w celu importu danych do oprogramowania, klikamy w

W powyższy sposób bezpośrednio przy importowaniu danych, określiliśmy dane typy kontrahentów.

5. Wyszukiwanie kontrahenta

W programie LoMag istnieje możliwość wyszukiwania kontrahentów. Do tego celu korzystamy z okna , które jest domyślnie uruchomione przy stracie (otwieraniu) pracy jednego z magazynów.

Okno możemy również uruchomić za pomocą ikony znajdującej się na pasku narzędziowym oraz za pomocą skrótu klawiszowego "Ctrl+F".

W module możemy wyszukiwać dane dotyczące towarów, dokumentów oraz kontrahentów, którzy teraz nas najbardziej interesują. W celu wyszukiwania kontrahentów w oknie przechodzimy do zakładki "Kontrahenci".

W oknie znajduje się pole narzędzi wyszukiwań (), menu narzędziowe przeznaczone do zarządzania kontrahentami (), oraz lista kontrahentów ().

Lista kontrahentów w oknie jest pusta; aby wyświetlić pełną listę kontrahentów używamy w tym celu klawisza . Po czym wyświetli się nam pełna lista kontrahentów w bazie oprogramowania LoMag.

Wyszukiwać kontrahentów można za pomocą fragmentu tekstu, NIPu oraz po określeniu danych rodzajów kontrahentów. Do wyszukiwanego fragmentu tekstu możemy dodatkowo podać część lub całość numeru NIP oraz określić dany typ kontrahenta - co zacieśnia nasze pole wyszukiwań. Dla przykładu wyszukajmy jednego z kontrahentów, np. Kowalskiego. Zatem w polu wpiszmy dwie pierwszą litery nazwiska naszego szukanego kontrahenta, czyli frazę "Ko" i zobaczmy efekty.

Jak widzimy na powyższym rzucie ekranowym zostali wyświetleni kontrahenci zawierający w nazwie litery "ko". W naszym przypadku posiadamy tylko dwóch takich kontrahentów, jednak przy większych ilościach należy zmienić sposób wyszukiwania. W tym celu wprowadźmy większy fragment tekstu lub korzystajmy dodatkowo z pola lub określmy typ kontrahenta, który ma zostać wyświetlany lub/i lub/i . Pole oznacza, że dany typ kontrahenta jest wyświetlany, natomiast pole oznacza, że ten typ kontrahenta nie jest wyświetlany w oknie .

Pasek z narzędziami dla kontrahentów w oknie jest identyczny jak we wcześniej poznanych modułach , , - narzędzia dla kontrahentów działają w ten sam sposób.

Możemy dowolnie skonfigurować okno dialogowe modułu , np. możemy zarządzać wyświetlaniem dowolnych kolumn, zmieniać nazwę kolumn, etc. W przypadku potrzeby zarządzania kolumnami używamy opcji , którą znajdziemy w dolnej części interfejsu.

Klikając w zostanie uruchomiony interfejs . W pierwszej części interfejsu znajdziemy pola z kolumnami ukrytymi () oraz wyświetlanymi () w . Druga część okna umożliwia nam na zmianę nazwy kolumny (), dostosowanie liczby miejsc po przecinku oraz zmianę szerokości danej kolumny.

Dla przykładu skorzystamy z możliwości wyświetlenia kolumn; chcielibyśmy wyświetlić ważną dla nas kolumnę, która teraz jest ukryta - np. niech będzie to kolumna z kodem pocztowym kontrahenta. Aby wyświetlić wyznaczoną przez nas kolumnę ("kod pocztowy"), zaznaczamy jej pozycję w polu , następnie przenosimy ją do pola , używając przycisku .

Przeprowadzoną zmianę zatwierdzamy przyciskiem . Od teraz w module wyszukiwanie w magazynie będzie znajdować się kolumna z kodem pocztowym kontrahenta (patrz poniżej).

Poprzez moduł możemy zmienić również nazwy poszczególnych kolumn. W tym celu zaznaczamy pozycję danej kolumny w oknie , a następnie w polu nadajemy jej nową nazwę. W analogiczny sposób możemy zmienić pozostałe pola: . W każdym momencie możemy również wrócić do domyślnych ustawień - w tym celu korzystamy z przycisku {mini/221.png" alt="LoMag"/>.

Obok omawianego wyżej przycisku do zarządzania kolumnami (), znajdziemy również możliwość stronicowania listy towarów. Funkcja automatycznego stronicowania jest włączona domyślnie; jeżeli chcemy, aby moduł wyświetlał nam wszystkich kontrahentów na jednej rozwiJohnej liście, używamy funkcji - (funkcja stronicowania zostanie wyłączona). W celu włączenia ponownie stronicowania używamy klawisza . Używając stronicowania, w celu przejścia na pierwszą, poprzednią, następną oraz ostatnią stronę, używamy kolejno klawiszy . Strony tworzone są automatycznie do ilości towarów oraz wielkości okna .
Klawisze służące do przechodzenia do kolejnych stron () w pewnych sytuacjach mogą być nieaktywne, np. klawisze do strony pierwszej i poprzedniej są nieaktywne w przypadku, gdy znajdujemy się na stronie nr 1 lub wszystkie klawisze są zablokowane, ponieważ nasi kontrahenci zostali wyświetleni tylko na jednej stronie.
Przycisk służy do zarządzania filtrami w oknie . Funkcja filtrowania pomaga w szybki sposób wyświetlić odpowiednich kontrahentów po zdefiniowanych przez nas wariantach. Funkcja ta nie jest tak często stosowana przy kontrahentach, jak przy np. towarach. Aby zapoznać się z funkcją filtrowania danych zapraszamy do przejścia tutaj, a następnie do przejścia do punktu 1.5 Kartoteka towarów - filtrowanie.